长期以来,电子邮件一直是商务沟通的重要工具,但 Sendmail 进行了一项民意调查。 显示它对 64% 的专业人士造成了紧张、困惑或其他负面后果。

那么,你如何通过电子邮件避免这种情况? 您如何编写能够提供所需结果的电子邮件? 在本文中,我们将介绍可用于确保您使用电子邮件清晰,有效且成功的策略。

一般办公室工作人员每天收到大约80个电子邮件。 使用此邮件量,很容易忘记单个邮件。 遵循这些简单的规则,以便注意和使用您的电子邮件。

  1. 不要通过电子邮件沟通太多。
  2. 善用物体。
  3. 做出明确而简短的信息。
  4. 要礼貌。
  5. 检查你的语气。
  6. 重读。

不要通过电子邮件沟通太多

工作中最大的压力来源之一是人们收到的大量电子邮件。 所以,在你开始写电子邮件之前,问问自己:“这真的有必要吗?”

在这种情况下,您应该使用电话或即时消息来处理可能成为讨论主题的问题。 使用沟通计划工具并确定不同类型消息的最佳渠道。

在可能的情况下,亲自给出坏消息。 它可以帮助您以同理心,同情心和理解进行沟通,并在您错误地传达信息时赎回自己。

善用物体

报纸标题有两件事:它吸引您的注意力并总结文章,以便您决定是否阅读。 您的电子邮件主题行也应该这样做。

一个对象 空白空间更容易被忽视或被视为“垃圾邮件”而被​​拒绝。 因此,请始终使用一些精心挑选的词语来告诉收件人电子邮件的内容。

如果您的邮件是常规电子邮件系列的一部分,例如每周项目报告,您可能希望在主题行中包含日期。 对于需要回复的消息,您还可以包含号召性用语,例如“请在 7 月 XNUMX 日之前”。

READ  通过简单写作来追求效率!

一个写得很好的主题行,如下所示,提供了最重要的信息,收件人甚至不必打开电子邮件。 这可作为提示,在收件人检查收件箱时提醒他们您的会议。

 

不好的例子好的例子
 
主题:会议 主题:关于“ PASSERELLE”流程的会议-09年25月2018日上午XNUMX点

 

保持信息清晰简洁

与传统商务信函一样,电子邮件必须简洁明了。 保持你的句子简短而精确。 电子邮件正文必须直接且信息丰富,并包含所有相关信息。

与传统信件不同,发送多封电子邮件的成本不会超过发送一封。 因此,如果您需要与某人就多个不同的主题进行交流,请考虑为每个主题编写单独的电子邮件。 这澄清了消息,并允许您的通讯员一次回复一个主题。

 

不好的例子 很好的例子
主题:销售报告的修订

 

嗨米其林,

 

感谢您上周发送此报告。 我昨天读了它,觉得第 2 章需要关于我们的销售数据的更具体的信息。 我也认为语气可以更正式。

 

此外,我想通知您,我已安排在本周五与公共关系部门会面,讨论新的广告活动。 她在上午 11:00,将在小会议室。

 

如果你有空,请告诉我。

 

谢谢,

 

卡米尔

主题:销售报告的修订

 

嗨米其林,

 

感谢您上周发送此报告。 我昨天读了它,觉得第 2 章需要关于我们的销售数据的更具体的信息。

 

我也认为语调可能更正式。

 

您能否记住这些评论来修改它?

 

谢谢你的辛勤工作!

 

卡米尔

 

(然后卡米尔发送另一封关于公关会议的电子邮件。)

 

在这里取得平衡很重要。 您不想用电子邮件轰炸某人,将几个相关点合并到一篇文章中是有意义的。 发生这种情况时,请使用带编号的段落或要点保持简单,并考虑将信息“切割”成小的、组织良好的单元,以便更容易消化。

另请注意,在上面的好示例中,Camille 指定了她希望米其林做什么(在这种情况下,更改报告)。 如果你帮助人们知道你想要什么,他们就更有可能给你。

要礼貌

人们通常认为电子邮件可能不如传统信件那么正式。 但是,您发送的信息反映了您自己的专业精神,价值观和对细节的关注非常重要,因此需要一定程度的形式。

除非您与某人关系良好,否则请避免使用非正式语言、俚语、行话和不恰当的缩写。 表情符号有助于阐明您的意图,但最好只与您熟悉的人一起使用。

请根据具体情况,以“真诚”,“晚安,晚安”或“对你好”的方式关闭您的信息。

收件人可能会选择打印电子邮件并与他人分享,因此请始终保持礼貌。

检查音调

当我们面对面地见面时,我们会使用他们的肢体语言,声音和面部表情来评估他们的感受。 电子邮件剥夺了我们这些信息,这意味着我们无法知道人们什么时候误解了我们的信息。

如果没有视觉和听觉提示,您对单词、句子长度、标点符号和大小写的选择很容易被误解。 在下面的第一个示例中,Louise 可能认为 Yann 感到沮丧或生气,但实际上,他感觉很好。

 

不好的例子 很好的例子
路易丝

 

今天下午 17 点之前我需要你的报告,否则我会错过最后期限。

 

嗨路易丝,

 

感谢您对本报告的辛勤工作。 你可以在17小时之前提供你的版本,这样我就不会错过我的截止日期吗?

 

先感谢您,

 

 

从情感层面考虑电子邮件的“感觉”。 如果您的意图或情感可能会被误解,请找到一种不太含糊的措词方式。

校对

最后,在点击“发送”之前,花点时间检查您的电子邮件是否有任何拼写、语法和标点错误。 您的电子邮件与您穿的衣服一样是您职业形象的一部分。 因此,不赞成发送包含连续错误的消息。

在校对过程中,请密切关注电子邮件的长度。 与长时间断开连接的电子邮件相比,人们更有可能阅读简短的电子邮件,因此请确保您的电子邮件尽可能短,而不排除必要的信息。

要点

我们大多数人一整天都在 阅读和撰写电子邮件。 但是我们发送的消息可能会使其他人感到困惑。

要撰写有效的电子邮件,请先问问自己是否真的应该使用此频道。 有时候接电话可能更好。

使您的电子邮件简洁精确。 只发送给真正需要看到它们的人,并清楚地表明接收者希望接下来做什么。

请记住,您的电子邮件反映了您的专业精神、价值观和对细节的关注。 试着想象其他人会如何解读你的信息语气。 保持礼貌,并在点击“发送”之前仔细检查你写的内容。