长期以来，电子邮件一直是商务沟通的重要工具，但 Sendmail 进行了一项民意调查。 显示它对 64% 的专业人士造成了紧张、困惑或其他负面后果。
那么，你如何通过电子邮件避免这种情况？ 您如何编写能够提供所需结果的电子邮件？ 在本文中，我们将介绍可用于确保您使用电子邮件清晰，有效且成功的策略。
一般办公室工作人员每天收到大约80个电子邮件。 使用此邮件量，很容易忘记单个邮件。 遵循这些简单的规则，以便注意和使用您的电子邮件。
- 不要通过电子邮件沟通太多。
- 善用物体。
- 做出明确而简短的信息。
- 要礼貌。
- 检查你的语气。
- 重读。
不要通过电子邮件沟通太多
工作中最大的压力来源之一是人们收到的大量电子邮件。 所以，在你开始写电子邮件之前，问问自己：“这真的有必要吗？”
在这种情况下，您应该使用电话或即时消息来处理可能成为讨论主题的问题。 使用沟通计划工具并确定不同类型消息的最佳渠道。
在可能的情况下，亲自给出坏消息。 它可以帮助您以同理心，同情心和理解进行沟通，并在您错误地传达信息时赎回自己。
善用物体
报纸标题有两件事：它吸引您的注意力并总结文章，以便您决定是否阅读。 您的电子邮件主题行也应该这样做。
一个对象 空白空间更容易被忽视或被视为“垃圾邮件”而被拒绝。 因此，请始终使用一些精心挑选的词语来告诉收件人电子邮件的内容。
如果您的邮件是常规电子邮件系列的一部分，例如每周项目报告，您可能希望在主题行中包含日期。 对于需要回复的消息，您还可以包含号召性用语，例如“请在 7 月 XNUMX 日之前”。
一个写得很好的主题行，如下所示，提供了最重要的信息，收件人甚至不必打开电子邮件。 这可作为提示，在收件人检查收件箱时提醒他们您的会议。
| 不好的例子好的例子 |
|
| 主题：会议 | 主题：关于“ PASSERELLE”流程的会议-09年25月2018日上午XNUMX点 |
保持信息清晰简洁
与传统商务信函一样，电子邮件必须简洁明了。 保持你的句子简短而精确。 电子邮件正文必须直接且信息丰富，并包含所有相关信息。
与传统信件不同，发送多封电子邮件的成本不会超过发送一封。 因此，如果您需要与某人就多个不同的主题进行交流，请考虑为每个主题编写单独的电子邮件。 这澄清了消息，并允许您的通讯员一次回复一个主题。
| 不好的例子 | 很好的例子 |
| 主题：销售报告的修订
嗨米其林，
感谢您上周发送此报告。 我昨天读了它，觉得第 2 章需要关于我们的销售数据的更具体的信息。 我也认为语气可以更正式。
此外，我想通知您，我已安排在本周五与公共关系部门会面，讨论新的广告活动。 她在上午 11:00，将在小会议室。
如果你有空，请告诉我。
谢谢，
卡米尔 |
主题：销售报告的修订
嗨米其林，
感谢您上周发送此报告。 我昨天读了它，觉得第 2 章需要关于我们的销售数据的更具体的信息。
我也认为语调可能更正式。
您能否记住这些评论来修改它？
谢谢你的辛勤工作！
卡米尔
（然后卡米尔发送另一封关于公关会议的电子邮件。） |
在这里取得平衡很重要。 您不想用电子邮件轰炸某人，将几个相关点合并到一篇文章中是有意义的。 发生这种情况时，请使用带编号的段落或要点保持简单，并考虑将信息“切割”成小的、组织良好的单元，以便更容易消化。
另请注意，在上面的好示例中，Camille 指定了她希望米其林做什么（在这种情况下，更改报告）。 如果你帮助人们知道你想要什么，他们就更有可能给你。
要礼貌
人们通常认为电子邮件可能不如传统信件那么正式。 但是，您发送的信息反映了您自己的专业精神，价值观和对细节的关注非常重要，因此需要一定程度的形式。
除非您与某人关系良好，否则请避免使用非正式语言、俚语、行话和不恰当的缩写。 表情符号有助于阐明您的意图，但最好只与您熟悉的人一起使用。
请根据具体情况，以“真诚”，“晚安，晚安”或“对你好”的方式关闭您的信息。
收件人可能会选择打印电子邮件并与他人分享，因此请始终保持礼貌。
检查音调
当我们面对面地见面时，我们会使用他们的肢体语言，声音和面部表情来评估他们的感受。 电子邮件剥夺了我们这些信息，这意味着我们无法知道人们什么时候误解了我们的信息。
如果没有视觉和听觉提示，您对单词、句子长度、标点符号和大小写的选择很容易被误解。 在下面的第一个示例中，Louise 可能认为 Yann 感到沮丧或生气，但实际上，他感觉很好。
| 不好的例子 | 很好的例子 |
| 路易丝
今天下午 17 点之前我需要你的报告，否则我会错过最后期限。
晏 |
嗨路易丝，
感谢您对本报告的辛勤工作。 你可以在17小时之前提供你的版本，这样我就不会错过我的截止日期吗？
先感谢您，
晏 |
从情感层面考虑电子邮件的“感觉”。 如果您的意图或情感可能会被误解，请找到一种不太含糊的措词方式。
校对
最后，在点击“发送”之前，花点时间检查您的电子邮件是否有任何拼写、语法和标点错误。 您的电子邮件与您穿的衣服一样是您职业形象的一部分。 因此，不赞成发送包含连续错误的消息。
在校对过程中，请密切关注电子邮件的长度。 与长时间断开连接的电子邮件相比，人们更有可能阅读简短的电子邮件，因此请确保您的电子邮件尽可能短，而不排除必要的信息。
要点
我们大多数人一整天都在 阅读和撰写电子邮件。 但是我们发送的消息可能会使其他人感到困惑。
要撰写有效的电子邮件，请先问问自己是否真的应该使用此频道。 有时候接电话可能更好。
使您的电子邮件简洁精确。 只发送给真正需要看到它们的人，并清楚地表明接收者希望接下来做什么。
请记住，您的电子邮件反映了您的专业精神、价值观和对细节的关注。 试着想象其他人会如何解读你的信息语气。 保持礼貌，并在点击“发送”之前仔细检查你写的内容。
