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缺席消息是重要的工作写作。 但是由于很多原因,它们可以被忽略。 这是由他们写作的背景解释的,有时是因为没有考虑到他们可能产生的影响。

实际上,缺席消息是自动消息。 作为对在时间间隔或定义的时间段内收到的任何消息的响应发送。 有时消息是在休假的情况下准备的。 这段时间,当您可能已经在别处思考时,可能不是写信息的最佳时机。

配置自动缺席消息有什么意义?

缺勤信息在很多方面都很重要。 它用于通知您的所有员工您的缺席。 它还用于提供信息,使他们能够在等待您返回的同时继续他们的活动。 此信息主要是您的康复日期、与您联系的紧急联系方式或在紧急情况下联系的同事的联系方式。 有鉴于此,缺席信息对于任何专业人士来说都是必不可少的沟通行为。

要避免哪些错误?

鉴于缺席消息的重要性,必须考虑几个参数,以免震惊或不尊重您的对话者。 听起来太尊重总比不尊重好。 所以你不能使用像 OUPS、pff 等的表达式。 您需要考虑所有利益相关者的情况。 因此,当您的上司或客户、供应商甚至公共当局可能向您发送消息时,请避免写得好像您只是在与同事交谈。

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为了避免这种不便,Outlook 可以为公司内部邮件提供一条缺席消息,为外部邮件提供另一条消息。 在任何情况下,您都必须考虑所有配置文件才能生成结构良好的缺席消息。

此外,信息必须有用且准确。 避免含糊不清的信息,例如“我明天会缺席”,因为知道收到此信息的人将无法知道这个“明天”的日期。

最后,避免使用熟悉和随意的语气。 事实上,即将到来的假期的欣喜若狂可能会让你使用一种过于熟悉的语气。 记住要保持专业直到最后。 与同事口头上可能会发生这种情况,但尤其是在工作文件的背景下。

选择什么类型的缺席消息?

为避免所有这些陷阱,请选择传统样式。 这包括您的名字和姓氏、有关您何时可以处理收到的消息以及紧急情况下要联系的人的信息。