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在您的职业生涯中,您经常需要写一封抗议电子邮件。 这可以发给同事、合作伙伴或供应商。 无论您的动机是什么,您都必须考虑某些要求,以便对话者认真对待。 因此,掌握这类消息的写作势在必行。 以下是正确发送抗议电子邮件的方法。

关注事实

在撰写抗议电子邮件时,重要的是要对事实保持严谨。 换句话说,元素必须以事实的方式提出,以便读者可以快速掌握上下文。

因此,避免使用细节和不必要的句子,而要指定重要的事情,例如事实和日期。 确实,通过这些元素,收件人将能够理解您的电子邮件的目的。 您必须提供清晰、准确和注明日期的信息。

指出上下文,然后是电子邮件的主题

当你写一封抗议电子邮件时,直奔主题。 你不需要像“我正在给你写这封电子邮件”这样的措辞,因为这些是不需要指出的显而易见的事情。

在清楚地陈述引起您投诉的事实并且没有忘记日期之后。 它可以是会议、研讨会、电子邮件交流、报告、材料采购、发票收据等。

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继续,尽可能明确地陈述你的期望。

这个想法是收件人可以快速了解您的电子邮件的目的以及您想从中获得什么。

在你的谈话中专注于清醒

写一封抗议电子邮件需要冷静和简洁的风格。 因为这是一种特殊情况,您需要关注事实和您的期望。 为此,请使用简短的句子来概括您的挑战的要点,并以日常礼貌的语言编写。

另外,一定要使用适合场合的礼貌用语。 在这种类型的交流中,应该避免“亲切的问候”和“最好的问候”。

保持专业

在写抗议电子邮件时一定要保持专业,即使你非常不高兴。 你必须尽力控制自己,因为情绪并不真正属于专业写作。

因此,请避免使用可能以某种方式炫耀您的感受的词语。 重要的是您的电子邮件保持真实。

附上证据

最后,要在抗议电子邮件中取得成功,必须在您的论点中附上证据。 您确实必须向收件人表明您有权提出异议。 因此,请附上您可以用作证明的任何文件,并在电子邮件中说明。