如果您在处理电子邮件时没有明确的例行程序,则它们可能很快成为浪费大量时间的来源。 另一方面,如果您在组织级别执行必要的操作,以免让自己受到数十封未读电子邮件的侵扰。 这样,您就可以摆脱丢失重要电子邮件的任何可能性。 本文列出了许多行之有效的做法。 通过采用它们,您当然可以更加安全地管理您的邮箱。

自动或手动分类专用文件夹或子文件夹中的任何电子邮件。

 

这是一种方法,可让您按重要性顺序快速对电子邮件进行排序。 您可以选择按主题,主题,截止日期对电子邮件进行分类。 重要的是要利用一切 功能 邮箱,以完全可操作的方式管理您的邮件。 根据适合的组织模式创建带有文件夹和子文件夹的目录后。 每条消息都将在您的邮箱中放置,就像桌子上的每个纸质文件一样。 因此,在处理电子邮件的时间过去之后,您可以将100%的精力集中在其余的工作上。

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计划一个特定的时间来处理您的电子邮件

 

当然,您必须保持响应能力并能够处理等待您立即响应的消息。 对于其他情况,请计划最相关的时刻,以一致的方式处理您的电子邮件。 首先,准备处理工作所需的所有要素。 纸质文件,订书机,打印机,所有物品都必须方便携带,以最大程度地集中注意力。 无论何时选择。 现在,您的邮箱像邮政分拣中心一样组织起来,您就可以高效高效地平静地处理电子邮件了。

通过删除所有不必要的新闻通讯来清理您的邮箱

 

您的邮箱是否经常被无趣的时事通讯或广告所寄生? 请务必将所有看起来更像垃圾邮件的新闻通讯从邮箱中清除,而不是其他。 您必须系统地取消订阅所有这些邮件列表,这些邮件列表不会给您带来任何实质性的影响,并且可能会迅速变得更具侵入性。 您可以使用类似的工具 Cleanfox 哪里 展开我 几次单击即可完成必要的操作。 无需花费您的时间,这种解决方案将极大地帮助您消除所有这些数字污染。 成千上万的电子邮件可以相对快速地处理。

设置自动回复

 

您很快就会去度假很长一段时间。 一个细节不容忽视,激活了邮箱的自动回复。 这一点很重要,因此,与您通过电子邮件进行专业通讯的所有人员都可以很好地了解您的缺席情况。 当客户或供应商失去耐心时,可能会产生许多误解,因为这些消息仍未得到答复。 短消息可以轻松地避免这种情况,该消息会在您的假期期间自动发送。 您只需要注明休假返回的日期,并在必要时说明为什么不发送同事的电子邮件。

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调整发送副本中的电子邮件数量

 

系统地使用以抄送(CC)和不可见抄送(CCI)发送的电子邮件可以快速产生无尽的交流。 现在,只应收到您的消息以供参考的人员需要澄清。 其他人想知道为什么他们收到此消息,并正确地将其视为浪费时间。 在做出让某人参与讨论的选择时,请确保您的选择确实相​​关。 应避免以任何方式发送给任何人的消息。

请记住,电子邮件可以具有法律价值

 

尽可能保留您所有的电子邮件,它们具有证明力,尤其是对工业法庭而言。 电子消息,如果经过验证具有与您手工手写的信件相同的法律价值。 但是要小心,即使是简单的信息 毫无思想地发送 给同事或客户造成严重后果。 如果客户证明,电子邮件可以为您提供支持,表明您没有遵守交付或其他方面的承诺。 您将不得不为您的业务和您自己承担后果。 与商业法庭一样,在商业纠纷中,该证明是“免费的”。 就是说,由法官来决定,对电子邮件进行仔细分类比将它们放入垃圾箱中更好。