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今天,电子邮件是轻松,快速和高效沟通的最佳方式。 对于专业交流来说,这是最常用的方式。

写一个 专业邮件我们必须尊重某些标准,提示和规则,我们将在整篇文章中向您解释。

专业电子邮件的撰写计划示例 

有时,在专业环境中管理邮件会很复杂。 编写专业电子邮件的计划必须为收件人提供所有必要的简要和准确的元素。

要编写专业电子邮件,您可以采用以下计划:

  • 清晰明确的对象
  • 一个呼吁公式
  • 一个必须处理沟通背景的开始
  • 一个礼貌的公式来结束
  • 签名

选择专业电子邮件的主题

据估计,专业人士每天平均可以收到100封电子邮件。 因此,您必须选择电子邮件的主题以鼓励他们打开它。 为此,需要遵循以下规则:

1 - 写一个简短的对象

为了提高电子邮件的打开率,专家建议您最好使用最大50个字符的主题。

您只有有限的空间来编写对象,因此您必须选择特定的对象,同时使用与您的电子邮件内容相关的动作动词。

通常情况下,长时间的物体在智能手机上阅读不佳,智能手机越来越多地被专业人员用来检查他们的电子邮件。

2 - 自定义您的电子邮件的主题

如果可能,您必须在对象级别提及联系人的姓名和名字。 这是一个可以提高开盘率的因素。

通过将收件人的详细信息放在电子邮件主题的层面,他会感到受到重视和认可,这将鼓励他打开并阅读您的电子邮件。

专业电子邮件的正文 

要撰写专业电子邮件,建议您在不背离主题的情况下清楚地写下您的电子邮件的正文,并且全部基于特定的风格和演示标准。

注意写一个简短的电子邮件,简短而精确的句子,可以给你的收件人更多的安慰。

这里有几件事要记住: 

1 - 使用经典字体

大多数电子邮件服务允许用户选择文本的字体和样式。 对于企业电子邮件,请选择经典字体,例如“ Times New Roman”或“ Arial”。

不建议使用装饰字体。

我们还建议:

  • 采用可读的字体大小
  • 避免使用斜体,高亮或颜色
  • 不要用大写字母写出所有文字

2-写出一个好的通话公式

对于专业的电子邮件,最好按照上述名称对收件人进行说明,同时包括姓名后面的文明标题。

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3 - 在第一段中介绍你自己

如果您是第一次写信给某人(例如新客户),请自我介绍并简要解释您的信息的目的非常重要。

你可以致力于这个小小的介绍一两句话。

4 - 最重要的信息

在您的介绍之后,我们会转到最重要的一点。

在电子邮件的开头引用最重要的信息非常有趣。 通过澄清你的意图,你将节省你的收件人时间。

您必须抓住通讯员的注意力,然后直截了当。

5 - 使用正式词汇

由于您正在撰写专业电子邮件,因此您必须留下好印象。

我们建议您以礼貌的风格写出完整的句子。

不建议使用:

  • 语;
  • 无用的缩写;
  • 表情符号或表情符号;
  • 笑话;
  • 粗鲁的话;

6 - 做出适当的结论

要完成一封电子邮件,我们必须考虑要使用的签名,要采用的语气以及要选择的礼貌公式。

必须记住,专业沟通仍然是一个问题 高度编纂的语言。 了解规则并选择在电子邮件末尾使用的正确公式非常重要。

使用的公式必须适应接受者的质量和交流的环境。

例如,如果您正在与主管或客户交谈,则可以使用“真诚的问候”,这是最合适的短语。 如果是同事,我们可以在电子邮件中添加“今天结束了!”的结尾。 ”

关于签名,您可以将电子邮件软件设置为在我们的电子邮件末尾自动插入个性化签名。

为了有效,签名必须简短:

  • 不超过4行;
  • 每行不超过70个字符;
  • 输入您的名字和姓氏,您的职务,公司名称,您的网站地址,电话和传真号码,以及可能指向您的LinkedIn或Viadeo个人资料的链接;

为例 :

罗伯特霍利迪

Y公司的代表

HTTP:/www.votresite.com

电话。 :06 00 00 00 00 /传真:06 00 00 00 00

手机:06 00 00 00 00

一些礼貌的表达:

  • 热诚;
  • 最好的祝福 ;
  • 最好的祝福;
  • 恭敬地;
  • 亲切的问候 ;
  • 最好的祝福 ;
  • 你的
  • 再次见到你很高兴;
  • 热烈的问候...

对于我们特别了解的人,我们可以使用亲切的公式,例如“嗨”,“友谊”,“再见” ...

经典公式的其他示例:

  • 先生/女士,请接受我杰出的感受;
  • 先生/女士,请接受我的亲切问候;
  • 先生/女士,请致以最诚挚的问候;
  • 主席/女士,请接受我的恭敬和热忱的感情;
  • 先生/女士,请接受我的诚挚问候;
  • 先生/女士,请接受我最崇高的敬意;
  • 要求您接受我最诚挚的问候;
  • 感谢您对我的要求的关注;
  • 主席女士/女士,请接受我的崇高敬意;
  • 先生/女士,在等待您的来信时,请接受我最崇高的敬意;
  • 谢谢您,先生/女士,在这里,我表达了我独特的感情。
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7-包括附件

关于附件,不要忘记通过礼貌的方式在邮件正文中提及收件人。

提到发送给收件人的附件的大小和数量非常有趣。

重点:倒金字塔

关于所谓的反金字塔法,它包括将专业电子邮件的文本与您的邮件的主要信息一起启动,然后按照重要性的降序继续处理其他信息。

但是为什么要采用这种方法呢?

通常,第一句话比其余信息阅读得更好。 它必须具有吸引力。 通过采用倒金字塔方法,我们可以轻松吸引读者的注意力,并使他想读完电子邮件。

就写作而言,建议最多使用四个段落,每个段落从3到4行,同时关注每段的特定想法。

如果您想采用这种方法,我们建议您使用:

  • 句子比较短;
  • 链接单词将句子链接在一起;
  • 当前和专业语言。

 

                                                    提醒 

 

如您所知,专业电子邮件与发送给朋友的电子邮件无关。 这封信必须遵守规则。

1-小心处理这个问题

正如我们已经明确指出的那样,您必须正确地写出您的专业电子邮件的主题字段(或主题)。 它必须简明扼要。 您的收件人必须立即了解您的电子邮件内容。 他将能够决定是在现场打开还是稍后阅读。

2 - 要有礼貌

如您所知,您必须在上下文中使用问候语和礼貌公式。

这些公式应该简短并且很好选择。

3-纠正拼写错误

首先,你必须重新阅读你的电子邮件,并确保你没有忘记任何必要的信息,为什么不让其他人阅读它。 有另一个人的意见是非常有趣的。

为了纠正拼写错误和语法错误,我们建议您将电子邮件复制并粘贴到文字处理程序上并进行自动检查。 即使该软件无法纠正所有故障,它也可以为您提供帮助。 或者,您也可以投资专业的修正软件。

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4-签署您的电子邮件

在您的专业电子邮件中添加签名非常重要。 您必须遵循上面列出的规则来撰写专业签名。

通过提及与您的功能有关的各种信息,您的公司......您的收件人将很快了解他与谁打交道。

5 - 自定义您的电子邮件

如果是一般的,则不太可能阅读邮件。 您必须让收件人认为邮件仅发送给他。 因此,您必须自定义对象,并选择要采用的公式来启动您的电子邮件。

如果是群发电子邮件,则必须根据收件人的特征,他们的喜好,他们的兴趣和位置来创建不同的列表,这一点很重要。 收件人的细分使您可以提高电子邮件的打开率。

6-Give要打开邮件

撰写专业电子邮件时,您必须始终让收件人想要打开它。 通常,该对象是推送通讯员打开您的电子邮件并阅读它的第一个元素。 所以你必须更加重视你的目标,治愈它并使它尽可能具有吸引力。

在同样的意义上,您的电子邮件的前两句应该让收件人想要继续阅读。 建议在电子邮件开头引用最重要的信息,以引起通讯员的好奇心。

7-避免欺骗性物体

您绝对不应该使用误导性的对象来提高电子邮件的开放率。

您应该知道您的电子邮件传达了您的图像(或您公司的图像)。因此,避免挑衅和误导对象非常重要。 该对象必须符合您的电子邮件的内容。

8--置身于读者的位置

同理心是一个非常重要的考虑因素。 您必须将自己放在收件人的位置,以便正确编写电子邮件主题并使其具有吸引力。 您必须将自己放在通讯员的鞋子上,并列出一系列他可以问自己的问题。 通过回复,您可以调整电子邮件的标题。

9 - 使用专业的电子邮件地址

绝对禁止诸如lovelygirl@...或绅士@...之类的个人地址。 在职业关系的背景下,我们从不使用这种地址来称呼对话者。 e-mail.

建议您使用专业的电子邮件地址,或至少使用您的姓名的个人地址。

专业的电子邮件需要非常好的沟通,精确的词汇,简洁的文字,明确的要求和无可匹敌的拼写。 通过采用我们刚刚引用的规则,提示和建议,您可以撰写一封有吸引力的电子邮件,它会立即关注您的收件人并激发他的兴趣。