法国员工平均每周花费大约四分之一的时间来处理他们每天发送和接收的数百封电子邮件。
但是，尽管事实上我们大部分时间都停留在邮箱中，但我们中的许多人，即使是最专业的人，仍然不知道如何使用 适当发送电子邮件.
事实上，考虑到我们每天读写的消息量，我们更有可能犯下令人尴尬的错误，这会导致严重的业务后果。
在本文中，我们已经定义了最重要的“网络球场”规则。
包括清晰直接的主题行
好的主题行的示例包括“更改会议日期”、“关于您的演示文稿的快速问题”或“提案建议”。
人们通常决定根据主题行打开一封电子邮件，选择一个让读者知道您正在解决他们的顾虑或工作问题的邮件。
使用专业的电子邮件地址
如果您为公司工作，则必须使用公司的电子邮件地址。 但如果您使用个人电子邮件帐户，无论您是个体户还是喜欢偶尔用于商务通信，在选择此地址时都应谨慎。
您应该始终拥有一个包含您姓名的电子邮件地址，以便收件人确切知道是谁在发送电子邮件。 切勿使用不适合工作的电子邮件地址。
单击“全部答复”之前请三思
没有人愿意阅读 20 个人与他们无关的电子邮件。 忽略电子邮件可能很困难，因为许多人会在智能手机上收到新消息通知，或者在计算机屏幕上收到分散注意力的弹出消息。 除非您认为列表中的每个人都应该收到电子邮件，否则不要单击“全部回复”。
包括签名块
向您的读者提供有关您自己的信息。 通常，包括您的全名、头衔、公司名称和联系信息，包括电话号码。 您也可以为自己添加一些广告，但不要过度使用谚语或插图。
使用与电子邮件其余部分相同的字体、大小和颜色。
使用专业的问候
不要使用随意的口语表达，例如“你好”、“嗨！” 或“你好吗？”。
我们作品的轻松本质不应影响电子邮件中的问候语。 “嗨！”这是一个非常非正式的问候，一般来说，它不应该用于工作场合。 请改用“Hello”或“Good evening”。
谨慎使用感叹号
如果您选择使用感叹号，请仅使用感叹号来表达您的热情。
人们有时会得意忘形，并在句末加上许多感叹号。 结果可能看起来过于情绪化或不成熟，在写作中应谨慎使用感叹号。
小心幽默
如果没有正确的语气和面部表情，幽默很容易在翻译中迷失。 在专业对话中，除非您非常了解收件人，否则最好不要在电子邮件中使用幽默。 此外，您认为有趣的事情可能对其他人来说并不重要。
要知道来自不同文化的人会说和写不同的东西
由于文化差异，很容易出现沟通不畅的情况，尤其是在我们看不到对方肢体语言的书面形式中。 根据收件人的文化背景或知识水平调整您的信息。
请记住，高度语境文化（日语，阿拉伯语或中文）在与您做生意之前想要了解您。 因此，这些国家的员工在撰写文章时可能更为个性化。 另一方面，来自低语境文化（德语，美国语或斯堪的纳维亚语）的人更愿意快速到达这一点。
回复您的电子邮件，即使该电子邮件不是给您的
很难回复所有发送给您的电子邮件，但您应该尝试。 这包括电子邮件被意外发送给您的情况，尤其是在发件人期待回复的情况下。 回复不是必需的，但这是良好的电子邮件礼仪，特别是如果该人与您在同一公司或行业工作。
下面是一个回复示例：“我知道你很忙，但我认为你不想给我发这封电子邮件。 我想让你知道，这样你就可以把它发送给合适的人。 »
查看每条消息
你的错误 不会被您的电子邮件收件人忽视。 而且，根据收件人的不同，您可能会因此受到评判。
不要依赖拼写检查器。 在发送之前，多次阅读并重新阅读您的邮件，最好是大声朗读。
最后添加电子邮件地址
避免在完成撰写和更正邮件之前意外发送电子邮件。 即使在回复邮件时，最好删除收件人的地址并仅在您确定邮件已准备好发送时插入。
确认您已选择正确的收件人
在电子邮件的“收件人”行中输入地址簿中的姓名时，您必须非常小心。 选择错误的名称很容易，这可能会让您和错误接收电子邮件的人感到尴尬。
使用经典字体
对于专业信函，请始终保持字体，颜色和标准尺寸。
基本规则：您的电子邮件应该易于其他人阅读。
通常，最好使用 10 或 12 号字体和易于阅读的字体，例如 Arial、Calibri 或 Times New Roman。 在颜色方面，黑色是最安全的选择。
留意你的语气
正如翻译中的笑话丢失一样，您的信息很快就会被误解。 请记住，您的面试官没有他们在一对一讨论中得到的声音提示和面部表情。
为避免任何误解，建议您在单击“发送”之前大声朗读消息。 如果对你来说似乎很难，那对读者来说似乎很难。
为获得最佳效果，请避免使用完全否定的词（“失败”、“糟糕”或“被忽视”），并始终说“请”和“谢谢”。
