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專業信件是書面文件,可確保不同對話者之間的正式關係。 它具有非常普通的內部結構。 本質上寫在一頁上,或者例外地寫在兩頁上。 專業信函通常包含一個主題。 這種內部結構具有優勢。 無論如何,他的寫作計劃都可以保持不變。 顯然,給定目標會有所變化。 但是,無論是簡單的信息索取,申請還是投訴。 撰寫專業書信的計劃實際上將保持不變。

過去,現在,未來:一份成功的專業信函的三個階段計劃

在這個按時間順序排列的層次中,過去,現在和將來的使用是指專業信函寫作計劃的三聯畫。 這是在所有情況下實施的簡單有效的計劃。 提問,傳達信息,解釋給定主題,甚至說服讀者。 效率,這在以下方面是合理的邏輯順序 觀察其結構。

 

過去:計劃的第一步

我們最先根據先例,最初或先前的情況寫一封信。 可能是收到的一封信,一次會議,一次訪問,一次電話採訪等。 寫這封信的第一部分的目的是傳達發送原因。 或者非常簡單地描述情況的上下文。 事實的提醒通常用同一句話表達。 但是,在子句中構造此句子更為方便。 通過說明,我們可以具有以下表達式:

  • 我確認收到您的來信,通知我...
  • 在您日期為……的信中
  • 您使我們了解了...
  • 鑑於您由XXX報紙發布的新聞稿(參考編號12345),我們剛剛建議...
  • 驗證您的帳戶後,我們發現...

在寫信的原因與過去的事實無關的情況下。 在這一點上,我們在信的第一段中介紹了作者和他的成立。 然後通過指定您的請求或提供其各種服務繼續。 例如,在信息請求或服務建議的上下文中,我們可能具有以下表達式:

  • 作為安全部門的專家,我們經歷了……。
  • 真正讓客戶滿意,我們希望...
  • 我們很高興地宣布,我們已經為客戶計劃了...

在自發申請(實習或工作)的情況下,我們還可以具有以下表達式:

  • 貴公司引起了我的注意,作為……的學生,我想申請實習…………
  • 最近畢業於...

從第一段開始,接收信件的收件人必須了解您的信件主題。

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現在:計劃的第二步

計劃的第二部分提到了在時間T寫信的理由。關於第一部分中表示的先前情況。 在這個層面上,這是一個爭論,告知,解釋甚至質疑的問題。 根據情況的複雜性,這部分內容可以寫成完整的段落,也可以用一個句子來表達主要思想。 通過說明,我們可以具有以下表達式:

  • 請注意,在…日期n…的發票未清算時,我們…
  • 我們組織的成員資格也向您保證...
  • 儘管合同規定從…日開始工作,但我們驚訝地觀察到,並難以理解………先生報告的延誤。

未來:計劃的第3步

第三部分也是最後一部分通過報告 後果 來。

作為信的作者,我們要么表達我們的意圖,然後可以使用以下類型的表達式:

  • 今天我將親自處理您所要求的物品
  • 我們準備替換...當然要考慮原始內容。
  • 請靠近售票處…..

我們要么表達願望,要么要求或鼓勵接受者採取行動或作出反應。 因此,我們可以具有以下公式:

  • 邀請您靠近櫃檯
  • 因此,我請您迅速請您的專家來...
  • 我們迫切希望能盡快解決您的問題。

寫這封信的目的可能帶有一個論點:

  • 您將根據合同的一般和特定規定盡快(客觀)調整情況。 (論據)
  • 您能盡快安排我的交貨嗎? (目的)提醒您,鑑於您的銷售條件,必須在預定的日期交貨。 (論據)

 

禮貌的公式,對結束專業信函至關重要!

為了正確地結束專業信件,寫一個禮貌的短語是必不可少的。 它實際上是一個雙重禮貌的公式,由一個表達式組成,也是一個“結論前”公式。

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我們都有一個禮節性的公式,反映出一定的親切感:

  • 提前收到我們的感謝...
  • 對於這種意外情況,我們深表歉意
  • 我將始終可以在會議上討論它
  • 您可以隨時聯繫我們以...
  • 我們希望此報價能滿足您的期望,我們當然可以為您提供更多信息。

我們有一個禮貌的公式:

  • 主席女士,我們請您接受我們的最誠摯的問候。
  • 主席先生,請相信我們表現出的最佳感覺。
  • 女士,請接受我們的問候。

 

該計劃在撰寫專業信函時的優勢,一方面在於其對內容撰寫的清醒性,另一方面在於其相對於收件人閱讀的簡便性。 但是,不建議將此時間軸用於更複雜和更長的內容。