專業信件是書面文件，可確保不同對話者之間的正式關係。 它具有非常普通的內部結構。 本質上寫在一頁上，或者例外地寫在兩頁上。 專業信函通常包含一個主題。 這種內部結構具有優勢。 無論如何，他的寫作計劃都可以保持不變。 顯然，給定目標會有所變化。 但是，無論是簡單的信息索取，申請還是投訴。 撰寫專業書信的計劃實際上將保持不變。
過去，現在，未來：一份成功的專業信函的三個階段計劃
在這個按時間順序排列的層次中，過去，現在和將來的使用是指專業信函寫作計劃的三聯畫。 這是在所有情況下實施的簡單有效的計劃。 提問，傳達信息，解釋給定主題，甚至說服讀者。 效率，這在以下方面是合理的邏輯順序 觀察其結構。
過去：計劃的第一步
我們最先根據先例，最初或先前的情況寫一封信。 可能是收到的一封信，一次會議，一次訪問，一次電話採訪等。 寫這封信的第一部分的目的是傳達發送原因。 或者非常簡單地描述情況的上下文。 事實的提醒通常用同一句話表達。 但是，在子句中構造此句子更為方便。 通過說明，我們可以具有以下表達式：
- 我確認收到您的來信，通知我...
- 在您日期為……的信中
- 您使我們了解了...
- 鑑於您由XXX報紙發布的新聞稿（參考編號12345），我們剛剛建議...
- 驗證您的帳戶後，我們發現...
在寫信的原因與過去的事實無關的情況下。 在這一點上，我們在信的第一段中介紹了作者和他的成立。 然後通過指定您的請求或提供其各種服務繼續。 例如，在信息請求或服務建議的上下文中，我們可能具有以下表達式：
- 作為安全部門的專家，我們經歷了……。
- 真正讓客戶滿意，我們希望...
- 我們很高興地宣布，我們已經為客戶計劃了...
在自發申請（實習或工作）的情況下，我們還可以具有以下表達式：
- 貴公司引起了我的注意，作為……的學生，我想申請實習…………
- 最近畢業於...
從第一段開始，接收信件的收件人必須了解您的信件主題。
現在：計劃的第二步
計劃的第二部分提到了在時間T寫信的理由。關於第一部分中表示的先前情況。 在這個層面上，這是一個爭論，告知，解釋甚至質疑的問題。 根據情況的複雜性，這部分內容可以寫成完整的段落，也可以用一個句子來表達主要思想。 通過說明，我們可以具有以下表達式：
- 請注意，在…日期n…的發票未清算時，我們…
- 我們組織的成員資格也向您保證...
- 儘管合同規定從…日開始工作，但我們驚訝地觀察到，並難以理解………先生報告的延誤。
未來：計劃的第3步
第三部分也是最後一部分通過報告 後果 來。
作為信的作者，我們要么表達我們的意圖，然後可以使用以下類型的表達式：
- 今天我將親自處理您所要求的物品
- 我們準備替換...當然要考慮原始內容。
- 請靠近售票處…..
我們要么表達願望，要么要求或鼓勵接受者採取行動或作出反應。 因此，我們可以具有以下公式：
- 邀請您靠近櫃檯
- 因此，我請您迅速請您的專家來...
- 我們迫切希望能盡快解決您的問題。
寫這封信的目的可能帶有一個論點：
- 您將根據合同的一般和特定規定盡快（客觀）調整情況。 （論據）
- 您能盡快安排我的交貨嗎 ？ （目的）提醒您，鑑於您的銷售條件，必須在預定的日期交貨。 （論據）
禮貌的公式，對結束專業信函至關重要 !
為了正確地結束專業信件，寫一個禮貌的短語是必不可少的。 它實際上是一個雙重禮貌的公式，由一個表達式組成，也是一個“結論前”公式。
我們都有一個禮節性的公式，反映出一定的親切感：
- 提前收到我們的感謝...
- 對於這種意外情況，我們深表歉意
- 我將始終可以在會議上討論它
- 您可以隨時聯繫我們以...
- 我們希望此報價能滿足您的期望，我們當然可以為您提供更多信息。
我們有一個禮貌的公式：
- 主席女士，我們請您接受我們的最誠摯的問候。
- 主席先生，請相信我們表現出的最佳感覺。
- 女士，請接受我們的問候。
該計劃在撰寫專業信函時的優勢，一方面在於其對內容撰寫的清醒性，另一方面在於其相對於收件人閱讀的簡便性。 但是，不建議將此時間軸用於更複雜和更長的內容。
