電子郵件是我們大多數人的首選通信工具。 電子郵件非常棒,因為您不必與您的對話者同時有空進行交流。 當我們的同事不在或在世界的另一端時,這使我們能夠繼續處理正在進行的問題。

但是,我們大多數人都淹沒在無窮無盡的電子郵件列表中。 根據 2016 年發布的一份報告,普通企業用戶每天接收和發送超過 100 封電子郵件。

此外,電子郵件太容易被誤解了。 Sendmail最近的一項研究發現,64%的人發送或收到的電子郵件引起了憤怒或無意的混淆。

由於我們發送和接收的電子郵件數量很大,並且由於電子郵件經常被誤解,因此以清晰簡潔的方式編寫電子郵件非常重要。

如何正確編寫專業的電子郵件

編寫簡短而中肯的電子郵件將減少管理電子郵件所花費的時間並提高您的工作效率。 通過保持電子郵件簡短,您可能會花更少的時間在電子郵件上,而將更多時間花在其他任務上。 也就是說,清晰地寫作是一種技能。 像所有技能一樣,您需要 致力於發展.

一開始,寫短郵件可能需要和寫長郵件一樣長。 但是,即使是這種情況,您也將幫助您的同事、客戶或員工提高工作效率,因為您將減少他們收件箱中的雜亂,這將有助於他們更快地回复您。

通過清晰地寫作,您將被稱為知道自己想要什麼並完成工作的人。 兩者都對你的職業前景有好處。

那麼寫清楚,簡潔和專業的電子郵件需要什麼?

確定你的目標

清晰的電子郵件總是有明確的目的。

每次你坐下來寫一封電子郵件,花幾秒鐘問問自己,“我為什麼要發送這個? 我對收件人有什麼期望?

如果您無法回答這些問題,則不應發送電子郵件。 在不知道您需要的情況下撰寫電子郵件會浪費您的時間和收件人的時間。 如果您不確切地知道自己想要什麼,那麼您將難以清晰簡潔地表達自己。

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使用“一次一件事”規則

電子郵件不能代替會議。 對於商務會議,您處理的議程項目越多,會議的效率就越高。

通過電子郵件,情況正好相反。 您在電子郵件中包含的主題越少,對話者就越容易理解。

這就是為什麼練習“一次一件事”規則是一個好主意的原因。 確保您發送的每封電子郵件都是關於一件事的。 如果您需要就另一個項目進行交流,請再寫一封電子郵件。

這也是一個問自己的好時機,“這封電子郵件真的有必要嗎?”同樣,只有絕對必要的電子郵件才能證明您發送電子郵件的人的尊重。

同理心的實踐

同理心是通過他人的眼睛看世界的能力。 當你這樣做時,你就會理解他們的想法和感受。

在撰寫電子郵件時,請從讀者的角度考慮您的文字。 隨著你寫的一切,問問自己:

  • 如果收到這句話怎麼能解釋這個句子?
  • 是否包含含糊不清的術語?

這是對您編寫方式的簡單但有效的調整。 思考將要閱讀您的人將改變他們對您的回應方式。

這是一種看待世界的同情方式,可以幫助您入門。 大多數人:

  • 很忙。 他們沒有時間猜測您想要什麼,他們希望能夠閱讀您的電子郵件并快速回复。
  • 享受恭維。 如果你能對他們或他們的工作說些積極的話,那就去做吧。 你的話不會浪費。
  • 喜歡被人感謝。 如果收件人以任何方式幫助了您,請記住感謝他們。 即使他們的工作是幫助你,你也應該這樣做。

縮略語演示文稿

當您第一次向某人發送電子郵件時,您需要告訴收件人您是誰。 一般一句話就可以搞定。 例如:“很高興在 [Event X] 見到你。 »

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縮短介紹的一種方法是寫它們,就好像你是面對面開會一樣。 與某人見面時,您不會想要進行五分鐘的獨白。 所以不要在電子郵件中這樣做。

您不知道是否需要介紹。 也許你已經聯繫了收件人,但你不知道她是否會記得你。 您可以將憑據留在電子簽名中。

這樣可以避免誤解。 將自己重新介紹給已經認識您的人會顯得粗魯。 如果她不確定她是否認識你,你可以讓她檢查你的簽名。

限制自己五句話

在您撰寫的每封電子郵件中,您必須使用足夠的句子來說出您需要的內容,而不是更多。 一個有用的做法是將自己限制為五個句子。

不到五句話通常是殘酷和粗魯的,超過五句話浪費時間。

有時候,無法保留包含五個句子的電子郵件。 但在大多數情況下,五句話就足夠了。

採用五句話的紀律,你會發現自己寫的電子郵件更快。 您還將獲得更多答案。

用簡短的詞

1946 年,喬治·奧威爾 (George Orwell) 建議作家永遠不要在短片可以使用的地方使用長詞。

這個建議在今天更加重要,尤其是在寫電子郵件時。

簡短的詞語表達了對讀者的尊重。 通過使用簡短的單詞,您可以輕鬆理解您的信息。

短句和段落也是如此。 如果您希望消息清晰易懂,請避免編寫大塊文本。

使用主動語音

主動語態更容易閱讀。 它還鼓勵行動和責任。 事實上,在主動語態中,句子集中在行動者身上。 在被動語態中,句子集中在一個人所作用的對像上。 在被動語態中,聽起來好像事情正在自己發生。 積極地,事情只有在人們採取行動時才會發生。

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堅持標準結構

保持電子郵件簡短的關鍵是什麼? 使用標準結構。 這是您可以為您編寫的每封電子郵件遵循的模板。

除了保持您的電子郵件簡短之外,遵循標準結構還可以幫助您快速編寫。

隨著時間的推移,您將開發出適合您的結構。 這是一個簡單的結構,可以幫助您入門:

  • 招呼
  • 恭維
  • 你的電子郵件的原因
  • 號召性用語
  • 結束消息(結束)
  • 簽名

讓我們深入研究這些問題。

  • 這是電子郵件的第一行。 “你好,[名字]”是典型的問候語。

 

  • 當您第一次向某人發送電子郵件時,恭維是一個很好的開始。 寫得好的讚美也可以作為介紹。 例如 :

 

“我很喜歡你在 [日期] 就 [主題] 所做的演講。 »

“我發現您關於 [topic] 的博客非常有幫助。 »

“很高興在 [活動] 見到你。 »

 

  • 你的電子郵件的原因。 在本節中,您說:“我要通過電子郵件詢問...”或“我想知道您是否可以提供幫助...”有時您需要兩句話來解釋您寫作的原因。

 

  • 號召性用語。 一旦解釋了電子郵件的原因,請不要認為收件人會知道該怎麼做。 提供具體說明。 例如:

“你能在星期四之前把那些文件發給我嗎?” »

“你能在接下來的兩週內寫這個嗎?” ”

“請把這件事寫信給 Yann,完成後告訴我。 »

通過以問題的形式組織您的請求,邀請收件人進行答复。 或者,您也可以使用:“讓我知道您什麼時候做的”或“讓我知道是否適合您”。 ”

 

  • 關閉. 在發送電子郵件之前,請務必附上結束信息。 這具有雙重目的,即重申您的號召性用語並讓接收者感覺良好。

 

良好關閉線的例子:

感謝您在此方面的所有幫助。 ”

“我迫不及待想听聽你的想法。 »

“讓我知道您是否有任何疑問。 ”

  • 完成添加簽名之前想到的問候消息。

它可能是“你的真實”,“真誠”,“祝你有個美好的一天”或“謝謝你”。