寫入要讀

一位同事剛剛通過電子郵件向您發送了關於您在一小時內舉行的會議的信息。 電子郵件應該包含您需要提供的關鍵信息,作為重要項目的一部分。

但是有一個問題:電子郵件寫得太糟糕了,以至於您找不到所需的數據。 有拼寫錯誤和不完整的句子。 這些段落太長且令人困惑,以至於您需要三倍的時間才能找到所需的信息。 結果,您對會議的準備不足,並且沒有您希望的那麼順利。

你有沒有遇到過類似的情況? 在一個信息超載的世界中,清晰、簡潔和有效的溝通至關重要。 人們沒有時間閱讀書本長度的電子郵件,他們也沒有耐心解讀那些結構不佳且有用信息散落在各處的電子郵件。

再加上你的 寫作技巧 是好的,你會給周圍的人留下更好的印象,包括你的老闆、同事和客戶。 你永遠不知道這些好印象會帶你走多遠。

在本文中,我們將了解如何提高您的寫作技巧並避免常見錯誤。

觀眾和格式

寫清楚的第一步是選擇合適的格式。 您需要發送非正式電子郵件嗎? 寫詳細報告? 還是寫一封正式的信?

格式以及您的聽眾將定義您的“寫作聲音”,即語氣應該是正式還是放鬆。 例如,如果您正在給潛在客戶寫一封電子郵件,它是否應該與給朋友的電子郵件具有相同的語氣?

絕對不是。

首先確定誰會閱讀您的信息。 是針對高級管理人員、整個團隊還是針對特定文件的小組? 在您撰寫的所有內容中,您的讀者或收件人都需要定義您的語氣以及內容的各個方面。

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構成和風格

一旦你知道自己在寫什麼,寫作對象,就必須開始寫作。

一個空白的白色電腦屏幕通常令人生畏。 很容易陷入困境,因為你不知道如何開始。 嘗試以下技巧來編寫和格式化您的文檔:

 

  • 從您的受眾開始: 請記住,您的讀者可能對您告訴他們的內容一無所知。 他們首先應該知道什麼?
  • 創建一個計劃:如果您正在編寫較長的文檔,例如報告、演示文稿或演講,這將特別有用。 大綱可幫助您確定按順序執行哪些步驟,並將任務分解為可管理的信息。
  • 嘗試一點同理心:例如,如果您正在為潛在客戶撰寫銷售電子郵件,他們為什麼要關心您的產品或銷售宣傳? 對他們有什麼好處? 時刻記住聽眾的需求。
  • 使用修辭三角形:如果您試圖說服某人做某事,請務必解釋為什麼人們應該傾聽您的意見,以能夠吸引聽眾的方式傳達您的信息,並以理性和連貫的方式呈現信息。
  • 確定您的主題: 如果你很難定義你的信息的主題,假裝你還有 15 秒的時間來解釋你的立場。 你說什麼 ? 這可能是你的主題。
  • 使用簡單的語言: 除非你正在寫一篇科學論文,否則通常最好使用簡單明了的語言。 不要為了給人留下深刻印象而使用長詞。

結構體

您的文檔應盡可能方便用戶使用。 盡可能使用標題,副標題,項目符號和數字來分隔文本。

畢竟,還有什麼更容易閱讀:一個頁面充滿了長段落,還是一個頁面被分成帶有章節標題和項目符號的短段落? 易於掃描的文檔將比具有長而密集的段落的文檔更頻繁地閱讀。

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標題應該引起讀者的注意。 使用問題通常是一個好主意,尤其是在廣告文案中,因為問題有助於保持讀者的興趣和好奇。

在電子郵件和提案中,使用簡短的事實標題和副標題,例如本文中的標題和副標題。

添加圖形也是分離文本的明智方法。 這些視覺輔助工具不僅允許讀者將注意力集中在內容上,而且還可以比文本更快地傳達重要信息。

語法錯誤

您可能知道電子郵件中的錯誤會使您的工作看起來不專業。 通過讓自己成為拼寫檢查器並儘可能地修改拼寫來避免嚴重錯誤至關重要。

以下是常用單詞的一些示例:

 

  • 我發送/發送/發送給你

 

動詞“發送”是第一組的動詞,一個將始終用單詞“我發送”的第一個人寫一個“e”。 沒有“e”的“裝運”是名稱(“裝運”)並且可以是複數:“裝運”。

 

  • 我加入你/我加入你

 

人們總會用“s”寫“我加入你”。 與“t”的“聯合”是第三人稱單數“他加入”的共軛。

 

  • 截止日期/截止日期

 

即使“保險槓”貼在女性名字上,也不要屈服於誘惑,總是在沒有“e”的情況下寫上“保險槓”。

 

  • 建議/建議

 

如果用英語我們用“e”寫“推薦”,用法語我們總是用“a”寫“推薦”。

 

  • 那裡是否存在/是否存在

 

我們在疑問句中添加了諧音“ t”,以方便發音並防止兩個元音連續出現。 因此,我們將寫“在那裡”。

 

  • 就/在方面而言

 

沒有“s”,人們永遠不會寫“沒有”。 在使用這個表達式時確實總有幾個“術語”。

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  • 之中

 

小心不要被“除了”這個以“s”結尾的單詞所誤導。 從來沒有用“s”寫“中間”。 這是一個介詞,它是不變的。

 

  • 按照約定/同意

 

即使貼上女性名字,“按照約定”也總是不變的,永遠不會是“e”。

 

  • 維護/服務

不要混淆名稱和動詞。 沒有“t”的名稱“面試”描述了交換或“面試”。 單詞“維持”的第三人中的共軛動詞用於做維持某事的動作。

你的一些讀者在拼寫和語法方面不會很完美。 如果你犯了這些錯誤,他們可能不會注意到。 但不要以此為藉口:通常會有人,特別是高級管理人員,會注意到!

出於這個原因,你寫的任何東西都應該是所有讀者都能接受的質量。

驗證

良好校對的敵人是速度。 許多人匆匆瀏覽他們的電子郵件,但這就是您錯過錯誤的方式。 請按照以下說明驗證您寫的內容:

  • 檢查頁眉和頁腳: 人們常常忽略它們而只關注文本。 僅僅因為標題大而粗體並不意味著它們沒有錯誤!
  • 大聲朗讀電子郵件:這會強制你走得更慢,這意味著你更有可能發現錯誤。
  • 在閱讀時用手指按照文字:這是另一件可以幫助你減速的事情。
  • 從文字的最後開始:重讀從頭到尾的句子,它可以幫助你專注於錯誤而不是內容。