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寫入要讀

一位同事剛剛給你發了一個 電子郵件 關於你在一小時內舉行的會議。 作為重要項目的一部分,電子郵件應該包含您需要呈現的關鍵信息。

但是有一個問題:郵件編寫得很糟糕,你無法找到所需的數據。 有拼寫錯誤和不完整的句子。 這些段落太長而且令人困惑,以至於您需要比找到所需信息所需的時間長三倍的時間。 因此,您對會議的準備不足,並不像您希望的那樣順利。

你有沒有遇到類似這個的情況? 在一個過載的信息世界中,必須清晰,簡潔和有效地進行溝通。 人們沒有時間閱讀電子郵件的書籍長度,他們沒有耐心解釋構造不良的電子郵件,並且有用的信息分散在各處。

再加上你的 寫作技巧 很好,你對自己的感覺越好,包括你的老闆,同事和顧客。 你永遠不知道這些好印象會帶給你多遠。

在本文中,我們將了解如何提高您的寫作技巧並避免常見錯誤。

觀眾和格式

寫清楚的第一步是選擇合適的格式。 你需要發一封非正式的電子郵件嗎? 寫一份詳細的報告? 還是寫一封正式的信?

格式以及聽眾將定義您的“寫作聲音”,即音調應該正式或輕鬆。 例如,如果您正在寫給潛在客戶的電子郵件,它的語氣應該與給朋友的電子郵件一樣嗎?

絕對不是。

首先確定誰將閱讀您的消息。 它是針對高級經理,整個團隊還是針對特定文件的一小組工作? 在您撰寫的所有文章中,您的讀者或收件人應該定義您的語氣以及內容的各個方面。

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構成和風格

一旦你知道自己在寫什麼,寫作對象,就必須開始寫作。

空白的白色電腦屏幕通常令人生畏。 很容易卡住,因為你不知道如何開始。 嘗試以下提示來撰寫和格式化文檔:

 

  • 從您的受眾開始不要忘記你的讀者可能對你告訴他們的內容一無所知。 他們首先需要知道什麼?
  • 創建一個計劃如果您要編寫更長的文檔(例如報表,演示文稿或演講),這將特別有用。 大綱可幫助您確定按順序執行的步驟,並將任務劃分為可管理的信息。
  • 嘗試一點同理心例如,如果您正在為潛在客戶撰寫銷售電子郵件,他們為什麼要關心您的產品或銷售推銷? 對他們有什麼好處? 始終記住觀眾的需求。
  • 使用修辭三角形如果您試圖說服某人做某事,請務必解釋為什麼人們應該傾聽您的意見,傳達您的信息以吸引您的受眾,並以合理和一致的方式呈現信息。
  • 確定您的主題:如果您在定義郵件主題時遇到困難,請假裝您還有15秒來解釋您的位置。 你在說什麼? 這可能是你的主題。
  • 使用簡單的語言:除非寫一篇科學文章,否則通常最好使用簡單的語言,一種直接的語言。 不要用長話來打動別人。

結構體

您的文檔應盡可能方便用戶使用。 盡可能使用標題,副標題,項目符號和數字來分隔文本。

畢竟,什麼更容易閱讀:一個頁面填充長段落或頁面分為短段落與章節標題和項目符號? 與具有長而密集的段落的文檔相比,易於掃描的文檔將被更頻繁地閱讀。

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標題應引起讀者的注意。 在問題的幫助下,這通常是一個好主意,特別是在廣告文本中,因為這些問題讓讀者感興趣和好奇。

在電子郵件和提案中,使用簡短的事實標題和副標題,例如本文中的標題和副標題。

添加圖形也是分離文本的明智方法。 這些視覺輔助工具不僅允許讀者將注意力集中在內容上,而且還可以比文本更快地傳達重要信息。

語法錯誤

您可能知道電子郵件中的錯誤會使您的工作顯得不專業。 通過獲取拼寫檢查器並儘可能多地修改拼寫,避免重大錯誤至關重要。

以下是常用單詞的一些示例:

 

  • 我發送/發送/發送給你

 

動詞“發送”是第一組的動詞,一個將始終用單詞“我發送”的第一個人寫一個“e”。 沒有“e”的“裝運”是名稱(“裝運”)並且可以是複數:“裝運”。

 

  • 我加入你/我加入你

 

人們總會用“s”寫“我加入你”。 與“t”的“聯合”是第三人稱單數“他加入”的共軛。

 

  • 截止日期/截止日期

 

即使“保險槓”貼在女性名字上,也不要屈服於誘惑,總是在沒有“e”的情況下寫上“保險槓”。

 

  • 建議/建議

 

如果用英語我們用“e”寫“推薦”,用法語我們總是用“a”寫“推薦”。

 

  • 那裡是否存在/是否存在

 

我們在疑問句中添加了諧音“ t”,以方便發音並防止兩個元音連續出現。 因此,我們將寫“在那裡”。

 

  • 就/在方面而言

 

沒有“s”,人們永遠不會寫“沒有”。 在使用這個表達式時確實總有幾個“術語”。

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  • 之中

 

小心不要被“除了”這個以“s”結尾的單詞所誤導。 從來沒有用“s”寫“中間”。 這是一個介詞,它是不變的。

 

  • 按照約定/同意

 

即使貼上女性名字,“按照約定”也總是不變的,永遠不會是“e”。

 

  • 維護/服務

不要混淆名稱和動詞。 沒有“t”的名稱“面試”描述了交換或“面試”。 單詞“維持”的第三人中的共軛動詞用於做維持某事的動作。

你的一些讀者在拼寫和語法方面不會很完美。 如果你犯了這些錯誤,他們可能不會注意到。 但不要以此為藉口:通常會有人,特別是高級管理人員,會注意到!

因此,您撰寫的所有內容必須具有所有讀者都能接受的質量。

驗證

良好校對的敵人就是速度。 很多人都急著瀏覽他們的電子郵件,但這就是你錯過的方式。 按照這些說明檢查您所寫的內容:

  • 檢查頁眉和頁腳:人們經常忽略它們只關注文本。 這不是因為標題是肥胖的,它們沒有錯誤!
  • 大聲朗讀電子郵件:這會強制你走得更慢,這意味著你更有可能發現錯誤。
  • 在閱讀時用手指按照文字:這是另一件可以幫助你減速的事情。
  • 從文字的最後開始:重讀從頭到尾的句子,它可以幫助你專注於錯誤而不是內容。