確定適合您目標的標準模型

商業中有各種標準的電子郵件報告模板。 根據報告的目的選擇正確的格式對於清晰有效地傳達信息至關重要。

對於定期監控報告(例如每週或每月報告),請選擇包含關鍵數據(銷售、生產等)的表格結構。

對於預算或資源請求,請編寫一個由簡介、詳細需求、論點和結論組成的文件。

在需要緊急反應的危機情況下,通過用幾句令人震驚的句子列出問題、後果和行動,押注於直接而有力的風格。

無論哪種模型,都要注意字幕、項目符號、表格的格式,以方便閱讀。 下面的具體示例將幫助您為每種情況選擇最佳格式,以獲得專業且有效的電子郵件報告。

定期監測報告以表格形式呈現

定期監測報告(例如每月或每週)需要清晰且綜合的結構,突出顯示關鍵數據。

表格的格式使得可以在幾秒鐘內以有組織且可讀的方式呈現重要指標(銷售額、產量、轉化率等)。

準確地為表格命名,例如“在線銷售的演變(2022 年月營業額)”。 請記住提及單位。

您可以結合圖形等視覺元素來強化信息。 確保數據正確且計算正確。

每個表格或圖表均附有 2-3 句話的簡短評論,分析主要趨勢和結論。

表格格式使您的收件人可以輕鬆快速地閱讀要點。 它非常適合需要匯總呈現關鍵數據的定期監控報告。

發生危機時有影響力的電子郵件

在需要快速響應的緊急情況下,請選擇簡短有力的句子形式的報告。

從一開始就宣布問題:“我們的服務器因攻擊而關閉,我們處於離線狀態”。 然後詳細說明影響:營業額損失、受影響的客戶等。

然後列出為限制損害而採取的行動以及要立即實施的行動。 以緊迫的問題或請求結束:“我們可以依靠額外的資源在 48 小時內恢復服務嗎?”

在危機中,關鍵是用直接的幾句話快速告知困難、後果和答案。 您的信息必須簡短且具有動員性。 對於此類緊急電子郵件報告,有力的風格最有效。

 

示例 XNUMX:詳細的月度銷售報告

女士,

以下是我們三月份銷售的詳細報告:

  1. 店內銷售

店內銷售額較上月下降 5%,至 1 歐元。 以下是各部門的演變:

  • 家用電器:營業額550萬歐元,穩定
  • DIY部門:營業額350萬歐元,下降000%
  • 花園部分:營業額 300 萬歐元,下降 000%
  • 廚房部門:營業額 50 歐元,增長 000%

花園部門的下滑是由於本月不利的天氣造成的。 請注意廚房部門令人鼓舞的增長。

  1. 網上銷售

我們網站上的銷售額穩定在 900 歐元。 移動在線銷售額的份額上升至 000%。 由於我們推出了新的春季系列,家具和裝飾品的銷量急劇上升。

  1. 營銷行動

我們的祖母節電子郵件活動為廚房部門帶來了 20 歐元的額外營業額。

我們在社交網絡上圍繞室內設計的業務也促進了該領域的銷售。

  1. 結論

儘管商店數量略有下降,但在電子商務和有針對性的營銷業務的推動下,我們的銷售額仍然保持穩健。 我們必須繼續在裝飾和家具上努力,以彌補花園部門的季節性下降。

如果您有任何疑問,我隨時為您解答。

真誠的,

讓·杜邦·塞勒 東區

第二個示例:推出新產品線的額外預算請求

 

總幹事女士,

作為計劃於 2024 年 XNUMX 月推出新系列產品的一部分,我榮幸地請求您提供額外預算。

該戰略項目旨在通過提供 20 個額外的參考,將我們的產品範圍擴展到有機產品的活躍領域,該領域的需求每年增長 15%。

為了保證此次發射的成功,調動更多資源至關重要。 以下是我的數字建議:

  1. 臨時補強隊伍:
  • 招聘 2 名全職開發人員,為期 6 個月,完成包裝和技術文檔(成本:12000 歐元)
  • 數字營銷機構為網絡活動提供為期 3 個月的支持(8000 歐元)
  1. 營銷活動 :
  • 贊助我們在社交網絡上出版物的媒體預算(5000 歐元)
  • 創建和發送電子郵件:圖形設計、3 個活動的運費(7000 歐元)
  1. 消費者測試:
  • 組織消費者小組收集產品反饋(4000歐元)

總計 36 歐元用於部署成功實施這一戰略所需的人力和營銷資源。

我隨時歡迎您在下次會議期間討論這個問題。

等待退貨,

真誠的,

讓·杜邦

專案經理

 

第三個例子:銷售部門月度活動報告

 

親愛的杜蘭德夫人:

以下是我們銷售部XNUMX月份的活動報告:

  • 潛在客戶拜訪:我們的銷售代表聯繫了客戶檔案中確定的 25 名潛在客戶。 12個約會已經確定。
  • 已發送報價:我們已針對目錄中的主要產品發送了 10 份商業報價,其中 3 份已轉換。
  • 貿易展覽:我們在 Expopharm 展會上的展位吸引了大約 200 名聯繫人。 我們已將其中 15 個轉為未來的任命。
  • 培訓:我們的新合作者 Lena 與 Marc 一起進行了為期一周的現場培訓,以熟悉我們的產品和銷售宣傳。
  • 目標:我們本月簽訂 20 份新合同的商業目標已經實現。 產生的營業額達 30 歐元。

我們正在繼續努力開發我們的客戶名單,請隨時向我發送您的建議。

真誠的,

讓·杜邦銷售經理

 

示例四:詳細的每週活動報告 - 超市麵包店

 

親愛的同事們,

以下是我們麵包店1月7日至XNUMX日這一周的詳細活動報告:

製作:

  • 我們平均每天生產 350 個傳統法棍麵包,一周總共生產 2100 個。
  • 得益於我們的新烤箱,總產量增加了 5%,這使我們能夠滿足不斷增長的需求。
  • 我們的特種麵包(鄉村麵包、全麥麵包、穀物麵包)的多樣化正在取得成果。 這週我們烤了750個。

銷售量:

  • 整體成交額為2500歐元,與上週相比穩定。
  • 維也納糕點仍然是我們最暢銷的產品(680 歐元),其次是午餐配方(550 歐元)和傳統麵包(430 歐元)。
  • 由於早午餐特別優惠,週日上午的銷售尤其強勁(營業額達 1200 歐元)。

供應 :

  • 接收50公斤麵粉和25公斤黃油。 庫存充足。
  • 考慮下週訂購雞蛋和酵母。

工作人員:

  • 朱莉下週要休假,我會重新安排日程。
  • 感謝Bastien提供加班出售。

問題:

  • 週二早上投幣裝置發生故障,白天由電工修復。

真誠的,

讓·杜邦 經理

 

第五例:緊急問題——會計軟件故障

 

大家好,

今天早上,我們的會計軟件存在錯誤,無法輸入發票和監控總賬。

我聯繫了我們的 IT 服務提供商,確認最近的更新存在問題。 他們正在努力修復。

與此同時,我們無法記錄交易,現金監控也受到干擾。 我們面臨著很快落後的風險。

要暫時解決該問題:

  • 將您的發票/費用寫在我將檢索的緊急 Excel 文件中
  • 對於客戶詢問,請致電我以實時驗證帳戶
  • 我會盡力讓您了解進展情況。

我們的服務提供商已全力動員,希望最多在 48 小時內解決此問題。 我知道這個故障很糟糕,謝謝您的理解。 如有任何緊急問題,請告訴我。

真誠的,

讓·杜邦會計師