長期以來,電子郵件一直是商務溝通的重要工具,但 Sendmail 進行了一項民意調查。 顯示它對 64% 的專業人士造成了緊張、困惑或其他負面後果。

那麼,你如何通過電子郵件避免這種情況? 您如何編寫能夠提供所需結果的電子郵件? 在本文中,我們將介紹可用於確保您使用電子郵件清晰,有效且成功的策略。

一般辦公室工作人員每天收到大約80個電子郵件。 使用此郵件量,很容易忘記單個郵件。 遵循這些簡單的規則,以便注意和使用您的電子郵件。

  1. 不要通過電子郵件溝通太多。
  2. 善用物體。
  3. 做出明確而簡短的信息。
  4. 要禮貌。
  5. 檢查你的語氣。
  6. 重讀。

不要通過電子郵件溝通太多

工作中最大的壓力來源之一是人們收到的大量電子郵件。 所以,在你開始寫電子郵件之前,問問自己:“這真的有必要嗎?”

在這種情況下,您應該使用電話或即時消息來處理可能成為討論主題的問題。 使用通信計劃工具並確定不同類型消息的最佳渠道。

在可能的情況下,親自給出壞消息。 它可以幫助您以同理心,同情心和理解進行溝通,並在您錯誤地傳達信息時贖回自己。

善用物體

報紙標題有兩件事:它吸引您的注意力並總結文章,以便您決定是否閱讀。 您的電子郵件主題行也應該這樣做。

一個對象 空白空間更容易被忽視或被視為“垃圾郵件”而被拒絕。 因此,請始終使用一些精心挑選的詞語來告訴收件人電子郵件的內容。

如果您的郵件是常規電子郵件系列的一部分,例如每週項目報告,您可能希望在主題行中包含日期。 對於需要回复的消息,您還可以包含號召性用語,例如“請在 7 月 XNUMX 日之前”。

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一個寫得很好的主題行,如下所示,提供了最重要的信息,收件人甚至不必打開電子郵件。 這可作為提示,在收件人檢查收件箱時提醒他們您的會議。

 

不好的例子好的例子
 
主題:會議 主題:GATEWAY流程會議 - 09h 25二月2018

 

保持信息清晰簡潔

與傳統商務信函一樣,電子郵件必須簡潔明了。 保持你的句子簡短而精確。 電子郵件正文必須直接且信息豐富,並包含所有相關信息。

與傳統信件不同,發送多封電子郵件的成本不會超過發送一封。 因此,如果您需要與某人就多個不同的主題進行交流,請考慮為每個主題編寫單獨的電子郵件。 這澄清了消息,並允許您的通訊員一次回復一個主題。

 

不好的例子 很好的例子
主題:銷售報告的修訂

 

嗨米其林,

 

感謝您上週發送此報告。 我昨天讀了它,覺得第 2 章需要關於我們的銷售數據的更具體的信息。 我也認為語氣可以更正式。

 

此外,我想通知您,我已安排在本週五與公共關係部門會面,討論新的廣告活動。 她在上午 11:00,將在小會議室。

 

如果你有空,請告訴我。

 

謝謝,

 

卡米爾

主題:銷售報告的修訂

 

嗨米其林,

 

感謝您上週發送此報告。 我昨天讀了它,覺得第 2 章需要關於我們的銷售數據的更具體的信息。

 

我也認為語調可能更正式。

 

您能否記住這些評論來修改它?

 

謝謝你的辛勤工作!

 

卡米爾

 

(然後卡米爾發送另一封關於公關會議的電子郵件。)

 

在這裡取得平衡很重要。 您不想用電子郵件轟炸某人,將幾個相關點合併到一篇文章中是有意義的。 發生這種情況時,請使用帶編號的段落或要點保持簡單,並考慮將信息“切割”成小的、組織良好的單元,以便更容易消化。

另請注意,在上面的好示例中,Camille 指定了她希望米其林做什麼(在這種情況下,更改報告)。 如果你幫助人們知道你想要什麼,他們就更有可能給你。

要禮貌

人們通常認為電子郵件可能不如傳統信件那麼正式。 但是,您發送的信息反映了您自己的專業精神,價值觀和對細節的關注非常重要,因此需要一定程度的形式。

除非您與某人關係良好,否則請避免使用非正式語言、俚語、行話和不恰當的縮寫。 表情符號有助於闡明您的意圖,但最好只與您熟悉的人一起使用。

請根據具體情況,以“真誠”,“晚安,晚安”或“對你好”的方式關閉您的信息。

收件人可能會選擇打印電子郵件並與他人分享,因此請始終保持禮貌。

檢查音調

當我們面對面地見面時,我們會使用他們的肢體語言,聲音和麵部表情來評估他們的感受。 電子郵件剝奪了我們這些信息,這意味著我們無法知道人們什麼時候誤解了我們的信息。

如果沒有視覺和聽覺提示,您對單詞、句子長度、標點符號和大小寫的選擇很容易被誤解。 在下面的第一個示例中,Louise 可能認為 Yann 感到沮喪或生氣,但實際上,他感覺很好。

 

不好的例子 很好的例子
路易絲

 

今天下午 17 點之前我需要你的報告,否則我會錯過最後期限。

 

嗨路易絲,

 

感謝您對本報告的辛勤工作。 你可以在17小時之前提供你的版本,這樣我就不會錯過我的截止日期嗎?

 

先感謝您,

 

 

想一想你的電子郵件的“感覺”。 如果你的意圖或情緒可能被誤解,那麼找一個不那麼模糊的方式來表達你的話語。

校對

最後,在點擊“發送”之前,花點時間檢查您的電子郵件是否有任何拼寫、語法和標點錯誤。 您的電子郵件與您穿的衣服一樣是您職業形象的一部分。 因此,不贊成發送包含連續錯誤的消息。

在校對過程中,請密切關注電子郵件的長度。 與長時間斷開連接的電子郵件相比,人們更有可能閱讀簡短的電子郵件,因此請確保您的電子郵件盡可能短,而不排除必要的信息。

要點

我們大多數人一整天都在 閱讀和撰寫電子郵件。 但是我們發送的消息可能會使其他人感到困惑。

要撰寫有效的電子郵件,請先問問自己是否真的應該使用此頻道。 有時候接電話可能更好。

使您的電子郵件簡潔精確。 只發送給真正需要看到它們的人,並清楚地表明接收者希望接下來做什麼。

請記住,您的電子郵件反映了您的專業精神、價值觀和對細節的關注。 試著想像其他人會如何解讀你的信息語氣。 保持禮貌,並在點擊“發送”之前仔細檢查你寫的內容。