缺席消息是重要的工作寫作。 但是由於很多原因,它們可以被忽略。 這是由他們寫作的背景解釋的,有時是因為沒有考慮到他們可能產生的影響。

實際上,缺席消息是自動消息。 作為對在時間間隔或定義的時間段內收到的任何消息的響應發送。 有時消息是在休假的情況下準備的。 這段時間,當您可能已經在別處思考時,可能不是寫信息的最佳時機。

配置自動缺席消息有什麼意義?

缺勤信息在很多方面都很重要。 它用於通知所有員工您的缺勤。 它還用於提供信息,使他們能夠在等待您返回的同時繼續他們的活動。 此信息主要是您的康復日期、與您聯繫的緊急聯繫方式或在緊急情況下聯繫的同事的聯繫方式。 有鑑於此,缺席信息對於任何專業人士來說都是必不可少的溝通行為。

要避免哪些錯誤?

鑑於缺席消息的重要性,必須考慮幾個參數,以免震驚或不尊重您的對話者。 聽起來太尊重總比不尊重好。 所以你不能使用像 OUPS、pff 等的表達式。 您需要考慮所有利益相關者的情況。 因此,當您的上司或客戶、供應商甚至公共當局可能會向您發送消息時,請避免寫得好像您只是在與同事交談。

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為了避免這種不便,Outlook 可以為公司內部郵件提供一條缺席消息,為外部郵件提供另一條消息。 在任何情況下,您都必須考慮所有配置文件才能生成結構良好的缺席消息。

此外,信息必須有用且準確。 避免含糊不清的信息,例如“我明天會缺席”,因為知道收到此信息的人將無法知道這個“明天”的日期。

最後,避免使用熟悉和隨意的語氣。 事實上,即將到來的假期的欣喜若狂可能會讓你使用一種過於熟悉的語氣。 記住要保持專業直到最後。 與同事口頭上可能會發生這種情況,但尤其是在工作文件的情況下。

選擇什麼類型的缺席消息?

為避免所有這些陷阱,請選擇傳統樣式。 這包括您的名字和姓氏、有關您何時可以處理收到的消息以及緊急情況下要聯繫的人的信息。