注意郵箱中的缺席信息

缺席消息是重要的工作寫作。但是由於很多原因，它們可以被忽略。這是由他們寫作的背景解釋的，有時是因為沒有考慮到他們可能產生的影響。

實際上，缺席消息是自動消息。作為對在時間間隔或定義的時間段內收到的任何消息的響應發送。有時消息是在休假的情況下準備的。這段時間，當您可能已經在別處思考時，可能不是寫信息的最佳時機。

配置自動缺席消息有什麼意義？

缺勤信息在很多方面都很重要。它用於通知所有員工您的缺勤。它還用於提供信息，使他們能夠在等待您返回的同時繼續他們的活動。此信息主要是您的康復日期、與您聯繫的緊急聯繫方式或在緊急情況下聯繫的同事的聯繫方式。有鑑於此，缺席信息對於任何專業人士來說都是必不可少的溝通行為。

鑑於缺席消息的重要性，必須考慮幾個參數，以免震驚或不尊重您的對話者。聽起來太尊重總比不尊重好。所以你不能使用像 OUPS、pff 等的表達式。您需要考慮所有利益相關者的情況。因此，當您的上司或客戶、供應商甚至公共當局可能會向您發送消息時，請避免寫得好像您只是在與同事交談。

為了避免這種不便，Outlook 可以為公司內部郵件提供一條缺席消息，為外部郵件提供另一條消息。在任何情況下，您都必須考慮所有配置文件才能生成結構良好的缺席消息。

此外，信息必須有用且準確。避免含糊不清的信息，例如“我明天會缺席”，因為知道收到此信息的人將無法知道這個“明天”的日期。

最後，避免使用熟悉和隨意的語氣。事實上，即將到來的假期的欣喜若狂可能會讓你使用一種過於熟悉的語氣。記住要保持專業直到最後。與同事口頭上可能會發生這種情況，但尤其是在工作文件的情況下。

為避免所有這些陷阱，請選擇傳統樣式。這包括您的名字和姓氏、有關您何時可以處理收到的消息以及緊急情況下要聯繫的人的信息。