如果您在處理電子郵件時沒有明確的例行程序,則它們可能很快成為浪費大量時間的來源。 另一方面,如果您在組織級別執行必要的操作,以免讓自己受到數十封未讀電子郵件的侵擾。 這樣,您就可以擺脫丟失重要電子郵件的任何可能性。 本文列出了許多行之有效的做法。 通過採用它們,您當然可以更加安全地管理您的郵箱。

自動或手動分類專用文件夾或子文件夾中的任何電子郵件。

 

這是一種方法,可讓您按重要性順序快速對電子郵件進行排序。 您可以選擇按主題,主題,截止日期對電子郵件進行分類。 重要的是要利用一切 功能 郵箱,以完全可操作的方式管理您的郵件。 根據適合的組織模式創建帶有文件夾和子文件夾的目錄後。 每封郵件都會像您桌面上的每個紙質文件一樣在您的郵箱中放置。 因此,在處理電子郵件的時間過去之後,您可以將100%的精力集中在其餘的工作上。

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計劃一個特定的時間來處理您的電子郵件

 

當然,您必須保持響應能力並能夠處理等待您立即響應的消息。 對於其他情況,請計劃最相關的時刻,以一致的方式處理您的電子郵件。 首先,準備處理工作所需的所有要素。 紙質文件,訂書機,打印機,所有物品都必須方便攜帶,以最大程度地集中註意力。 無論何時選擇。 現在,您的郵箱像郵政分揀中心一樣組織起來,您就可以高效高效地平靜地處理電子郵件了。

通過刪除所有不必要的新聞通訊來清理您的郵箱

 

您的郵箱是否經常被無趣的時事通訊或廣告所寄生? 請務必將所有看起來更像垃圾郵件的新聞通訊從郵箱中清除,而不是其他。 您必須系統地取消訂閱所有這些郵件列表,這些郵件列表不會給您帶來任何實質性的影響,並且可能會迅速變得更具侵入性。 您可以使用類似的工具 Cleanfox 哪裡 展開我 幾次單擊即可完成必要的操作。 無需花費您的時間,這種解決方案將極大地幫助您消除所有這些數字污染。 成千上萬的電子郵件可以相對快速地處理。

設置自動回复

 

您很快就會去度假很長一段時間。 一個細節不容忽視,激活了郵箱的自動回复。 這一點很重要,因此,可以通過電子郵件與您進行專業通訊的所有人員都清楚地知道您不在。 當客戶或供應商失去耐心時,可能會產生許多誤解,因為這些消息仍未得到答复。 短消息可以輕鬆地避免這種情況,該消息會在您的假期期間自動發送。 您只需要註明休假返回的日期,並在必要時說明為什麼不發送同事的電子郵件。

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調整髮送副本中的電子郵件數量

 

系統地使用以抄送(CC)和不可見抄送(CCI)發送的電子郵件可以快速產生無盡的交流。 現在,只應收到您的消息以供參考的人員需要澄清。 其他人想知道為什麼他們收到此消息,並正確地將其視為浪費時間。 在做出讓某人參與討論的選擇時,請確保您的選擇確實相關。 應避免以任何方式發送給任何人的消息。

請記住,電子郵件可以具有法律價值

 

盡可能保留您所有的電子郵件,它們具有證明力,尤其是對工業法庭而言。 電子消息,如果經過驗證具有與您手工手寫的信件相同的法律價值。 但是要小心,即使是簡單的信息 毫無思想地發送 給同事或客戶造成嚴重後果。 如果客戶證明,電子郵件可以為您提供支持,表明您沒有遵守交付或其他方面的承諾。 您將不得不為您的業務和您自己承擔後果。 與商業法庭一樣,在商業糾紛中,該證明是“免費的”。 就是說,由法官來決定,對電子郵件進行仔細分類比將它們放入垃圾箱中更好。