今天,電子郵件是輕鬆,快速和高效溝通的最佳方式。 對於專業交流來說,這是最常用的方式。

寫一個 專業郵件我們必須尊重某些標準,提示和規則,我們將在整篇文章中向您解釋。

專業電子郵件的撰寫計劃示例 

有時,在專業環境中管理郵件會很複雜。 編寫專業電子郵件的計劃必須為收件人提供所有必要的簡要和準確的元素。

要編寫專業電子郵件,您可以採用以下計劃:

  • 清晰明確的對象
  • 一個呼籲公式
  • 一個必須處理溝通背景的開始
  • 一個禮貌的公式來結束
  • 簽名

選擇專業電子郵件的主題

據估計,專業人士每天平均可以收到100封電子郵件。 因此,您必須選擇電子郵件的主題以鼓勵他們打開它。 為此,需要遵循以下規則:

1 - 寫一個簡短的對象

為了提高電子郵件的打開率,專家建議您最好使用最大50個字符的主題。

您只有有限的空間來編寫對象,因此您必須選擇特定的對象,同時使用與您的電子郵件內容相關的動作動詞。

通常情況下,長時間的物體在智能手機上閱讀不佳,智能手機越來越多地被專業人員用來檢查他們的電子郵件。

2 - 自定義您的電子郵件的主題

如果可能,您必須在對象級別提及聯繫人的姓名和名字。 這是一個可以提高開盤率的因素。

通過將收件人的詳細信息放在電子郵件主題的層面,他會感到受到重視和認可,這將鼓勵他打開並閱讀您的電子郵件。

專業電子郵件的正文 

要撰寫專業電子郵件,建議您在不背離主題的情況下清楚地寫下您的電子郵件正文,並且全部基於特定標準的風格和演示文稿。

注意寫一個簡短的電子郵件,簡短而精確的句子,可以給你的收件人更多的安慰。

這裡有幾件事要記住: 

1 - 使用經典字體

大多數電子郵件服務允許用戶選擇文本的字體和样式。 對於企業電子郵件,請選擇經典字體,例如“ Times New Roman”或“ Arial”。

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不建議使用裝飾字體。

我們還建議:

  • 採用可讀的字體大小
  • 避免使用斜體,高亮或顏色
  • 不要用大寫字母寫出所有文字

2-寫出一個好的通話公式

對於專業的電子郵件,最好按照上述名稱對收件人進行說明,同時包括姓名後面的文明標題。

3 - 在第一段中介紹你自己

如果您是第一次寫信給某人(例如新客戶),請自我介紹並簡要解釋您的信息的目的非常重要。

你可以致力於這個小小的介紹一兩句話。

4 - 最重要的信息

在您的介紹之後,我們會轉到最重要的一點。

在電子郵件的開頭引用最重要的信息非常有趣。 通過澄清你的意圖,你將節省你的收件人時間。

您必須抓住通訊員的注意力,然後直截了當。

5 - 使用正式詞彙

由於您正在撰寫專業電子郵件,因此您必須留下好印象。

我們建議您以禮貌的風格寫出完整的句子。

不建議使用:

  • 語;
  • 無用的縮寫;
  • 表情符號或表情符號;
  • 笑話;
  • 粗魯的話;

6 - 做出適當的結論

要完成一封電子郵件,我們必須考慮要使用的簽名,要採用的語氣以及要選擇的禮貌公式。

我們必須牢記,專業溝通仍然是 高度編纂的語言。 了解規則並選擇在電子郵件末尾使用的正確公式非常重要。

使用的公式必須適應接受者的質量和交流的環境。

例如,如果您正在與主管或客戶交談,則可以使用“真誠的問候”,這是最合適的短語。 如果是同事,我們可以在電子郵件中添加“今天結束!”這樣的結尾。 ”

關於簽名,您可以將電子郵件軟件設置為在我們的電子郵件末尾自動插入個性化簽名。

為了有效,簽名必須簡短:

  • 不超過4行;
  • 每行不超過70個字符;
  • 輸入您的名字和姓氏,您的職務,公司名稱,您的網站地址,電話和傳真號碼,以及可能指向您的LinkedIn或Viadeo個人資料的鏈接;

例子 :

羅伯特霍利迪

Y公司的代表

HTTP:/www.votresite.com

電話。 :06 00 00 00 00 /傳真:06 00 00 00 00

手機:06 00 00 00 00

一些禮貌的表達:

  • 熱誠;
  • 最好的祝福 ;
  • 最好的祝福;
  • 恭敬地;
  • 親切的問候 ;
  • 最好的祝福 ;
  • 你的
  • 再次見到你很高興;
  • 熱烈的問候...
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對於我們特別了解的人,我們可以使用親切的公式,例如“嗨”,“友誼”,“再見” ...

經典公式的其他示例:

  • 先生/女士,請接受我傑出的感受;
  • 先生/女士,請接受我的親切問候;
  • 先生/女士,請致以最誠摯的問候。
  • 主席/女士,請接受我的恭敬和熱忱的感情;
  • 先生/女士,請接受我的誠摯問候;
  • 先生/女士,請接受我最崇高的敬意;
  • 要求您接受我最誠摯的問候;
  • 感謝您對我的要求的關注;
  • 主席女士/女士,請接受我的崇高敬意;
  • 先生/女士,在等待您的來信時,請接受我最崇高的敬意;
  • 謝謝您,先生/女士,我在這裡找到我獨特的情感表達;

7-包括附件

關於附件,不要忘記通過禮貌的方式在郵件正文中提及收件人。

提到發送給收件人的附件的大小和數量非常有趣。

重點:倒金字塔

關於所謂的反金字塔法,它包括將專業電子郵件的文本與您的郵件的主要信息一起啟動,然後按照重要性的降序繼續處理其他信息。

但是為什麼要採用這種方法呢?

通常,第一句話比其餘信息閱讀得更好。 它必須具有吸引力。 通過採用倒金字塔方法,我們可以輕鬆地吸引讀者的注意力並使他想讀完電子郵件。

就寫作而言,建議最多使用四個段落,每個段落從3到4行,同時關注每段的特定想法。

如果您想採用這種方法,我們建議您使用:

  • 句子比較短;
  • 鏈接單詞將句子鏈接在一起;
  • 當前和專業語言。

 

                                                    提醒 

 

如您所知,專業電子郵件與發送給朋友的電子郵件無關。 有一些規則必須嚴格遵守。

1-小心處理這個問題

正如我們已明確指出的,您必須正確書寫專業電子郵件的主題字段(或主題)。 它應該簡潔明了。 您的收件人必須立即了解您的電子郵件內容。 因此,他可以決定是立即打開還是稍後閱讀。

2 - 要有禮貌

如您所知,有必要在上下文中使用問候和禮貌的公式。

這些公式應該簡短並且很好選擇。

3-糾正拼寫錯誤

首先,你必須重新閱讀你的電子郵件,並確保你沒有忘記任何必要的信息,為什麼不讓其他人閱讀它。 有另一個人的意見是非常有趣的。

為了糾正拼寫錯誤和語法錯誤,我們建議您將電子郵件複製並粘貼到文字處理程序上並進行自動檢查。 即使該軟件無法糾正所有故障,它也可以為您提供幫助。 或者,您也可以投資專業的修正軟件。

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4-簽署您的電子郵件

在您的專業電子郵件中添加簽名非常重要。 您必須遵循上面列出的規則來撰寫專業簽名。

通過提及與您的功能有關的各種信息,您的公司......您的收件人將很快了解他與誰打交道。

5 - 自定義您的電子郵件

如果是一般的,則不太可能閱讀郵件。 您必須讓收件人認為郵件僅發送給他。 因此,您必須自定義對象,並選擇要採用的公式來啟動您的電子郵件。

如果是群發電子郵件,則根據收件人的特徵,他們的喜好,他們的興趣和位置,創建不同的列表很重要。 收件人的細分使您可以提高電子郵件的打開率。

6-Give要打開郵件

撰寫專業電子郵件時,您必須始終讓收件人想要打開它。 通常,該對像是推送通訊員打開您的電子郵件並閱讀它的第一個元素。 所以你必須更加重視你的目標,治愈它並使它盡可能具有吸引力。

在同樣的意義上,您的電子郵件的前兩句應該讓收件人想要繼續閱讀。 建議在電子郵件開頭引用最重要的信息,以引起通訊員的好奇心。

7-避免欺騙性物體

您絕對不應該使用誤導性的對象來提高電子郵件的開放率。

您應該知道您的電子郵件傳達了您的圖像(或您公司的圖像)。因此,避免挑釁和誤導對象非常重要。 該對象必須符合您的電子郵件的內容。

8--置身於讀者的位置

同理心是一個非常重要的因素。 您必須將自己放在收件人的鞋子上,以便正確編寫電子郵件主題並使其具有吸引力。 您必須將自己放在通訊員的鞋子上,並列出一系列他可以問自己的問題。 通過回复,您可以調整電子郵件的標題。

9 - 使用專業的電子郵件地址

個人地址,如lovelygirl @ ...或紳士@ ...絕對是禁止的。 在專業關係的背景下,您永遠不會使用此類電子郵件地址向對話者發送電子郵件。

建議您使用專業的電子郵件地址,或至少使用您的姓名的個人地址。

專業的電子郵件需要非常好的溝通,精確的詞彙,簡潔的文字,明確的要求和無可匹敵的拼寫。 通過採用我們剛剛引用的規則,提示和建議,您可以撰寫一封有吸引力的電子郵件,它會立即關注您的收件人並激發他的興趣。