主題行是您想通過電子郵件發送的任何專業信息的重要方面。 為了使您的電子郵件達到其目的,主題行必須適當地吸引您的注意力。 許多人沒有認真對待電子郵件的這一方面。 事實上,有些人只是發送毫無意義的電子郵件,並期望從這些電子郵件中得到結果! 在您的商務電子郵件中添加主題行不是編寫商務電子郵件的可選功能,它是其中的關鍵部分。

讓我們快速瀏覽一下您的業務電子郵件確實需要對象的一些原因。

防止您的郵件被視為不受歡迎

沒有主題的電子郵件可能會被發送到垃圾郵件或垃圾文件夾。 這是自動完成的,人們不會認真對待垃圾郵件文件夾中的郵件。 此外,您會向其發送工作電子郵件的大多數人都太忙而無法掃描他們的垃圾郵件文件夾。 如果您真的希望您的電子郵件被閱讀,請確保您的電子郵件主題定義明確。

防止刪除您的電子郵件

沒有主題的電子郵件可以被認為不值得閱讀。 當人們檢查他們的電子郵件時,他們可能會刪除沒有主題的電子郵件。 他們有充分的理由這樣做。 首先,電子郵件可能被視為病毒。 大多數敏感電子郵件都有空的主題行; 因此,您的收件人可以簡單地刪除它,以防止任何病毒進入他們的郵箱或計算機。 其次,沒有主題的電子郵件可能會被您的收件人視為無關緊要。 由於它習慣於首先查看主題行,因此那些沒有主題行的內容可能會被刪除或不閱讀,因為它們可能被認為是無關緊要的。

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引起收件人的注意

電子郵件的主題行會給對話者留下第一印象。 在打開電子郵件之前,主題原則上會向收件人表明主題,並且通常會決定電子郵件是否被打開。 因此,主題行的主要功能是吸引收件人的注意力,以使他們打開和閱讀電子郵件。 這意味著主題行是決定您的電子郵件是否被閱讀的關鍵因素之一(您的姓名和電子郵件地址對於確保這一點也很重要)。

主題行的重要性怎麼強調都不為過。 但是,這不僅僅是在您的電子郵件中添加主題行以防止垃圾郵件或刪除。 專注於實現預期目標的主題行。 這是一個主題行,它將激發您的收件人打開您的電子郵件、閱讀它並採取行動。

有效的主題行寫作

每封商業電子郵件都旨在對收件人產生影響。 有效且精心設計的主題是實現這一目標的重要起點。 讓我們看一下為商業電子郵件編寫有效主題行的基礎知識。

讓它變得專業

僅對您的對象使用正式或專業的語言。 商務電子郵件通常是半正式或正式的。 這意味著您的主題行應反映這一點,以使您的電子郵件具有專業性和相關性。

使其相關

您的主題行應該是您的收件人感興趣的。 它必須被認為與您的電子郵件相關,才能被閱讀。 它還應該正確反映您的電子郵件的目的。 如果您正在申請工作,主題行應說明您的姓名和您申請的職位。

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簡短

商業電子郵件的主題行不必很長。 它旨在一舉吸引收件人的注意力。 時間越長,越無趣。 這將減少閱讀的機會。 在移動設備上查看電子郵件的收件人可能不會看到所有長主題行。 這可以防止讀者看到主題行中的重要信息。 因此,保持業務電子郵件的主題行簡潔,以便閱讀您的電子郵件符合您的利益。

讓它準確

使您的主題具體化也很重要。 它應該只攜帶一條消息。 如果您的電子郵件旨在傳達多條消息(最好避免),那麼最重要的應該反映在主題行中。 只要有可能,一封專業的電子郵件應該只有一個主題,一個議程。 如果需要向收件人發送多條消息,則應為不同目的發送單獨的電子郵件。

做到沒有錯誤

檢查語法和印刷錯誤。 請記住,這是第一印象。 如果主題行出現語法或印刷錯誤,則您在收件人的腦海中產生了負面印象。 如果您的電子郵件被閱讀,整個電子郵件可能會帶有負面的色彩,因此,在發送您的商務電子郵件之前,您必須徹底校對您的主題行。

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