法國員工平均每週花費大約四分之一的時間來處理他們每天發送和接收的數百封電子郵件。
但是，儘管事實上我們大部分時間都停留在郵箱中，但我們中的許多人，即使是最專業的人，仍然不知道如何使用 適當發送電子郵件.
事實上，考慮到我們每天讀寫的消息量，我們更有可能犯下令人尷尬的錯誤，這會導致嚴重的業務後果。
在本文中，我們已經定義了最重要的“網絡球場”規則。
包括清晰直接的主題行
好的主題行的示例包括“更改會議日期”、“關於您的演示文稿的快速問題”或“提案建議”。
人們通常決定根據主題行打開一封電子郵件，選擇一個讓讀者知道您正在解決他們的顧慮或工作問題的郵件。
使用專業的電子郵件地址
如果您為公司工作，則必須使用公司的電子郵件地址。 但如果您使用個人電子郵件帳戶，無論您是個體戶還是喜歡偶爾用於商務通信，在選擇此地址時都應謹慎。
您應該始終擁有一個包含您姓名的電子郵件地址，以便收件人確切知道是誰在發送電子郵件。 切勿使用不適合工作的電子郵件地址。
單擊“全部答复”之前請三思
沒有人願意閱讀 20 個人與他們無關的電子郵件。 忽略電子郵件可能很困難，因為許多人會在智能手機上收到新消息通知，或者在計算機屏幕上收到分散注意力的彈出消息。 除非您認為列表中的每個人都應該收到電子郵件，否則不要單擊“全部回复”。
包括簽名塊
向您的讀者提供有關您自己的信息。 通常，包括您的全名、頭銜、公司名稱和聯繫信息，包括電話號碼。 您也可以為自己添加一些廣告，但不要過度使用諺語或插圖。
使用與電子郵件其餘部分相同的字體、大小和顏色。
使用專業的問候
不要使用隨意的口語表達，例如“你好”、“嗨！” 或“你好嗎？”。
我們作品的輕鬆本質不應影響電子郵件中的問候語。 “嗨！”這是一個非常非正式的問候，一般來說，它不應該用於工作場合。 請改用“Hello”或“Good evening”。
謹慎使用感嘆號
如果您選擇使用感嘆號，請僅使用感嘆號來表達您的熱情。
人們有時會得意忘形，並在句末加上許多感嘆號。 結果可能看起來過於情緒化或不成熟，在寫作中應謹慎使用感嘆號。
小心幽默
如果沒有正確的語氣和麵部表情，幽默很容易在翻譯中迷失。 在商務對話中，幽默最好不要出現在電子郵件中，除非您非常了解收件人。 此外，您認為有趣的事情可能對其他人來說並不重要。
要知道來自不同文化的人說話和寫作不同
由於文化差異，很容易出現溝通不暢的情況，尤其是在我們看不到對方肢體語言的書面形式中。 根據收件人的文化背景或知識水平調整您的信息。
請記住，高度語境文化（日語，阿拉伯語或中文）希望在與您做生意之前了解您。 因此，這些國家的員工在撰寫文章時可能更為個性化。 另一方面，來自低語境文化（德語，美國語或斯堪的納維亞語）的人更願意快速到達這一點。
回复您的電子郵件，即使該電子郵件不是給您的
很難回复所有發送給您的電子郵件，但您應該嘗試。 這包括電子郵件被意外發送給您的情況，尤其是在發件人期待回复的情況下。 回復不是必需的，但這是良好的電子郵件禮儀，特別是如果該人與您在同一公司或行業工作。
下面是一個回复示例：“我知道你很忙，但我認為你不想給我發這封電子郵件。 我想讓你知道，這樣你就可以把它發送給合適的人。 »
查看每條消息
你的錯誤 不會被您的電子郵件收件人忽視。 而且，根據收件人的不同，您可能會因此受到評判。
不要依賴拼寫檢查器。 在發送之前，多次閱讀並重新閱讀您的郵件，最好是大聲朗讀。
最後添加電子郵件地址
避免在完成撰寫和更正郵件之前意外發送電子郵件。 即使在回复郵件時，最好刪除收件人的地址並僅在您確定郵件已準備好發送時插入。
確認您已選擇正確的收件人
在電子郵件的“收件人”行中輸入地址簿中的姓名時，您必須非常小心。 選擇錯誤的名稱很容易，這會讓您和錯誤接收電子郵件的人感到尷尬。
使用經典字體
對於專業信函，請始終保持字體，顏色和標準尺寸。
基本規則：您的電子郵件應該易於其他人閱讀。
通常，最好使用 10 或 12 號字體和易於閱讀的字體，例如 Arial、Calibri 或 Times New Roman。 在顏色方面，黑色是最安全的選擇。
留意你的語氣
正如翻譯中的笑話丟失一樣，您的信息很快就會被誤解。 請記住，您的面試官沒有他們在一對一討論中得到的聲音提示和麵部表情。
為避免任何誤解，建議您在單擊“發送”之前大聲朗讀消息。 如果對你來說似乎很難，那對讀者來說似乎很難。
為獲得最佳效果，請避免使用完全否定的詞（“失敗”、“糟糕”或“被忽視”），並始終說“請”和“謝謝”。
