當一些員工因各種原因而沒有通知他們的主管或經理而缺席時,他們不知道如何表達自己的觀點。 其他人也發現當他們有許多 個人問題 支付。

您缺席的影響在很大程度上取決於您的工作性質以及您工作地點的政策。 您的缺席,特別是如果沒有事先宣布,對您的組織而言可能非常昂貴。 因此,在做出決定之前,請考慮一下。 如果發生這種情況或已經發生這種情況,使用電子郵件向您的主管道歉或解釋是一種有效和快速溝通的好方法。

在撰寫理由電子郵件之前

本文旨在展示具有一個或多個正當理由的員工如何證明他需要缺席或他不能出席他的職位的原因。 作為一名員工,重要的是您要確定擅離職守可能造成的後果。 無法保證您的道歉電子郵件會收到良好的回复。 同樣,也不能保證當你寫一封請求下班的電子郵件時,它會被積極接收。

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但是,當由於緊急原因而必須缺席而又無法聯繫上司時,必須盡快寫一封電子郵件,說明缺席的確切原因。 同樣,當您事先知道需要處理重要的個人或家庭問題時,明智的做法是 撰寫電子郵件 不便之處,敬請原諒。如有可能,請澄清。 您這樣做是為了最大程度地減少個人生活對工作的影響。

最後,確保您熟悉貴公司關於如何缺席團隊的政策和協議。 公司可以在緊急情況下做出一定的讓步,並提供一種管理方式。 可能會有關於您需要申請和離開的天數之間的天數的政策。

編寫電子郵件的指南

使用正式的風格

這封郵件是官方的。 它應該以正式的風格書寫。 從主題行到結論,一切都應該是專業的。 您的主管以及其他所有人都希望您在電子郵件中表達情況的嚴重性。 當你以正式的方式寫這樣一封電子郵件時,你的案子更有可能被聽到。

儘早發送電子郵件

我們已經強調了尊重公司政策的重要性。 另請注意,如果您需要撰寫包含專業理由的電子郵件,請務必盡快這樣做。 當您失敗並且未經許可而未來工作時,這尤其必要。 在不合理的缺席後提前通知您的老闆可以避免警告。 通過在您發現自己的不可抗力的情況下提前通知您,您將幫助公司選擇合適的替代品或進行安排。

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細節簡潔

簡潔的。 您無需詳細了解導致您不在那里或很快離開的事情的細節。 只需提及重要的事實。 如果您提前請求許可,請註明您打算缺席的日期。 具體日期,不要給出估計。

提供幫助

當你為離開寫一封藉口電子郵件時,一定要表明你關心公司的生產力。 不能只說你會離開,提出做一些可以減輕你缺席影響的事情。 例如,當您返回或與同事交談以取代您時,您可以這樣做。 一些公司可能有一些政策,例如休假幾天的工資扣除。 因此,請嘗試充分了解公司政策以及如何使用它。

電子郵件示例 1:如何寫一封道歉電子郵件(在您錯過一天的工作之後)

事由:自19年11月2018日起缺席證明

 你好Guillou先生,

 請接受這封電子郵件作為正式通知,我因感冒無法在 19 年 2018 月 XNUMX 日上班。 在我不在的時候,利亞姆和亞瑟代替了我的位置。 他們完成了我當天分配的所有任務。

 下班前無法與您溝通,我深表歉意。 如果給公司帶來任何不便,我深表歉意。

 我已將我的醫療證明附在這封電子郵件中。

 如果您需要任何進一步的信息,請告訴我。

 謝謝你的理解。

真誠的,

 伊桑·高丁

電子郵件示例 2:如何為將來的工作缺勤寫一封道歉電子郵件

主題:管理我缺席日17 / 12 / 2018

親愛的帕斯卡夫人,

 請接受這封電子郵件作為我將於 17 年 2018 月 XNUMX 日缺勤的正式通知。那天我將作為專業證人出庭。 我上週通知了你我的法庭傳票以及我必須出席的必要性。

 我與 IT 部門的 Gabin Thibault 達成協議,他目前正在休假來接替我。 在法庭休息期間,我會打電話詢問他是否需要任何幫助。

 謝謝。

 真誠的,

 艾瑪瓦利