البريد الإلكتروني هو أحد وسائل الاتصال الرئيسية في البيئة المهنية. ومع ذلك ، يميل البعض إلى نسيان القواعد. هذا بالنظر إلى أن البريد الإلكتروني يعتبر أقل رسمية من الرسالة. من المهم أن تعرف أن هذه الكتابة تظل مع ذلك كتابة عملية ، حتى لو كانت تتميز بأسلوب أخف أو أكثر سهولة في الاستخدام. كيف تنجح في بريد إلكتروني احترافي؟ اكتشف الممارسات التي يجب اعتمادها في صياغة قواعد الفن.
يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني قصيرًا
من الواضح أن أول شيء سيقرأه المستلم هو موضوع بريدك الإلكتروني. هذا هو في الواقع السطر الوحيد الذي يظهر في البريد الوارد. وهذا هو سبب وجوب أن يكون موجزًا ودقيقًا وأنيقًا. وبالمثل ، يجب أن يحتوي على رابط بهدف بريدك الإلكتروني (إخطار ، إعلام ، دعوة ...). بمعنى آخر ، يجب أن يفهم المتلقي بسرعة ما هو ، بمجرد قراءة الموضوع.
يمكن صياغة موضوع البريد الإلكتروني في جملة اسمية ، جملة بدون كلمة ارتباط ، جملة من 5 إلى 7 كلمات ، جملة بدون مقال. فيما يلي بعض الأمثلة: "طلب معلومات" ، "طلب للحصول على منصب ..." ، "إلغاء تدريب CSE في 25 يناير" ، "دعوة إلى 10 سنوات للشركة X" ، "تقرير الاجتماع من … "، إلخ.
لاحظ أيضًا أن عدم وجود موضوع يمكن أن يجعل البريد الإلكتروني غير مرغوب فيه.
صيغة البداية
تسمى أيضًا صيغة المكالمة ، وهي تحدد الكلمات الأولى في البريد الإلكتروني. بمعنى آخر ، الكلمات هي التي تضمن التواصل مع المحاور.
تعتمد صيغة الاستئناف هذه بشكل خاص على العوامل التالية:
- علاقتك بالمتلقي: هل تعرف المتلقي؟ إذا كان الأمر كذلك في أي نقطة؟
- سياق الاتصال: رسمي أم غير رسمي؟
لذلك من الواضح أنك لن تخاطب رئيسًا بنفس الطريقة التي تخاطب بها زميلًا. وبالمثل ، إنها صيغة مختلفة ستستخدمها عند مخاطبة شخص غريب.
بعد صيغة الاستئناف تأتي الجملة الأولى من البريد الإلكتروني والتي يجب أن تكون مرتبطة بموضوع الكتابة المهنية.
نص البريد الإلكتروني
ضع في اعتبارك استخدام تقنية الهرم المقلوب لكتابة نص رسالتك الإلكترونية. يتكون هذا من البدء بالمعلومات الرئيسية للبريد الإلكتروني والتي غالبًا ما تكون موضوع البريد الإلكتروني. بعد ذلك ، سيتعين عليك استحضار المعلومات الأخرى بطريقة تنازلية ، أي من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية.
السبب الذي يدفعك إلى اتباع هذه الطريقة هو أن الجزء الأول من الجملة هو الأفضل قراءة والأكثر تذكرًا. في الجملة المكونة من 40 كلمة ، عادة ما تتذكر 30٪ فقط من الجزء الأول.
يجب كتابة بريدك الإلكتروني بجمل قصيرة ولغة يومية احترافية. بهذا المعنى ، تجنب المصطلحات الفنية وتأكد من وجود كلمات تربط بين الجمل.
أخيرًا ، لا تنس العبارة المهذبة لإنهاء بريدك الإلكتروني. ثم استخدم مجاملة موجزة في النهاية أثناء تكييفها مع سياق التبادل ولكن أيضًا مع علاقتك بالمتلقي.
