هناك العديد من المناسبات التي سيتعين على شركتك فيها إرسال خطاب شكوى ، سواء في سياق الفواتير غير المدفوعة ، أو مطالبة بالتعويض أو التعويض عن منتج غير متوافق من مورد ، وما إلى ذلك. . نقدم لك في هذه المقالة اثنين من نماذج البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا للشكوى.
قالب البريد الإلكتروني للمطالبة بسداد فاتورة
الشكوى من الفواتير غير المدفوعة هي أكثر أنواع الشكاوى شيوعًا داخل الشركات. يجب أن يكون هذا النوع من البريد الإلكتروني محددًا جدًا ومناسبًا للسياق بما يكفي بحيث يفهم المحاور ما هو عليه على الفور - وهذا سوف يتجنب ذهابًا وإيابًا ، خاصةً مع المحاورين الذين يحاولون تأجيل تاريخ الدفع!
إذا كان البريد الإلكتروني للمطالبة هو أول تذكير تم إرساله ، فهو إشعار رسمي. وبالتالي ، فهو جزء من إطار قانوني ويجب الاهتمام به بشكل جيد في حال كان ينبغي أن تذهب القضية إلى أبعد من ذلك لأنها يمكن أن تكون بمثابة دليل.
إليك نموذج بريد إلكتروني للمطالبة بفاتورة غير مدفوعة:
الموضوع: إشعار رسمي للفاتورة المتأخرة
سيداتي سادتي،
باستثناء الخطأ أو الإهمال من جانبنا ، لم نتلق دفع فاتورتك بتاريخ [التاريخ] ، بمبلغ [المبلغ المستحق] ، وانتهت صلاحيتها في [تاريخ الاستحقاق].
نطلب منك دفع هذه الفاتورة في أقرب وقت ممكن ، وكذلك التأخر في السداد. يُرجى الاطلاع على الفاتورة المعنية ، بالإضافة إلى الرسوم المتأخرة المحسوبة وفقًا للمادة L.441-6 2008 law 776-4 August 2008.
أثناء انتظار تسوية حسابك ، سنبقى تحت تصرفك لأي سؤال يتعلق بهذه الفاتورة.
اقبل ، سيدي / سيدتي ، التعبير عن تحياتنا الصادقة ،
[التوقيع] "
قالب البريد الإلكتروني للمطالبة بالتعويض أو الاسترداد
من الشائع أن تضطر شركة ما إلى المطالبة بالتعويض أو السداد ، سواء من موردها أو من شريك خارجي. الأسباب متعددة: قد يؤدي تأخير النقل كجزء من رحلة عمل أو منتج غير متوافق أو منتج وصل في حالة سيئة أو مطالبة أو أي ضرر آخر إلى تبرير كتابة مثل هذا البريد الإلكتروني.
مهما كان مصدر المشكلة ، سيكون هيكل البريد الإلكتروني الخاص بالمطالبة هو نفسه دائمًا. ابدأ بكشف المشكلة وطبيعة الضرر قبل تقديم مطالبتك. لا تتردد في اقتباس حكم قانوني لدعم طلبك.
نقترح نموذجًا للبريد الإلكتروني للشكوى موجه إلى مورد في حالة وجود منتج غير مطابق في أبعاده.
الموضوع: طلب استرداد لمنتج غير متوافق
سيداتي سادتي،
كجزء من العقد [رقم التعيين أو رقم العقد] الذي يربط شركتك بشركتنا ، طلبنا [الكمية + اسم المنتج] اعتبارًا من [date] ، بمبلغ إجمالي [مقدار الطلب].
لقد استلمنا المنتجات في [تاريخ الاستلام]. ومع ذلك ، فإنه لا يتوافق مع وصف الكتالوج الخاص بك. في الواقع ، الأبعاد المذكورة في الكتالوج الخاص بك هي [الأبعاد] ، في حين أن مقاييس المنتج المستلمة [الأبعاد]. يرجى الاطلاع على صورة مرفقة تشهد بعدم مطابقة المنتج المسلم.
بموجب المادة 211-4 من قانون المستهلك ، تفيد بأنك مطالبًا بتسليم منتج وفقًا لعقد البيع ، يُرجى إعادة أموال هذا المنتج حتى [المبلغ].
نتطلع إلى ردكم ، أرجو أن تقبلوا ، سيدتي / سيدي ، التعبير عن مشاعري المتميزة.
[التوقيع]
