Una lettera prufessiunale hè un documentu scrittu, chì assicura una relazione formale trà diversi interlocutori. Hà una struttura interna assai ordinaria. Essenzialmente scrittu in una pagina, o duie eccezziunale. A lettera prufessiunale cuntene u più spessu un sughjettu unicu. Sta struttura interna hà un vantaghju. U so pianu di scrittura pò stà uguale quantunque. Ovviamente, ci saranu cambiamenti datu l'ughjettivu. Tuttavia, sia una semplice richiesta d'infurmazioni, una dumanda, o ancu una lagnanza. U pianu di scrittura di a currispundenza prufessiunale fermerà praticamente immutatu.
Passatu, presente, avvene: un pianu trifase per una lettera prufessiunale di successu
L'usu di u passatu, di u presente è di u futuru, in sta ierarchia cronologica, si riferisce à u tritticu di u pianu di scrittura di una lettera prufessiunale. Hè u pianu simplice è efficace per implementà in tutte e situazioni. Per dumandà, trasmette informazioni, spiegà un sughjettu datu, o ancu cunvince u vostru lettore. Efficienza, chì hè ghjustificata in quantu àordine logicu osservatu in a so struttura.
U passatu: passu numeru 1 di u pianu
Scrivemu una lettera u più spessu, nantu à a basa di un precedente, una situazione iniziale o precedente. Pò esse una lettera ricevuta, una riunione, una visita, un'intervista telefonica, ecc. U scopu di scrive a prima parte di sta lettera hè di trasmette i motivi di l'inviu. O simpliciamente u cuntestu chì descrive a situazione. U ricordu di i fatti hè generalmente espressu in una stessa frase. Tuttavia, hè più cunveniente di custruisce sta frasa in sottusezioni. Per esempiu, pudemu avè e spressioni seguenti:
- Ricunnoscu a ricezione di a vostra lettera, informendu mi di ...
- In a vostra lettera datata ...
- Avete purtatu à a nostra cunniscenza ...
- In vista di u vostru comunicatu di stampa publicatu da u ghjurnale XXX (riferenza n ° 12345), avemu ghjustu prupostu ...
- Dopu avè effettuatu una verifica di u vostru contu, avemu trovu ...
In situazioni induve u mutivu di scrive a lettera ùn hè micca ligatu à un fattu passatu. À questu puntu avemu u primu paràgrafu di a lettera induve l'autore si presenta è u so stabilimentu. Poi cuntinuà specificendu a vostra dumanda o prupunendu i so vari servizii. Per esempiu, cum'è parte di una richiesta d'infurmazioni o di una pruposta di serviziu, pudemu avè e spressioni seguenti:
- Cum'è esperti in u settore di a securità, simu ghjunti cusì ....
- Avendu a soddisfazione di i nostri clienti in core, vulemu ...
- Semu assai felici d'annunzià chì avemu pianificatu per i nostri clienti ...
In u cuntestu di una applicazione spontanea (stasgiu o impiegu), pudemu ancu avè e spressioni quì sottu:
- A vostra impresa hà attiratu a mo attenzione è cum'è studiente in .........., mi piacerebbe candidà per un stage ...
- Recentemente graduatu in ...
U destinatariu à quale hè indirizzata a lettera deve, da u primu comma, capisce u sughjettu di a vostra lettera.
U presente: passu numeru dui di u pianu
Questa seconda parte di u pianu si riferisce à i motivi chì ghjustificanu a scrittura di a lettera à u tempu T. In quantu à a situazione precedente espressa in a prima parte. À questu livellu, si tratta di argumentà, informà, spiegà, o ancu interrugà. Sicondu a cumplessità di a situazione, sta parte pò esse scritta sia in un paràgrafu cumpletu sia presentà l'idea principale in una sola frase. Per esempiu, pudemu avè e spressioni seguenti:
- Notendu chì à a data di ... fattura n ° ... ùn hè micca cancellata, noi ...
- L'appartenenza à a nostra organisazione vi assicura ancu ...
- Malgradu u fattu chì u cuntrattu prevede l'iniziu di i travagli à a data di ..., osservemu cun stupore è avemu avutu difficoltà à capisce i ritardi segnalati da Mr. ...…….
L'avvene: passu numeru 3 di u pianu
Sta terza è ultima parte chjude i primi dui per raportà Esitu vene.
O esprimemu e nostre intenzioni, cum'è autore di a lettera, è pudemu cusì aduprà spressioni di u tippu:
- Oghje mi occuperaghju personalmente di l'inviu di l'articuli chì avete dumandatu
- Simu pronti à sustituì ... tenendu contu naturalmente di l'uriginale.
- Per piacè avvicinatevi à a biglietteria ...
O esprimemu un desideriu, dumandendu o incuraghjendu u destinatariu à agisce o reagisce. Pudemu cusì avè e formulazioni seguenti:
- Site invitatu à avvicinassi più di u comptoir
- Vi dumandu dunque di chjamà rapidamente i vostri esperti per ...
- A vostra promptità à risolve sta situazione hè aspittata cun fervore.
U scopu di scrive sta lettera pò esse accumpagnatu potenzialmente da un argumentu:
- Aghjusterete a situazione u più prestu pussibule (obiettivu) secondu e disposizioni generali è specifiche di u cuntrattu. (Argumentu)
- Pudete organizà a mo consegna u più prestu pussibule ? (Ughjettivu) Hè inutile di ramintà chì a consegna deve esse fatta à a data prevista, in vista di e vostre condizioni di vendita. (Argumentu)
Una formula educata, essenziale per chjode a vostra lettera prufessiunale !
Per finisce currettamente una lettera prufessiunale, hè di primura scrive una frase educata. Hè in realità una doppia formula educata, cumposta da una spressione, ma ancu da una formula di "pre-cunclusione".
O avemu una formula di cortesia, chì riflette una certa cordialità:
- Ricevi in anticipu i nostri ringraziamenti per ...
- Ci scusemu per sta situazione inaspettata
- Seraghju sempre dispunibule per discute lu in una riunione
- Pudete cuntattateci in ogni mumentu per ...
- Speremu chì st'offerta risponde à e vostre aspettative è simu di sicuru à a vostra dispusizione per più infurmazione.
O avemu una formula educata:
- Vi dumandemu di accettà, Signora, Signore, i nostri saluti.
- Per piacè crede, Signore, in l'espressione di i nostri migliori sentimenti.
- Per piacè accettate, Signora, i nostri saluti.
U vantaghju di stu pianu in a scrittura di una lettera prufessiunale hè da una parte a so sobrietà in a scrittura di u cuntenutu è da l'altra parte, a so simplicità di lettura vis-à-vis u destinatariu. Tuttavia, sta cronologia ùn hè micca raccomandata per contenuti più cumplessi è più lunghi.
