Presentamos Gmail para empresas (Google Workspace)

Empresa de Gmail, la aplicación incluida en Google Workspace es mucho más que una simple servicio de correo electrónico. Es una herramienta completa que ofrece una gama de funciones diseñadas para facilitar la comunicación, la colaboración y la gestión del tiempo dentro de su empresa. Pero para aprovechar al máximo estas funciones, sus colegas deben comprender cómo funcionan y cómo usarlas de manera efectiva. Como formador interno, ahí es donde entras tú.

Esta primera parte de nuestra guía completa de Gmail Enterprise le brindará una descripción general de las principales características de Gmail Enterprise y su utilidad en un contexto profesional.

Messagerie : En el corazón de Gmail Enterprise se encuentra su servicio de correo electrónico. Le permite enviar y recibir correos electrónicos, pero también ofrece muchas otras funciones, como la capacidad de crear etiquetas para organizar sus correos electrónicos, usar filtros para automatizar ciertas acciones y configurar respuestas automáticas.

Calendario : El calendario integrado de Gmail Enterprise le permite programar reuniones, establecer recordatorios para usted y ver cuándo están disponibles sus compañeros de trabajo. Incluso puede crear varios calendarios para diferentes aspectos de su trabajo.

Google Drive : Google Drive, parte de Google Workspace, le permite almacenar, compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Puede compartir archivos o carpetas completas con sus colegas y trabajar juntos en documentos en tiempo real.

Chatea y conoce : Gmail for Business también incluye Google Chat y Google Meet, que le permiten comunicarse con sus colegas mediante mensajería instantánea, llamadas de voz o videoconferencias.

Se puede acceder a todas estas funciones desde su cuenta de Gmail, lo que hace que Gmail for Business sea poderoso y conveniente. En las próximas secciones de esta guía, veremos cada una de estas características en detalle, brindándole consejos prácticos para usarlas de manera efectiva en su entrenamiento.

Funciones avanzadas de Gmail para empresas

Después de cubrir los conceptos básicos de Gmail Enterprise, es hora de pasar a algunas de las funciones avanzadas que hacen que esta herramienta sea tan poderosa. Dominarlos puede ayudar a sus colegas a trabajar de manera más eficiente y ahorrar tiempo todos los días.

1. Atajos de teclado : Gmail Enterprise ofrece una serie de atajos de teclado que le permiten navegar rápidamente por la bandeja de entrada y realizar diversas acciones sin tener que usar el mouse. Por ejemplo, presionando "c" puede redactar un nuevo correo electrónico, mientras que presionando "e" puede archivar el correo electrónico seleccionado. Puede encontrar la lista completa de métodos abreviados de teclado en la Ayuda de Gmail.

2. Respuestas sugeridas y escritura inteligente : estas funciones, impulsadas por la inteligencia artificial de Google, pueden ayudar a escribir correos electrónicos más rápido. Respuestas sugeridas ofrece respuestas cortas a correos electrónicos, mientras que Smart Compose ofrece oraciones para completa las que escribas.

3. Funcionalidad de delegación : con esta función, puede dar permiso a otra persona para administrar su bandeja de entrada. Esto puede ser especialmente útil para las personas que reciben muchos correos electrónicos y necesitan ayuda para administrarlos.

4. Integraciones : Gmail for Business se puede integrar con muchas otras aplicaciones, incluidas las que no son de Google. Por ejemplo, puede integrar Gmail con su administrador de tareas o CRM para rastrear correos electrónicos relacionados con proyectos o clientes específicos.

Al capacitar a sus colegas en estas funciones avanzadas, los ayudará a aprovechar al máximo Gmail for Business y a aumentar su productividad. En la siguiente sección, analizaremos algunas prácticas recomendadas para la capacitación de Gmail Enterprise.

Estrategias para una formación empresarial eficaz de Gmail

Ahora que tiene una sólida comprensión de las funciones básicas y avanzadas de Gmail Enterprise, es hora de pensar en cómo puede transmitir ese conocimiento a sus colegas de manera efectiva. Aquí hay algunas estrategias que puede adoptar:

1. Formación práctica : La mejor manera de aprender a usar una herramienta como Gmail for Business es hacerlo usted mismo. Cuando capacite a sus colegas, asegúrese de darles suficiente tiempo para explorar las funciones de Gmail por su cuenta y practicar las tareas específicas que deberán realizar en su trabajo diario.

2. Utiliza recursos de formación externos : Hay muchos recursos en línea que pueden ayudar a sus compañeros de trabajo a aprender a usar Gmail for Business. Por ejemplo, Google ofrece una centro de formación que cubre todas las características de Gmail en detalle. También hay videos de capacitación gratuitos en YouTube, como los del canal. WINDTOPIC.

3. Sesiones de preguntas y respuestas : organice sesiones periódicas de preguntas y respuestas en las que los compañeros de trabajo puedan hacer preguntas sobre las funciones de Gmail que no entienden o los problemas que tienen. Esta es una gran oportunidad para que brindes respuestas personalizadas y abordes problemas específicos que surjan en tu negocio.

4. Fomentar el autoaprendizaje : Anime a sus colegas a explorar Gmail Enterprise por su cuenta y trate de resolver sus propios problemas antes de pedirle ayuda. Esto les ayudará a desarrollar su confianza en sí mismos y ser más independientes.

Al implementar estas estrategias, puede ayudar a sus colegas a dominar Gmail Enterprise y convertirlo en una herramienta valiosa para su trabajo. ¡Buena suerte con tu entrenamiento!