Predstavljamo Gmail za podjetja (Google Workspace)
Gmail Enterprise, je aplikacija, vključena v Google Workspace, veliko več kot preprosta storitev elektronske pošte. Je popolno orodje, ki ponuja vrsto funkcij, namenjenih olajšanju komunikacije, sodelovanja in upravljanja časa v vašem podjetju. Če pa želite v celoti izkoristiti te funkcije, morajo vaši sodelavci razumeti, kako delujejo in kako jih učinkovito uporabljati. Kot interni trener ste tukaj na mestu.
Ta prvi del našega celotnega vodnika za Gmail Enterprise vam bo dal pregled glavnih funkcij Gmail Enterprise in njihovo uporabnost v poklicnem kontekstu.
sporočila : Srce Gmail Enterprise je njegova e-poštna storitev. Omogoča vam pošiljanje in prejemanje e-pošte, ponuja pa tudi številne druge funkcije, kot je možnost ustvarjanja oznak za organiziranje vaših e-poštnih sporočil, uporaba filtrov za avtomatizacijo določenih dejanj in konfiguracija samodejnih odgovorov.
Koledar : Vgrajeni koledar Gmail Enterprise vam omogoča načrtovanje sestankov, nastavitev opomnikov zase in ogled, kdaj so vaši sodelavci na voljo. Ustvarite lahko celo več koledarjev za različne vidike svojega dela.
Google Drive : Google Drive, del Google Workspace, vam omogoča shranjevanje, skupno rabo in sodelovanje pri dokumentih, preglednicah in predstavitvah. Datoteke ali celotne mape lahko delite s sodelavci in skupaj delate na dokumentih v realnem času.
Klepetajte in spoznajte : Gmail for Business vključuje tudi Google Chat in Google Meet, ki vam omogočata komunikacijo s sodelavci prek neposrednega sporočanja, glasovnega klica ali videokonference.
Vse te funkcije so dostopne iz vašega računa Gmail, zaradi česar je Gmail za podjetja zmogljiv in priročen. V naslednjih razdelkih tega vodnika si bomo podrobno ogledali vsako od teh funkcij in vam ponudili praktične nasvete za njihovo učinkovito uporabo pri vašem usposabljanju.
Napredne funkcije Gmail for Business
Potem ko smo obravnavali osnove Gmail Enterprise, je čas, da preidemo na nekatere napredne funkcije, zaradi katerih je to orodje tako zmogljivo. Njihovo obvladovanje lahko pomaga vašim sodelavcem pri učinkovitejšem delu in vsak dan prihrani čas.
1. Bližnjice na tipkovnici : Gmail Enterprise ponuja vrsto bližnjice na tipkovnici ki vam omogočajo hitro krmarjenje po mapi »Prejeto« in izvajanje različnih dejanj, ne da bi morali uporabiti miško. Na primer, s pritiskom na “c” lahko sestavite novo e-pošto, s pritiskom na “e” pa lahko izbrano e-pošto arhivirate. Celoten seznam bližnjic na tipkovnici najdete v pomoči za Gmail.
2. Predlagani odgovori in pametno pisanje : Te funkcije, ki jih poganja Googlova umetna inteligenca, lahko pomagajo pri hitrejšem pisanju e-poštnih sporočil. Predlagani odgovori ponujajo kratke odgovore na e-poštna sporočila, medtem ko Smart Compose ponuja stavke za dopolni tiste, ki jih pišeš.
3. Funkcionalnost delegiranja : S to funkcijo lahko drugi osebi dovolite upravljanje vaše mape »Prejeto«. To je lahko še posebej koristno za ljudi, ki prejemajo veliko e-poštnih sporočil in potrebujejo pomoč pri njihovem upravljanju.
4. Integracije : Gmail za podjetja je mogoče integrirati s številnimi drugimi aplikacijami, vključno s tistimi, ki niso Googlove. Gmail lahko na primer integrirate z upraviteljem opravil ali CRM za sledenje e-poštnim sporočilom, povezanim z določenimi projekti ali strankami.
Z usposabljanjem svojih sodelavcev o teh naprednih funkcijah jim boste pomagali čim bolje izkoristiti Gmail za podjetja in povečati njihovo produktivnost. V naslednjem razdelku bomo obravnavali nekaj najboljših praks za usposabljanje za Gmail Enterprise.
Strategije za učinkovito usposabljanje za podjetja Gmail
Zdaj, ko dobro razumete osnovne in napredne funkcije Gmail Enterprise, je čas, da razmislite o tem, kako lahko to znanje učinkovito prenesete na svoje sodelavce. Tukaj je nekaj strategij, ki jih lahko sprejmete:
1. Praktično usposabljanje : Najboljši način, da se naučite uporabljati orodje, kot je Gmail za podjetja, je, da to storite sami. Ko usposabljate svoje sodelavce, jim dajte dovolj časa, da sami raziščejo Gmailove funkcije in vadijo posebne naloge, ki jih bodo morali opravljati pri vsakodnevnem delu.
2. Uporabite zunanje vire usposabljanja : Na spletu je veliko virov, ki lahko pomagajo vašim sodelavcem pri učenju uporabe Gmaila za podjetja. Google na primer ponuja a center za usposabljanje ki podrobno pokriva vse funkcije Gmaila. Na YouTubu so tudi brezplačni videoposnetki za usposabljanje, kot so tisti na kanalu WINDTOPIC.
3. Seje vprašanj in odgovorov : Gostite redne seje vprašanj in odgovorov, kjer lahko sodelavci postavljajo vprašanja o funkcijah Gmaila, ki jih ne razumejo, ali o težavah, ki jih imajo. To je odlična priložnost, da zagotovite prilagojene odgovore in obravnavate specifična vprašanja, ki se pojavljajo v vašem podjetju.
4. Spodbujajte samostojno učenje : Spodbujajte svoje sodelavce, da sami raziščejo Gmail Enterprise in poskušajo sami rešiti svoje težave, preden vas prosijo za pomoč. To jim bo pomagalo razviti samozavest in postati bolj neodvisni.
Z izvajanjem teh strategij lahko svojim kolegom pomagate obvladati Gmail Enterprise in ga spremenite v dragoceno orodje za njihovo delo. Vso srečo pri treningu!
