E-posta, işyerinde ana iletişim araçlarından biridir. Ancak, bazıları kuralları unutma eğilimindedir. Bunun nedeni, e-postanın bir mektuptan daha az resmi olarak kabul edilmesidir. Daha hafif veya daha şenlikli bir tarza sahip olsa bile, yine de çalışan bir belge olarak kaldığını bilmek önemlidir. Profesyonel bir e-postada nasıl başarılı olunur? Sanatın kurallarında yazmak için benimsenecek uygulamaları keşfedin.
E-postanın konu satırı kısa olmalıdır
Alıcınızın okuyacağı ilk şey açıkça e-postanızın konusudur. Bu aslında gelen kutusunda görünen tek satırdır. Bu nedenle kısa, net ve düzgün olması gerekir. Aynı şekilde, e-postanızın amacı ile bir bağlantısı olmalıdır (bildirin, bilgilendirin, davet edin…). Başka bir deyişle, alıcı sadece konuyu okuyarak ne olduğunu çabucak anlamalıdır.
E-postanın konusu, nominal bir cümle, bağlantı kelimesi olmayan bir cümle, 5 ila 7 kelimelik bir cümle, makalesiz bir cümle şeklinde formüle edilebilir. İşte bazı örnekler: "bilgi talebi", "..." pozisyonu için başvuru, "25 Ocak ÖAM eğitiminin iptali", "X şirketinin 10 yıllık davetiyesi", "şirketten toplantı raporu". … ", vb.
Ayrıca, bir konunun olmamasının e-postayı istenmeyen hale getirebileceğini unutmayın.
başlangıç formülü
Çağrı formülü olarak da adlandırılan bu, e-postanın ilk sözcüklerini belirtir. Başka bir deyişle muhatap ile teması sağlayan kelimelerdir.
Bu itiraz formülü özellikle aşağıdaki faktörlere bağlıdır:
- Alıcıyla ilişkiniz: Alıcıyı tanıyor musunuz? Eğer öyleyse hangi noktada?
- İletişim bağlamı: resmi mi yoksa gayri resmi mi?
Bu nedenle, bir meslektaşınıza hitap edeceğiniz şekilde bir üstünüze hitap etmeyeceğiniz açıktır. Aynı şekilde bir yabancıya hitap ederken kullanacağınız farklı bir formüldür.
Temyiz formülünün ardından, profesyonel yazının konusuyla bağlantılı olması gereken e-postanın ilk cümlesi gelir.
E-postanın gövdesi
E-postanızın gövdesini yazmak için ters piramit tekniğini kullanmayı düşünün. Bu, çoğunlukla e-postanın konusu olan e-postanın ana bilgileriyle başlamaktan oluşur. Daha sonra diğer bilgileri azalan bir şekilde, yani en önemliden en önemsize doğru çağırmanız gerekecektir.
Bu yöntemi tercih etmenizin nedeni, bir cümlenin ilk bölümünün en iyi okunan ve en çok hatırlanan bölüm olmasıdır. 40 kelimelik bir cümlede, genellikle ilk bölümün sadece %30'unu hatırlarsınız.
E-postanız kısa cümlelerle ve profesyonel, günlük dilde yazılmalıdır. Bu anlamda teknik terimlerden kaçının ve cümleler arasında bağlantı sözcükleri olmasına dikkat edin.
Son olarak, e-postanızı bitirmek için kibar formülü unutmayın. Ardından, takasın bağlamına ve aynı zamanda alıcıyla olan ilişkinize uyarlarken sonunda kısa bir nezaket kullanın.
