Представляємо Gmail для бізнесу (Google Workspace)

Gmail Enterprise, програма, яка входить до складу Google Workspace, є набагато більшою, ніж простою служба електронної пошти. Це повний інструмент, який пропонує ряд функцій, призначених для полегшення спілкування, співпраці та управління часом у вашій компанії. Але щоб повною мірою скористатися перевагами цих функцій, ваші колеги повинні розуміти, як вони працюють і як їх ефективно використовувати. Як внутрішній тренер, ось де ви вступаєте.

Ця перша частина нашого повного посібника з Gmail Enterprise надасть вам огляд основних функцій Gmail Enterprise та їхню корисність у професійному контексті.

обмін повідомленнями : Серцем Gmail Enterprise є служба електронної пошти. Він дозволяє надсилати й отримувати електронні листи, а також пропонує багато інших функцій, наприклад можливість створювати мітки для впорядкування ваших електронних листів, використовувати фільтри для автоматизації певних дій і налаштовувати автоматичні відповіді.

Календар : вбудований календар Gmail Enterprise дозволяє планувати зустрічі, встановлювати нагадування для себе та бачити, коли ваші колеги доступні. Ви навіть можете створити кілька календарів для різних аспектів вашої роботи.

Google Drive : Диск Google, частина Google Workspace, дозволяє зберігати документи, електронні таблиці та презентації, ділитися ними та працювати над ними разом. Ви можете ділитися файлами або цілими папками з колегами та працювати разом над документами в реальному часі.

Побалакати та познайомитися : Gmail для бізнесу також включає Google Chat і Google Meet, які дозволяють спілкуватися з колегами за допомогою миттєвих повідомлень, голосових дзвінків або відеоконференцій.

Усі ці функції доступні з вашого облікового запису Gmail, що робить Gmail для бізнесу потужним і зручним. У наступних розділах цього посібника ми детально розглянемо кожну з цих функцій і надамо практичні поради щодо їх ефективного використання під час навчання.

Розширені функції Gmail для бізнесу

Після ознайомлення з основами Gmail Enterprise настав час перейти до деяких розширених функцій, які роблять цей інструмент таким потужним. Оволодіння ними може допомогти вашим колегам працювати ефективніше та щодня економити час.

1. Комбінації клавіш : Gmail Enterprise пропонує серію Гарячі клавіши які дозволяють швидко переміщатися по папці «Вхідні» та виконувати різні дії без використання миші. Наприклад, натиснувши «c», ви можете створити новий електронний лист, а натиснувши «e», ви можете архівувати вибраний електронний лист. Ви можете знайти повний список комбінацій клавіш у довідці Gmail.

2. Пропоновані відповіді та грамотне письмо : ці функції на базі штучного інтелекту Google можуть допомогти швидше писати електронні листи. Пропоновані відповіді пропонують короткі відповіді на електронні листи, тоді як Smart Compose пропонує пропозиції для завершіть ті, що ви пишете.

3. Функція делегування : за допомогою цієї функції ви можете надати іншій особі дозвіл на керування вашою папкою "Вхідні". Це може бути особливо корисно для людей, які отримують багато електронних листів і потребують допомоги в управлінні ними.

4. Інтеграції : Gmail для бізнесу можна інтегрувати з багатьма іншими програмами, у тому числі не від Google. Наприклад, ви можете інтегрувати Gmail із диспетчером завдань або CRM, щоб відстежувати електронні листи, пов’язані з конкретними проектами чи клієнтами.

Навчаючи своїх колег цим розширеним функціям, ви допоможете їм отримати максимальну віддачу від Gmail для бізнесу та підвищити продуктивність. У наступному розділі ми обговоримо деякі найкращі методи навчання Gmail Enterprise.

Стратегії ефективного навчання Gmail Enterprise

Тепер, коли ви добре розумієте основні та розширені функції Gmail Enterprise, настав час подумати, як ви можете ефективно передати ці знання своїм колегам. Ось кілька стратегій, які ви можете застосувати:

1. Практичне заняття : найкращий спосіб навчитися користуватися таким інструментом, як Gmail для бізнесу, — це зробити це самостійно. Навчаючи своїх колег, обов’язково дайте їм достатньо часу, щоб самостійно вивчити функції Gmail і відпрацювати конкретні завдання, які їм доведеться виконувати під час повсякденної роботи.

2. Використовуйте зовнішні навчальні ресурси : в Інтернеті є багато ресурсів, які можуть допомогти вашим колегам навчитися користуватися Gmail для бізнесу. Наприклад, Google пропонує a навчальний центр який детально охоплює всі функції Gmail. На YouTube також є безкоштовні навчальні відео, як і на каналі WINDTOPIC.

3. Сесії запитань і відповідей : Проводьте регулярні сесії запитань і відповідей, на яких колеги можуть ставити запитання про функції Gmail, які вони не розуміють, або проблеми, які у них виникають. Це чудова можливість для вас надати персоналізовані відповіді та вирішити конкретні проблеми, які виникають у вашому бізнесі.

4. Заохочуйте самонавчання : заохочуйте своїх колег дослідити Gmail Enterprise самостійно та спробувати вирішити власні проблеми, перш ніж звертатися до вас по допомогу. Це допоможе їм розвинути впевненість у собі та стати більш незалежними.

Впроваджуючи ці стратегії, ви можете допомогти своїм колегам освоїти Gmail Enterprise і зробити його цінним інструментом для їхньої роботи. Успіхів у навчанні!