በሙያዊ ሕይወትዎ ውስጥ፣ ብዙ ጊዜ የተቃውሞ ኢሜል መጻፍ ይኖርብዎታል። ይህ ለሥራ ባልደረባ፣ አጋር ወይም አቅራቢ ሊቀርብ ይችላል። ያነሳሳህ ምንም ይሁን ምን፣ በአድራሻዎችህ በቁም ነገር የሚወሰዱ አንዳንድ መስፈርቶችን ግምት ውስጥ ማስገባት አለብህ። ስለዚህ የዚህ ዓይነቱን መልእክት አጻጻፍ ጠንቅቆ ማወቅ አስፈላጊ ነው። የተቃውሞ ኢሜልዎን እንዴት ስኬታማ ማድረግ እንደሚችሉ እነሆ።
በእውነታው ላይ አተኩር
የተቃውሞ ኢሜይሉን በሚጽፉበት ጊዜ ስለእውነታዎች ጥብቅ መሆን አስፈላጊ ነው። በሌላ አነጋገር አንባቢው በፍጥነት አውድ እንዲረዳው ንጥረ ነገሮቹ በተጨባጭ ሁኔታ መቅረብ አለባቸው።
ስለዚህ ዝርዝሮችን እና አላስፈላጊ ዓረፍተ ነገሮችን አስወግዱ እና በምትኩ አስፈላጊ ነገሮችን እንደ እውነታዎች እና ቀኖች ይግለጹ። ተቀባዩ የኢሜልህን አላማ ሊረዳው የሚችለው በእነዚህ አካላት ነው። ግልጽ፣ ትክክለኛ እና ቀኑን የጠበቀ መረጃ ማቅረብ አለቦት።
ዐውደ-ጽሑፉን ከዚያም የኢሜይሉን ርዕሰ ጉዳይ ያመልክቱ
የተቃውሞ ኢሜል ሲጽፉ በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይሂዱ። እንደ “ይህን ኢሜል እየጻፍኩላችሁ ነው” ያሉ ቃላት አያስፈልጉዎትም ምክንያቱም እነዚህ መጠቆም የማያስፈልጋቸው ግልጽ ነገሮች ናቸው።
ቀኑን ሳይረሱ ቅሬታዎትን ያነሳሱትን እውነታዎች በግልፅ ካቀረቡ በኋላ። ስብሰባ፣ ሴሚናር፣ የኢሜል ልውውጥ፣ ሪፖርት ማድረግ፣ የቁሳቁስ ግዢ፣ የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ፣ ወዘተ ሊሆን ይችላል።
የሚጠብቁትን በተቻለ መጠን በግልጽ በመግለጽ ይቀጥሉ።
ሃሳቡ ተቀባዩ የኢሜልዎን አላማ እና ከእሱ የሚፈልጉትን ነገር በፍጥነት ሊረዳ ይችላል.
በንግግርህ ላይ ጨዋነት ላይ አተኩር
የተቃውሞ ኢሜል ለመጻፍ ጨዋ እና አጭር ዘይቤ ይጠይቃል። ይህ ልዩ ሁኔታ ስለሆነ, በእውነታው ላይ እና በጠበቁት ነገሮች ላይ ማተኮር ያስፈልግዎታል. ይህንን ለማድረግ የተግዳሮትዎን ፍሬ ነገር የሚያጠቃልሉ እና በየእለቱ ጨዋ በሆነ ቋንቋ የተጻፉ አጫጭር ዓረፍተ ነገሮችን ተጠቀም።
እንዲሁም ለዝግጅቱ ተስማሚ የሆነ ጨዋነት ያለው ሐረግ መጠቀምዎን ያረጋግጡ። "ከሠላምታ ጋር" እና "ከሠላምታ ጋር" በዚህ አይነት ልውውጥ መወገድ አለባቸው.
ፕሮፌሽናል ይሁኑ
ምንም እንኳን በጣም ደስተኛ ባይሆኑም የተቃውሞ ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ሙያዊ መሆንዎን ያረጋግጡ። እራስዎን ለመያዝ የተቻለዎትን ሁሉ ማድረግ አለብዎት ምክንያቱም ስሜቶች በፕሮፌሽናል ጽሁፍ ውስጥ አይደሉም.
ስለዚህ ስሜትህን በአንድም ሆነ በሌላ መንገድ የሚያጎሉ ቃላትን ከመጠቀም ተቆጠብ። ኢሜልዎ በእውነታ ላይ የተመሰረተ መሆኑ አስፈላጊ ነው።
ማስረጃ አያይዝ
በመጨረሻም፣ በተቃውሞ ኢሜል ውስጥ ስኬታማ ለመሆን፣ ማስረጃዎችን ከክርክርዎ ጋር ማያያዝ አስፈላጊ ነው። ለመጨቃጨቅ ትክክል መሆንህን በእርግጥ ለተቀባዩ ማሳየት አለብህ። ስለዚህ እንደ ማስረጃ ሊጠቀሙበት የሚችሉትን ማንኛውንም ሰነድ ያያይዙ እና በኢሜል ውስጥ ያስገቡት።
