ኢሜይሎችን የመላክ ጥበብን ይማሩ
ዛሬ ባለው የንግድ ዓለም፣ በኢሜል መገናኘት የማይቀር ሆኗል። Gmail፣ እንደ ዋና አካል ጉግል የስራ ቦታለዚህ ግንኙነት በጣም ጥቅም ላይ ከሚውሉ መሳሪያዎች ውስጥ አንዱ ነው. በቅርቡ ወደ አንድ ኩባንያ ለገባ እና የጂሜይል አካውንቱ በአይቲ ለተቀናበረ ተጠቃሚ፣ የኢሜል መላክን መሰረታዊ ነገሮች መረዳት በጣም አስፈላጊ ነው።
ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ, የመጀመሪያው እርምጃ የተቀባዩን ኢሜይል አድራሻ ማስገባት ነው. አለመግባባቶችን ወይም መዘግየቶችን ለማስወገድ ይህ አድራሻ ትክክል መሆኑን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። በመቀጠል የርዕሰ-ጉዳዩን መስመር መፃፍ ብዙውን ጊዜ የማይታለፍ ደረጃ ነው, ነገር ግን በጣም አስፈላጊ ነው. ግልጽ እና ትክክለኛ የርእሰ ጉዳይ መስመር ተቀባዩ ምን እንደሆነ ወዲያውኑ እንዲያውቅ ያስችለዋል፣ ይህም ኢሜይሎችን ለማስተዳደር እና ቅድሚያ ለመስጠት ቀላል ያደርገዋል።
የኢሜል አካልን መጻፍ ልዩ ትኩረት ይጠይቃል. በሙያዊ አውድ ውስጥ, አጭር, ግልጽ እና አክብሮት ማሳየት አስፈላጊ ነው. ተቀባዩ እንደሚረዳው እርግጠኛ ካልሆኑ በስተቀር ቃላቶችን ለማስወገድ ይመከራል። በመጨረሻም “ላክ” የሚለውን ቁልፍ ከመጫንዎ በፊት ኢሜልዎ ምንም ስህተት እንደሌለበት እና የተፈለገውን መልእክት በትክክል እንደሚያስተላልፍ ማረጋገጥ ሁል ጊዜ ማረም ጥሩ ነው።
ኢሜይሎችን መቀበል፡ መደርደር እና ማስተዳደር
ኢሜይሎችን መቀበል ለብዙ ባለሙያዎች የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴ ነው። በGmail፣ ኢሜይሎችን መቀበል ቀላል ነው፣ ነገር ግን እነዚህን መልዕክቶች እንዴት በብቃት ማስተዳደር እንደሚቻል ማወቅ ጊዜዎን እና ምርታማነትዎን ለማመቻቸት አስፈላጊ ነው።
Gmailን ስትከፍት መጀመሪያ የምታየው የገቢ መልእክት ሳጥንህ ነው። ሁሉንም ያልተነበቡ እና የቅርብ ጊዜ ኢሜይሎችን ይዟል። ያልተነበበ ኢሜል በደማቅ መልክ ይታያል, ይህም ከሌሎች ለመለየት ቀላል ያደርገዋል. ኢሜልን ጠቅ በማድረግ በዝርዝር ማንበብ ይችላሉ።
ጂሜይል ኢሜይሎችን እንደ “ዋና”፣ “ማስተዋወቂያዎች” ወይም “ማሳወቂያዎች” ባሉ የተለያዩ ምድቦች እንደሚከፋፍል ልብ ማለት ያስፈልጋል። ይህ ምደባ አስፈላጊ ኢሜይሎችን ከዝቅተኛ ቅድሚያ ከሚሰጣቸው ለመለየት ይረዳል። ኢሜል በተሳሳተ መንገድ ከተከፋፈለ በቀላሉ ወደሚፈለገው ምድብ በመጎተት ማንቀሳቀስ ይችላሉ።
የተቀበሉ ኢሜይሎችን የማስተዳደር ሌላው አስፈላጊ ገጽታ መለያዎችን መጠቀም ነው። ኢሜይሎችን በፕሮጀክት፣ በደንበኛ ወይም በሌላ በማንኛውም መስፈርት እንድትመድቡ ያስችሉሃል። ለምሳሌ፣ በአንድ የተወሰነ ፕሮጀክት ላይ እየሰሩ ከሆነ፣ የፕሮጀክቱን ስም የያዘ መለያ መፍጠር እና ከፕሮጀክቱ ጋር ለተያያዙ ኢሜይሎች ሁሉ መለያውን መስጠት ይችላሉ።
በመጨረሻም የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ማደራጀት ወሳኝ ነው። የኢሜይሎችን በመደበኛነት ሰርዝ ወይም በማህደር አስቀምጪ የመረጃ መጨናነቅን ለማስቀረት እና ለወደፊቱ ልዩ ኢሜይሎችን ለማግኘት ቀላል ለማድረግ።
ኢሜይሎችን መመለስ፡ ቅልጥፍና እና ሙያዊነት
ለኢሜይሎች ምላሽ መስጠት ዛሬ ባለው ሙያዊ ዓለም ውስጥ አስፈላጊ ችሎታ ነው። ፈጣን እና በደንብ የተዘጋጀ ምላሽ በተያዘው እድል እና ባመለጠው እድል መካከል ያለው ልዩነት ሊሆን ይችላል። Gmail፣ እንደ ዋና የመገናኛ መሳሪያ፣ ይህን ተግባር ቀላል ለማድረግ በርካታ ባህሪያትን ይሰጣል።
ምላሽ የሚፈልግ ኢ-ሜል ሲደርስዎት ምክንያታዊ በሆነ ጊዜ ውስጥ እንዲያደርጉት ይመከራል። ይህ ሙያዊነትዎን እና ለተግባራቂዎችዎ ያለዎትን ቁርጠኝነት ያሳያል። Gmail ፈጣን ምላሽ ባህሪን ያቀርባል፣ እሱም በተቀበለው ኢሜይል ይዘት ላይ ተመስርተው አውቶማቲክ ምላሾችን ይጠቁማል። ምቹ ቢሆንም፣ ሁኔታውን በተሻለ ለማስማማት እነዚህን ምላሾች ማበጀት ሁልጊዜ ጥሩ ሀሳብ ነው።
ቅርጸት እንዲሁ ወሳኝ ነው። Gmail ጽሑፍዎን ለማበልጸግ፣ አገናኞችን ለማስገባት ወይም ዓባሪዎችን ለመጨመር የቅርጸት መሣሪያ አሞሌን ይሰጣል። ረጅም የጽሑፍ ብሎኮችን በማስወገድ መልእክትዎ ግልጽ እና የተዋቀረ መሆኑን ያረጋግጡ። በቀላሉ ለማንበብ አጫጭር አንቀጾችን እና ቀላል ዓረፍተ ነገሮችን ይጠቀሙ።
በመጨረሻም ምላሽዎን ከመላክዎ በፊት የፊደል አጻጻፍ ወይም ሰዋሰዋዊ ስህተቶችን ለማስወገድ ሁል ጊዜ ያርሙ። Gmail የተሳሳቱ ቃላትን የሚያጎላ አብሮ የተሰራ የፊደል አራሚ አለው። በጥሩ ሁኔታ የተጻፈ ምላሽ የእርስዎን ሙያዊነት የሚያንፀባርቅ እና የጠያቂዎችዎን እምነት ይገነባል።
በጂሜይል ለሚላኩ ኢሜይሎች ምላሽ የመስጠት ጥበብን በመማር፣ የንግድ ግንኙነቶችዎን ያሳድጋሉ እና የስራ ግንኙነቶን ያጠናክራሉ።
