إن تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع ليس أمرًا سهلاً دائمًا. ما إذا كان ينبغي إعداد تقرير أو تقرير ، أن يكتب على الورق كل ما يقال يتطلب تقنية معينة.
فيما يلي نصائح للحصول على ملاحظات فعالة في الاجتماعات ، نصائح بسيطة لوضعها ستوفر عليك الكثير من الوقت.
تدوين الملاحظات في اجتماع ، الصعوبات الرئيسية:
كما لاحظت على الأرجح ، هناك فرق ملحوظ بين سرعة الكلام وسرعة الكتابة.
في الواقع ، يتحدث المتحدث في متوسط كلمات 150 في الدقيقة أثناء الكتابة لا نتجاوز عادةً كلمات 27 في الدقيقة.
لكي تكون فعالاً ، يجب أن تكون قادرًا على الاستماع والكتابة في نفس الوقت ، الأمر الذي يتطلب تركيزًا معينًا ومنهجية جيدة.
لا تهمل التحضير:
من المؤكد أن هذا هو أهم خطوة ، لأنه يعتمد على نوعية ملاحظتك في الاجتماع.
لا يكفي أن تصل إلى اجتماع مع المفكرة الخاصة بك تحت ذراعك ، عليك أن تعد نفسك ولهذا نصيحتي:
- استرجاع جدول الأعمال في أقرب وقت ممكن ،
- تعرف على الموضوعات المختلفة التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع ،
- تأخذ بعين الاعتبار المرسل (المرسل إليهم) من التقرير وتوقعاتهم ،
- لا تنتظر ذلك اللحظة الأخيرة لتحضيرك
في إعدادك ، ستحتاج أيضًا إلى اختيار الأداة المناسبة لك لتدوين الملاحظات.
إذا كنت تفضل الورق ، ففكر في استخدام كمبيوتر محمول صغير أو نوتة ، واحصل على قلم يعمل بشكل صحيح.
وإذا كنت تفضل استخدام ملاحظات رقمية ، فتذكّر التحقق من امتلاكك بطارية كافية على جهازك اللوحي أو الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي.
لاحظ الأساسي:
أنت لست خارقة لذا لا تتوقع كتابة كل شيء.
خلال الاجتماع ، لاحظ أن ما هو مهم ، وفرز الأفكار ، وحدد فقط المعلومات المفيدة لتحقيق تقريرك.
تذكر أيضًا أن تلاحظ ما لا يمكن تذكره مثل التواريخ أو الأرقام أو أسماء المتحدثين.
استخدم كلماتك:
ليس من الضروري نسخ كلمة بكلمة ما تقوله. إذا كانت الجمل طويلة ومعقدة ، فسوف تواجه صعوبة في المواصلة.
لذلك ، تدوين الملاحظات بكلماتك ، سيكون ذلك أبسط وأكثر مباشرة ويسمح لك بكتابة تقريرك بسهولة أكبر.
قم بإعداد تقريرك فورًا بعد الاجتماع:
حتى لو كنت قد لاحظت ملاحظات ، فمن المهم أن تغمر نفسك في تقرير مباشرة بعد الاجتماع.
ستظل في "عصير" وبالتالي أكثر قدرة على نسخ ما لاحظته.
أعد قراءة نفسك ، ووضح أفكارك ، وقم بإنشاء عناوين وترجمات.
هنا أنت الآن على استعداد لتدوين الملاحظات بكفاءة في الاجتماع القادم. الأمر متروك لك لتعديل هذه النصائح لطريقتك في العمل ، فستكون أكثر إنتاجية.
