اكتب أن تقرأ
أرسل لك أحد الزملاء بريدًا إلكترونيًا بشأن اجتماع لديك في غضون ساعة. من المفترض أن يحتوي البريد الإلكتروني على المعلومات الأساسية التي تحتاج إلى تقديمها كجزء من مشروع مهم.
لكن هناك مشكلة: البريد الإلكتروني مكتوب بشكل سيء لدرجة أنك لا تستطيع العثور على البيانات التي تحتاجها. هناك أخطاء إملائية وجمل غير كاملة. الفقرات طويلة جدًا ومربكة لدرجة أنها تستغرق ثلاثة أضعاف الوقت الذي تستغرقه للعثور على المعلومات التي تريدها. ونتيجة لذلك ، فأنت غير مستعد للاجتماع كما كنت تأمل.
هل سبق لك أن واجهت وضعا مشابها لهذا؟ في عالم مثقل بالمعلومات ، من الضروري التواصل بوضوح ودقة وفعالية. ليس لدى الأشخاص الوقت الكافي لقراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، وليس لديهم الصبر لتفسير رسائل البريد الإلكتروني التي تم إنشاؤها بشكل سيئ وحيث تنتشر المعلومات المفيدة في كل مكان.
بالإضافة إلى الخاص بك مهارات الكتابة جيدة ، كان الانطباع الذي تتركه أفضل لمن حولك ، بما في ذلك رئيسك وزملائك وعملائك. أنت لا تعرف أبدًا إلى أي مدى ستأخذك هذه الانطباعات الجيدة.
في هذه المقالة ، سنرى كيف يمكنك تحسين مهاراتك في الكتابة وتجنب الأخطاء الشائعة.
الجمهور والشكل
الخطوة الأولى للكتابة بوضوح هي اختيار التنسيق المناسب. هل تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني غير رسمي؟ اكتب تقرير مفصل؟ أو كتابة خطاب رسمي؟
سيحدد التنسيق ، جنبًا إلى جنب مع جمهورك ، "صوت الكتابة" ، أي إلى أي مدى يجب أن تكون النغمة رسمية أو مريحة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل ، فهل يجب أن يكون له نفس نغمة رسالة بريد إلكتروني إلى صديق؟
بالتأكيد لا.
ابدأ بتحديد من سيقرأ رسالتك. هل هو لكبار المديرين التنفيذيين أم الفريق بأكمله أم لمجموعة صغيرة تعمل على ملف معين؟ في كل ما تكتبه ، يحتاج القراء أو المستلمون إلى تحديد نبرة صوتك بالإضافة إلى جوانب المحتوى.
تكوين واسلوب
بمجرد أن تعرف ما تكتبه ومن تكتبه ، يجب أن تبدأ الكتابة.
غالبًا ما تكون شاشة الكمبيوتر البيضاء الفارغة مخيفة. من السهل أن تتعثر لأنك لا تعرف كيف تبدأ. جرب هذه النصائح لإنشاء المستند وتنسيقه:
- ابدأ مع جمهورك: تذكر أن قرائك قد لا يعرفون شيئًا عما تخبرهم به. ما الذي يجب أن يعرفوه أولاً؟
- وضع خطة: هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تكتب مستندًا أطول ، مثل تقرير أو عرض تقديمي أو خطاب. تساعدك المخططات التفصيلية في تحديد الخطوات التي يجب اتباعها بالترتيب وتقسيم المهمة إلى معلومات يمكن إدارتها.
- جرب القليل من التعاطف: على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا للمبيعات للعملاء المحتملين ، فلماذا يجب أن يهتموا بمنتجك أو عرض مبيعاتك؟ ما هي الفائدة بالنسبة لهم؟ تذكر احتياجات جمهورك في جميع الأوقات.
- استخدم المثلث الخطابي: إذا كنت تحاول إقناع شخص ما بفعل شيء ما ، فتأكد من توضيح سبب وجوب الاستماع إليك ، وتقديم رسالتك بطريقة تشرك جمهورك ، وتقديم المعلومات بطريقة عقلانية ومتماسكة.
- تحديد موضوعك الرئيسي: إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد الموضوع الرئيسي لرسالتك ، فتظاهر بأن لديك 15 ثانية لشرح موقفك. ماذا تقولون ؟ ربما يكون هذا هو موضوعك الرئيسي.
- استخدم لغة بسيطة: ما لم تكن تكتب بحثًا علميًا ، فمن الأفضل عادةً استخدام لغة بسيطة ومباشرة. لا تستخدم الكلمات الطويلة فقط لإثارة إعجاب الناس.
الهيكلية
يجب أن يكون المستند الخاص بك سهل الاستخدام قدر الإمكان. استخدم العناوين والعناوين الفرعية والرموز النقطية والأرقام قدر الإمكان لفصل النص.
بعد كل شيء ، ما الذي يمكن أن يكون أسهل في القراءة: صفحة مليئة بفقرات طويلة أو صفحة مقسمة إلى فقرات قصيرة مع عناوين أقسام ونقاط؟ ستتم قراءة المستند الذي يسهل مسحه ضوئيًا أكثر من مستند يحتوي على فقرات طويلة ومكثفة.
يجب أن تجذب العناوين انتباه القارئ. غالبًا ما يكون استخدام الأسئلة فكرة جيدة ، خاصةً في نص الإعلان ، لأن الأسئلة تساعد في إبقاء القارئ مهتمًا وفضوليًا.
في رسائل البريد الإلكتروني والمقترحات ، استخدم عناوين قصيرة وقابلة للواقع ، مثل تلك الموجودة في هذه المقالة.
إضافة الرسومات هي أيضًا طريقة ذكية لفصل النص. هذه الوسائل البصرية لا تسمح للقارئ فقط بلفت انتباهه على المحتوى ، ولكن أيضا لتوصيل معلومات مهمة أسرع بكثير من النص.
الأخطاء النحوية
ربما تعلم أن الأخطاء في بريدك الإلكتروني ستجعل عملك يبدو غير احترافي. من الضروري تجنب الأخطاء الجسيمة عن طريق الحصول على مدقق إملائي ومراجعة التهجئة قدر الإمكان.
في ما يلي بعض الأمثلة على الكلمات الشائعة الاستخدام:
- أرسل / أرسل / أرسل لك
الفعل "إرسال" كونه الفعل من المجموعة الأولى ، سوف يكتب المرء دائما في الشخص الأول من المفرد "أبعث" مع "ه". "الشحن" بدون "e" هو اسم ("شحنة") وقد يكون الجمع: "شحنات".
- انضممت لك / انضممت لك
سوف يكتب المرء دائما "أنا أنضم إليك" مع "ق". "المشترك" مع "t" هو تصريف الشخص الثالث المفرد "ينضم".
- الموعد النهائي / الموعد النهائي
حتى إذا كان "الوفير" مثبتًا على اسم نسائي ، لا تستسلم للإغراء ودائماً ما يكتب "الوفير" بدون "e".
- توصية / توصية
إذا كتبنا باللغة الإنجليزية "توصية" مع "e" ، باللغة الفرنسية ، فإننا نكتب دائمًا "توصية" مع "a".
- هل هناك / هناك / هناك
نضيف حرف "t" euphonic في صيغ الاستفهام لتسهيل النطق ومنع حرفين متحركين على التوالي. لذلك سنكتب "هل هناك".
- من حيث / من حيث
واحد لا يكتب أبدا "من حيث" دون "ق". هناك بالفعل "مصطلحات" عدة في استخدام هذا التعبير.
- من بين /
احرص على عدم تضليلك بكلمة "باستثناء" التي تنتهي بـ "s". واحد لا يكتب أبدا "بين" مع "ق". إنه حرف الجر وهو غير ثابت.
- كما اتفق / على النحو المتفق عليه
حتى الملصقة على اسم نسائي ، "كما هو متفق عليه" دائمًا لا يتغير ولا يأخذ "e".
- الصيانة / الخدمة
لا تخلط بين الاسم والفعل. يصف اسم "مقابلة" بدون "t" تبادل أو "مقابلة عمل". الفعل المترافق في الشخص الثالث من "يحتفظ" المفرد يستخدم عندما يتعلق الأمر بالقيام بعمل الحفاظ على شيء ما.
لن يكون بعض قرائك مثاليين في التهجئة والقواعد. قد لا يلاحظوا إذا ارتكبت هذه الأخطاء. لكن لا تستخدم هذا كذريعة: سيكون هناك عادة أشخاص ، وخاصة كبار التنفيذيين ، الذين سوف يلاحظون!
لهذا السبب ، يجب أن يكون أي شيء تكتبه ذا جودة مقبولة لجميع القراء.
التحقق
السرعة هي العدو الذي يجابه التدقيق اللغوي الجيد. يندفع الكثير من الناس عبر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، ولكن هذه هي الطريقة التي تفوتك بها الأخطاء. اتبع هذه التعليمات للتحقق مما كتبته:
- تحقق من رؤوسك وتذييلاتك: غالبًا ما يتجاهلهم الناس للتركيز فقط على النص. فقط لأن الرؤوس كبيرة وجريئة لا يعني أنها خالية من الأخطاء!
- اقرأ الرسالة الإلكترونية بصوت عالٍ: هذا يفرض عليك أن تذهب أبطأ ، مما يعني أنك أكثر عرضة للكشف عن الأخطاء.
- استخدم إصبعك لمتابعة النص أثناء قراءته: إنه شيء آخر يساعدك على الإبطاء.
- تبدأ في نهاية النص الخاص بك: إعادة قراءة جملة من النهاية إلى البداية ، يساعدك على التركيز على الأخطاء وليس المحتوى.
