في هذه المقالة ، نعرض لك كيفية الرد بشكل رسمي ، عن طريق البريد الإلكتروني ، إلى زميل يطلب منك معلومات في السياق المهني. سوف تجد أيضا قالب البريد الإلكتروني لمتابعة كل إجاباتك.
الاستجابة لطلب المعلومات
عندما يسأل أحد الزملاء ، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو شفاهة ، عن سؤال يتعلق بعملك ، فمن الطبيعي أن تحاول مساعدته وتزويده بإجابة مدروسة وناجحة. في كثير من الأحيان ، سوف تضطر إلى العودة إليه عن طريق البريد الإلكتروني ، إما لأن عليك أن تأخذ الوقت الكافي للتحقق من المعلومات مع التسلسل الهرمي الخاص بك ، أو لأن الإجابة تتطلب بعض الأبحاث منك. على أي حال ، يجب أن تجيب عليه من خلال رسالة بريد إلكتروني ودية ، مهذبة وفوق كل شيء ، الذي سيقدم له شيئًا يتعلق بطلبه.
بعض النصائح للرد على زميل يطلب منك معلومات
قد لا يكون لديك الجواب. بدلاً من إخباره بأي شيء ، أشره إلى شخص يعرفه بشكل أفضل لإعلامه. أهم شيء فعله هو أن تجيبه على أنك لا تعرف ، أشر. يجب أن تعطى دائما فرصة للارتداد ، لأن الهدف هو مساعدته.
إذا كان لديك إجابة ، فخذ الوقت الكافي للتحقق منها ، لإكمالها ، بحيث يكون البريد الإلكتروني الخاص بك كافيًا له وأنه لا يتعين عليه البحث عن معلومات إضافية في مكان آخر.
يجب أن يوضح لك إتمام بريدك الإلكتروني أنك ستبقى تحت تصرفه إذا كان لديه أي أسئلة أخرى ، مباشرة بعد بريدك الإلكتروني أو حتى في وقت لاحق.
نموذج البريد الإلكتروني للرد على طلب المعلومات من أحد الزملاء
إليك نموذج بريد إلكتروني للرد على طلب زميلك للمعلومات:
الموضوع: طلب معلومات.
[اسم الزميل] ،
أعود إليك باتباع طلبك المتعلق بـ [object of the request].
ستجد مرفق مجلد يحتوي على القضايا الرئيسية لهذا الموضوع والتي ، كما أعتقد ، يمكن أن تساعدك كثيرا. كما أنني وضعت [اسم زميل] في نسخة من هذا البريد الإلكتروني ، لأنه سيساعدك بشكل أفضل ، فقد عمل كثيرًا في هذا المشروع.
أظل تحت تصرفكم إذا كانت لديك أسئلة أخرى ،
بيين cordialement
[التوقيع] "
