ملاءمة التقرير هو أنه يعطيك جميع المعلومات دون الحاجة إلى الذهاب من خلال صفحات مائة. إذا كان علينا أن نقتصر على نسخ التبادلات أثناء الاجتماعات ، فستكون لديك وثائق بحجم كبير. ولكن يتم تجنب ذلك عند الانتهاء من التقارير وخاصة عندما يتم ذلك باستخدام المنهجية الصحيحة. في ورش العملوالندوات والبعثات ، وتناقش العديد من النقاط ، وتقدم العروض الطويلة ، ويتم تحديد التحديات الثقيلة. يجب تقديم كل هذا لموظفي الشركة أو الإكليريكيين أو رعاة العمليات. ثم، كيفية كتابة تقرير ذي صلة في هذا المجال ؟ كتابته ليست مهمة سهلة ، خاصة إذا كان عليك إبراز جميع العناصر الإلزامية في التقرير.
العامة والخصوصيات في كتابة التقرير
يجب أن يقدم التقرير بالكامل القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع وكذلك الموضوعات التي تمت دراستها. يجب أن تقدم الخطوط العامة التي تم طرحها خلال المحادثات. وهو معيار موثوق لجميع موظفي الشركة. في الواقع ، لا يمكن أن يكون الجميع في اجتماعات في نفس الوقت بسبب المرض أو غيره. لذلك ، يسمح التقرير بأن يكون على نفس مستوى المعلومات مثل الآخرين. ال كتابة تقرير يتم تقديمها في شكل كتابة ، فهي مختلفة تمامًا عن الدقائق أو البيانات البسيطة للمناقشات.
إذا تم تقديم المستندات في الاجتماع ، فيجب ذكرها. ضع أيضًا المواقع التي يمكن العثور عليها أو العثور عليها ، وصنع نسخة فوتوغرافية سترفقها على تقريرك. عند اتخاذ القرارات التي ينبغي اتخاذها ، سيكون من الضروري تحديد من سيقوم بتنفيذها. بنفس الطريقة ، سيكون من الضروري تسليط الضوء على وقت التنفيذ المحدد خلال الاجتماع. بمجرد تحديد هذه الإجراءات ، سيكون من السهل إعطاء الكلمة لفناني الأداء في الاجتماعات القادمة للحصول على ملخصات لما تم إنجازه بشكل ملموس. اكتب تقريراومطالب بالعناية بالحيادية المطلقة والنقاط التي يجب تصحيحها والصعوبات التي تمت مواجهتها أثناء الاجتماع. قدم أيضًا جميع الإيجابيات التي تم ملاحظتها.
تعرف على كيفية كتابة تقرير ذي صلة
Un التقرير ذات الصلة يجب كتابتها في غضون ساعات من الحدث. إذا انتظرت الأيام التالية ، فمن المؤكد أنك ستترك بعض المعلومات الحيوية. بنفس الطريقة ، يتيح لك الكتابة الفورية وضع جميع الأحداث في سياقها. الخلاصة هي الكلمة الأساسية في كتابة تقرير جيد. جميع المعلومات اللازمة للقارئ يجب أن تبرز بشكل مباشر. تجنب زائدة أو تدور لفترة طويلة جدا. اذهب مباشرة إلى النقطة.
من أجل اكتب تقريرا جيدا، من الضروري عرض النقاط التي تهم جدول الأعمال. أنشئ نصًا منظمًا بشكل مثالي لأنه سيجعل القراءة أكثر سلاسة. بشكل عام ، يعتبر العرض التقديمي في المقدمة والتطور والخاتمة وثيقة مناسبة. يمكن أن يكون لديك العديد من الفقرات في نص التقرير مثل النقاط التي تمت دراستها. الخطة هي أيضا أن تؤخذ على محمل الجد. ستضع خطة تحليلية إذا كان هناك مصدر قلق واحد قد تناول الاجتماع بأكمله. من ناحية أخرى ، إذا تمت تسوية العديد من النقاط ، فسيتعين عليك وضع خطة موضوعية تعرضها بترتيب تنازلي من حيث الأهمية. على مستوى خاتمة التقرير ، سيكون من الضروري أن تبرز بوضوح النقاط التي لا يزال يتعين دراستها. نفس الشيء بالطبع للمهام التي لا تزال بحاجة إلى التنفيذ. أخيرًا ، لكتابة تقرير ذي صلة ، سيكون من الأفضل أن يكون لديك معرفة دقيقة إلى حد ما في المجال الذي ستتم فيه مناقشة الأسئلة. هذا سيجعل من الممكن إنتاج نصوص قصيرة وتركيبية ، مع المصطلحات المناسبة.
معايير لكتابة تقرير
لاحظ معايير لكتابة تقرير أمر أساسي ، فهو يجعل من الممكن أن تكون موضوعيًا ومخلصًا للأحداث. يجب تجنب الإدلاء بآراء شخصية أو الإعجاب بما تقرر. يجب تجنب تدوين جميع خطابات المشاركين في الاجتماع. يجب أن تقتصر على ذكر جوهر ما قيل ، الخطوط العريضة.
لتحقيق ذلك ، تقع على عاتقك مسؤولية اختيار المعلومات. في الفرز الخاص بك ، تجنب بشكل خاص التركيز على الملحقات بينما لا يظهر المدير من التقرير. ابذل جهدًا حقيقيًا لتلخيص وترتيب المعلومات حسب ترتيبها حسب الأهمية.
تجنب استخدام المصطلحات الشخصية ، وبعبارة أخرى ، تجنب "أنا" وكذلك "نحن" ، كل ذلك يشير إلى المشاركة الشخصية للمؤلف. بما أنك يجب أن تظل محايدا قدر الإمكان ، لا تستخدم الصفات أو الظروف. كن حذرًا لتقليل التكرار في النص الخاص بك.
وبالمثل ، يجب حظر جميع التعليقات التي تبتعد عن المناقشة. من المهم أيضًا مراقبة قواعد اللغة والمفردات الخاصة بك تهجئة الخاص بك. يجب أن تكون الفرنسية التي ستستخدمها خالية من العيوب.
اختر نمط كتابة التقرير
قبل أن تبدأ ، فكر أولاً في اختيار نمط كتابة التقرير الذي ستفعله:
- النمط الشامل للمبتدئين
إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تحتاجها اكتب تقريرامن الأفضل لك اختيار النمط الشامل. هذا النمط أكثر ملاءمة عند تقديم العروض التقديمية في الندوة أو الاجتماع باستخدام برنامج PowerPoint. لذلك سيكون من الضروري تجنب تقليل المعلومات دون داع. ومع ذلك ، سيكون من الضروري التفكير في إعادة تشغيل النسخ ، لتجنب قول كل شيء ، والذي لن يعد تقريرًا. لاختيار هذا النمط ، يجب أن تكون قد حرصت على تسجيل الندوة.
يمكنك إحضار جهاز مناسب أو طلب التسجيلات التي تجريها غرفة التحكم عندما تكون الغرفة مجهزة. إذا كنت لا ترغب في التسجيل ، قم بتدوين الملاحظات عن طريق تقصير أكبر قدر ممكن. كن فعال وسريع. يجب أن تكون جميع الوثائق التي ستتم مشاركتها خلال الندوة في حوزتك. بالنسبة لهذه المستندات ، يمكنك ببساطة إرفاقها بالدقائق. ليست هناك حاجة للتكرار. فقط تأكد من تضمينها في نص التقرير.
- نمط مختلط
سيكون لها أسلوب مباشر ومحايد تماما. في حالات الجدال ، من الأنسب اختيار صيغة اسمية. يتيح هذا النموذج ذكر الاسم والاسم الأول والخدمات التي يمثلها كل من المتحدثين.
- على مستوى النموذج
إبراز التاريخ والمشاركين والبرنامج الذي تم اتباعه خلال الاجتماعات. تأكد من أن معلوماتك موثوقة قدر الإمكان عن طريق تحديثها مع تقدم الندوة.
ما هي المعلومات التي يجب العثور عليها في التقرير؟
من أجل تقرير عن اجتماعيجب أن تبدأ بإسم الشركة المعنية. ضع أيضا إحداثيات ذلك. في وقت لاحق ، تسليط الضوء على عنوان الوثيقة وهوية الشخص الذي كتبها. أضف أيضًا تاريخ اجتماعك ، بالإضافة إلى المكان الذي تقام فيه. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون من الضروري حساب الأشخاص الذين شاركوا بالفعل في الاجتماع. أذكر أيضا الغائبين وكذلك أولئك الذين قدموا عذر لغيابهم.
من بين كل هؤلاء الأشخاص ، قم أيضًا بتسليط الضوء على وظائف كل منهم داخل الشركة. بعد ذلك ، حدد الغرض من اجتماعك ، والذي يشار إليه عادة باسم جدول الأعمال. ثم قم بتقديم الموضوعات التي تمت مناقشتها من خلال وضع عناوين لكل منها. سيكون من الضروري أن تبرز بوضوح القرارات المتخذة في نهاية المناقشات. لا تنسى أن تضع توقيعك ، فمن المهم أن نعرف هوية الشخص الذي كتب التقرير.
توصية لكتابة تقرير البعثة
La كتابة تقرير مهمة هي مهمة أكثر تحديدًا. يجب تكثيف مهام التدقيق والبعثات الإنسانية وبعثات المحاسب القانوني أو حتى المهمات القانونية في تقرير واحد. يجب إرسال هذا الملخص إلى راعي البعثة. في هذه الحالة ، يجب أن تبرز ملاحظاتك ، وكذلك توصياتك وتحليلاتك:
- مرحلة الصياغة
في الصفحة الأولى من تقريرك ، يجب أن تذكر اسم الوكلاء واسم الممثل / الممثلين المخولين. يجب أيضًا أن تظهر التواريخ والغرض من المهمة والمدة الفعلية للمهمة. وعلى المستوى الموجز ، يجب عليه أن يبين بوضوح الجوانب الأكثر وضوحًا للبعثة. من الأفضل تقديم ملخص ، قبل الشروع في المقدمة.
يجب أن تكون المقدمة مباشرة وأن تسرد بالكامل القضايا التي تم تناولها خلال البعثة. في التطوير ، يجب عليك الإشارة إلى شركات الوكيل (الوكلاء). يجب عليك أيضًا نسخ أساسيات الرسالة التي تفوض المهمة. وهذا يجعل من الممكن تسليط الضوء على إطار وميزانية البعثة.
- إشارات أخرى
الكائن واسم هيئة الخبراء واختصاصاتها. طريقة الخبرة والصعوبات التي كانت من اختصاص البعثة. كل هذه يجب أن تكون مسجلة. عندما يتم إجراء مقابلات مع أعضاء الهيكل ، سيكون من الضروري تنفيذ التقارير المقابلة وإدراجها في التقرير العام للبعثة.
إذا كنت قد ضمنت عدم الكشف عن هويتك لبعض المحاورين أثناء مهمتك ، فيمكنك نسخ المعلومات التي أرسلوها إليك في شكل إحصائي غير ترميزي. تأكد من تحديد روح الوكيل باستنتاج جيد. أخيرًا ، يمكنك إلحاق التقارير بالتحليلات والحسابات والقياسات ، وقبل كل شيء ، عمل ببليوغرافيا شاملة.
- توصيات صغيرة
من أجل اكتب تقريرا جيدا، يجب أن تكون الوثيقة موجزة وموجزة ، يمكنك استخدام الرسومات والصور وحتى الخطط. إذا كانت تحليلاتك تحتوي على تفاصيل تفصيلية للغاية ، ضعها في الملاحق. حيث يمكن قراءة المستند من قبل الجميع ، وتجنب المصطلحات التقنية للغاية وغير مفهومة للقارئ المشترك. إذا كان عليك وضعها ، فشرحها بسرعة.
يجب أن يحتوي تقريرك على عناوين وعناوين فرعية مع العلامات الكاملة والفقرات والترقيم. لا تشعر أنه يتعين عليك إلحاق جميع المستندات. بشكل أساسي ، حدد نفسك بالأشخاص الذين ذكرتهم في تقرير مهمتك. تجنب الأخطاء التي تشوه الجانب المهني لعملك. قم بتنزيل برنامج التصحيح مثل Cordial أو Antidote لتصحيح الأخطاء. أو اطلب من أحد أفراد أسرتك قراءة نهائية لتقييم مدى ملاءمة عملك. يمكنه حتى إخبارك بسرعة إذا كان ذلك مفهومًا أم لا.
يمكن أن يكون التقرير أخيرًا أو حتى دقيقًا. هو الذي يتم synoptic مع الجداول في تنسيق Word أو Excel. من ناحية أخرى ، فإن الاختزال الواحد يجمع كل المعلومات بطريقة مرتبة زمنياً عن طريق إجراء نسخ يمكن أن يكون أحيانًا جزءًا لا يتجزأ. اكتب جيدا، سيكون تقريرك بمثابة أرشيف ومعلومات إضافية لجميع الموظفين.
