رسائل الغائبين هي كتابة عمل مهمة. لكن لأسباب كثيرة ، يمكن التغاضي عنها. يمكن تفسير ذلك من خلال سياق كتاباتهم وأحيانًا من خلال عدم مراعاة التأثير الذي يمكن أن تحدثه.
في الواقع ، رسالة الغياب هي رسالة تلقائية. يتم إرسالها كرد على أي رسالة تم استلامها خلال فترة زمنية أو خلال فترة زمنية محددة. في بعض الأحيان يتم إعداد الرسالة في سياق الذهاب في إجازة. قد لا تكون هذه الفترة ، التي ربما يكون لديك فيها عقلك في مكان آخر ، أفضل وقت لكتابة رسالتك.
ما الهدف من تكوين رسالة الغياب التلقائي؟
الغياب عن رسالة العمل مهم من نواح كثيرة. يتم استخدامه لإخطار جميع موظفيك بغيابك. كما أنه يعمل على توفير المعلومات التي تسمح لهم بمواصلة أنشطتهم أثناء انتظار عودتك. هذه المعلومات هي بشكل أساسي تاريخ الشفاء أو تفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ للاتصال بك أو تفاصيل الاتصال الخاصة بزميل للاتصال بك في حالة الطوارئ. في ضوء كل هذا ، فإن رسالة الغياب هي عمل أساسي للتواصل لأي محترف.
ما هي الأخطاء التي يجب تجنبها؟
نظرًا لأهمية رسالة الغياب ، يجب مراعاة العديد من المعلمات حتى لا تصدم محاورك أو تقلل من احترامه. من الأفضل أن تبدو محترمًا أكثر من عدم احترام. لذلك لا يمكنك استخدام تعبيرات مثل OUPS و pff وما إلى ذلك. سوف تحتاج إلى أن تأخذ في الاعتبار ملف تعريف جميع أصحاب المصلحة. وبالتالي ، تجنب الكتابة كما لو كنت تتحدث فقط إلى زملائك في العمل عندما يقوم رؤسائك أو عملاؤك أو الموردون أو حتى السلطات العامة بمراسلتك.
لتجنب هذا الإزعاج ، من الممكن مع Outlook الحصول على رسالة غياب لبريد الشركة الداخلي ورسالة أخرى للبريد الخارجي. على أي حال ، يجب أن تأخذ في الاعتبار جميع الملفات الشخصية من أجل إنتاج رسالة غياب جيدة التنظيم.
بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون المعلومات مفيدة ودقيقة. تجنب الرسائل الغامضة مثل "سوف أتغيب عن الغد" مع العلم أن من يتلقى هذه المعلومات لن يتمكن من معرفة تاريخ هذا "الغد".
أخيرًا ، تجنب استخدام نغمة مألوفة وغير رسمية. في الواقع ، قد تدفعك النشوة لقضاء إجازة في الأفق إلى استخدام نغمة مألوفة للغاية. تذكر أن تظل محترفًا حتى النهاية. يمكن أن يحدث هذا شفويا مع الزملاء ولكن لا سيما في سياق أوراق العمل.
ما نوع رسالة الغياب لاختيار؟
لتجنب كل هذه المزالق ، اختر النمط التقليدي. يتضمن هذا الاسم الأول والأخير ، ومعلومات عن متى يمكنك معالجة الرسالة المستلمة والشخص (الأشخاص) الذي يجب الاتصال به في حالة الطوارئ.
