كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني المهنية

 

اليوم ، البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة للتواصل مع سهولة وسرعة وكفاءة. لتبادل المهنية ، هو الطريقة الأكثر شيوعا.

لكتابة البريد المهنيةيجب علينا احترام معايير ونصائح وقواعد معينة ، والتي سنحاول شرحها لك طوال المقالة.

مثال على خطة الكتابة لبريد إلكتروني احترافي 

في بعض الأحيان يمكن أن يكون البريد معقدًا للإدارة في سياق احترافي. يجب أن تضع خطة المتابعة لكتابة بريد إلكتروني احترافي تحت تصرف المتلقي جميع العناصر الضرورية التي تكون موجزة ودقيقة.

لكتابة بريد إلكتروني احترافي ، يمكنك اعتماد الخطة التالية:

• كائن واضح وصريح
• صيغة الاستئناف
• بداية يجب أن تضع سياق الاتصال
• صيغة مجاملة لإبرامها
• امضاء

اختر موضوع البريد الإلكتروني المهني

تشير التقديرات إلى أن المحترف يمكنه تلقي ما معدله 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا. لذلك يجب عليك اختيار موضوع بريدك الإلكتروني لتشجيعهم على فتحه. للقيام بذلك ، هناك قواعد يجب اتباعها:

1-Write كائن قصير

من أجل زيادة معدل فتح بريدك الإلكتروني ، يوصي الخبراء بأن تستخدم بشكل مثالي موضوعًا لا يزيد عن 50 حرفًا كحد أقصى.

لديك مساحة محدودة فقط لكتابة الكائن الخاص بك ، لذلك يجب عليك اختيار كائن معين ، أثناء استخدام الأفعال الإجراء المتعلقة بمحتوى البريد الإلكتروني الخاص بك.

بشكل عام ، تتم قراءة الأشياء الطويلة بشكل سيئ على الهواتف الذكية ، والتي أصبحت أكثر وأكثر يستخدمها المحترفون لفحص بريدهم الإلكتروني.

2-Customize the topic of your email

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب ذكر اسم واسم جهات الاتصال الخاصة بك على مستوى الكائن. إنه عنصر يمكن أن يزيد من معدل الفتح.

من خلال وضع تفاصيل مستلمك على مستوى موضوع البريد الإلكتروني ، سيشعر بأنه يستحق التقدير والتقدير ، مما يشجعه على فتح بريد إلكتروني وقراءته.

جسد البريد الإلكتروني المهني 

لكتابة بريد إلكتروني احترافي ، يُنصح بكتابة نص رسالة البريد الإلكتروني بوضوح دون الخروج من الموضوع وكل ذلك يعتمد على معايير معينة للأسلوب والعرض التقديمي.

احرص على كتابة بريد إلكتروني قصير يحتوي على جمل قصيرة ودقيقة تمنح المستخدم مزيدًا من الراحة.

إليك بعض الأشياء التي يجب تذكرها: 

1-Use a Classic Font

تسمح معظم خدمات البريد الإلكتروني للمستخدم باختيار خط النص ونمطه. عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني للعمل ، اختر خطًا كلاسيكيًا مثل "Times New Roman" أو "Arial".

لا يوصى باستخدام خط مزخرف.

نوصي أيضًا بما يلي:

• اعتماد حجم خط مقروء
• تجنب الخط المائل أو التمييز أو الألوان
• عدم كتابة كل النص بأحرف كبيرة

2- كتابة صيغة مكالمة جيدة

بالنسبة للبريد الإلكتروني المحترف ، يفضل على النحو المذكور أعلاه مخاطبة المرسل بالاسم ، مع تضمين عنوان الكياسة للشخص متبوعًا باسمه الأخير.

3-قدم نفسك في الفقرة الأولى

إذا كنت تكتب إلى شخص ما للمرة الأولى (عميل جديد على سبيل المثال) ، فمن المهم جدًا تقديم نفسك وشرح الغرض من رسالتك باختصار.

يمكنك أن تكرس لهذا العرض الصغير جملة أو جملتين.

4 - أهم المعلومات في الأولوية

بعد العرض التقديمي ، نذهب إلى النقطة الأكثر أهمية.

من المثير للاهتمام للغاية أن تقتبس من أهم المعلومات في بداية بريدك الإلكتروني. سوف تقوم بحفظ وقت المستلم الخاص بك عن طريق توضيح نواياك.

عليك أن تجذب انتباه مراسلك وتصل مباشرة إلى صلب الموضوع.

5-Use a formal clocabulary

نظرًا لأنك تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا ، يجب أن تترك انطباعًا جيدًا.

ننصحك بكتابة جمل كاملة بأسلوب مهذب.

لا ينصح باستخدام:

• كلمات عامية
• الاختصارات غير مجدية
• المشاعر أو الرموز التعبيرية ؛
• نكات ؛
• كلمات وقحة؛

6-اجعل الاستنتاج المناسب

لإنهاء البريد الإلكتروني ، يجب أن نفكر في التوقيع على استخدام ، لهجة اعتماد ، ومعادلة الأدب للاختيار.

يجب أن نضع في اعتبارنا أن التواصل المهني يظل أ لغة مقننة للغاية. من المهم للغاية معرفة القواعد واختيار الصيغة الصحيحة لاستخدامها في نهاية البريد الإلكتروني.

يجب تكييف الصيغة المستخدمة مع نوعية المتلقي وسياق التبادل.

على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى مشرف أو عميل ، فيمكنك استخدام "مع أطيب التحيات" ، وهي العبارة الأنسب. في حين أنه إذا كان زميلًا ، فيمكننا إنهاء بريدنا الإلكتروني بالتعبير "نهاية اليوم! "

فيما يتعلق بالتوقيع ، يمكنك تعيين برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك لإدراج توقيع شخصي تلقائيًا في نهاية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا.

لكي يكون التوقيع فعالاً ، يجب أن يكون قصيرًا:

• لا يزيد عن 4 أسطر ؛
• لا يزيد عن 70 حرفًا في كل سطر ؛
• أدخل اسمك الأول والأخير ، وظيفتك ، اسم الشركة ، عنوان موقع الويب الخاص بك ، رقم الهاتف والفاكس ، وربما رابط إلى ملفك الشخصي على LinkedIn أو Viadeo ؛

Exemple :

روبرت هوليداي

ممثل الشركة Y

HTTP: /www.votresite.com

هاتف. : 06 00 00 00 00 / الفاكس: 06 00 00 00 00

الجوال: 06 00 00 00 00

بعض التعبيرات المهذبة:

• ودي
• تحياتي الحارة ؛
• مع أطيب التحيات ؛
• باحترام ؛
• التحيات القلبية.
• تحياتي الحارة ؛
• لك،
• أتطلع إلى رؤيتك مرة ثانية ؛
• تحيات حارة ...

بالنسبة للأشخاص الذين نعرفهم جيدًا بشكل خاص ، يمكننا استخدام الصيغ الودية مثل "مرحبًا" و "صداقات" و "أراك" ...

أمثلة أخرى للصيغ الكلاسيكية:

• أرجو أن تتقبل سيدي / سيدتي التعبير عن مشاعري المتميزة ؛
• أرجو أن تتقبلوا ، سيدي / سيدتي ، التعبير عن تحياتي القلبية ؛
• أرجو أن تستقبل سيدي / سيدتي أطيب تحياتي ؛
• من فضلك استقبل يا سيدي / سيدتي ، مشاعري المحترمة والمخلصة ؛
• أرجو أن تتقبل سيدي / سيدتي خالص تحياتي.
• أرجو أن تتقبلوا ، سيدي / سيدتي ، فائق الاحترام ؛
• بمطالبتك بقبول أطيب تحياتي ؛
• أشكركم على اهتمامكم لطلبي ؛
• تكريم لقبول ، سيدي / سيدتي ، إجلال احترامي العميق ؛
• أثناء انتظار القراءة منك ، أرجو أن تقبل ، سيدي / سيدتي ، أسمى آيات التقدير ؛
• مع شكري ، أتوسل إليكم أن تجدوا هنا ، سيدي / سيدتي ، تعبيراً عن مشاعري المتميزة ؛

7-تضمين المرفقات

فيما يتعلق بالمرفقات ، لا تنس إبلاغ المستلم من خلال ذكرها في نص الرسالة الإلكترونية بلطف.

من المثير جدًّا الإشارة إلى حجم وعدد المرفقات المرسلة إلى المستلم.

التركيز: الهرم المقلوب

فيما يتعلق بما يسمى طريقة الهرم العكسي ، فإنه يتكون من بدء نص البريد الإلكتروني المهني الخاص بك مع المعلومات الرئيسية لرسالتك ومن ثم الاستمرار في المعلومات الأخرى بترتيب تنازلي من الأهمية.

لكن لماذا نتبنى هذه الطريقة؟

عادة ما تقرأ الجملة الأولى أفضل من بقية الرسالة. يجب أن تكون جذابة. من خلال اعتماد طريقة الهرم المقلوب ، يمكننا بسهولة جذب انتباه القارئ وجعله يريد قراءة البريد الإلكتروني حتى النهاية.

بقدر ما يتعلق الأمر بالكتابة ، فمن المستحسن استخدام أربع فقرات كحد أقصى ، من 3 إلى 4 لكل منها ، مع التركيز على فكرة محددة لكل فقرة.

إذا كنت ترغب في اعتماد هذه الطريقة ، فننصحك باستخدام:

• جمل قصيرة نسبيًا ؛
• ربط الكلمات لربط الجمل معًا ؛
• لغة الحالية والمهنية.

 

                                                    REMINDER 

 

كما فهمت ، لا علاقة للبريد الإلكتروني الاحترافي بالبريد الإلكتروني المرسل إلى صديق. هناك قواعد يجب اتباعها حرفيا.

1-تعامل بعناية مع الموضوع

كما حددنا بوضوح ، يجب عليك كتابة حقل الموضوع (أو الموضوع) بشكل صحيح في بريدك الإلكتروني المهني. يجب أن تكون موجزة وصريحة. يجب أن يفهم المستلم محتوى بريدك الإلكتروني على الفور. لذلك يمكنه أن يقرر ما إذا كان سيفتحه على الفور أو يقرأه لاحقًا.

2-To be courteous

كما فهمت جيدًا ، من الضروري استخدام صيغ التحية والتهذيب في السياق.

يجب أن تكون الصيغ مختصرة ومختارة بشكل جيد للغاية.

3-تصحيح الأخطاء الإملائية

بادئ ذي بدء ، يجب عليك إعادة قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك والتأكد من عدم نسيان أي معلومات ضرورية ، ولماذا لا يقرأها شخص آخر. من المثير للاهتمام جدا أن يكون رأي شخص آخر.

لتصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية ، ننصحك بنسخ ولصق البريد الإلكتروني الخاص بك على معالج نصوص وإجراء فحص تلقائي. حتى إذا كان هذا البرنامج لا يصحح جميع الأخطاء ، يمكن أن تساعدك. بدلا من ذلك ، يمكنك أيضا الاستثمار في برامج التصحيح المهنية.

4-Sign your email

من المهم جدًا إضافة توقيع إلى بريدك الإلكتروني المحترف. يجب اتباع القواعد المذكورة أعلاه لكتابة توقيع احترافي.

بالرجوع إلى المعلومات المختلفة المتعلقة بوظيفتك ، شركتك ... سوف يفهم المتلقي بسرعة من الذي يتعامل معه.

5-Customize your email

إذا كان الأمر عامًا ، فسيقل احتمال قراءة البريد. يجب أن تجعل المتلقي يشعر بأن البريد موجه إليه فقط. لذلك عليك تخصيص الكائن ، واختيار الصيغة التي يجب اعتمادها لبدء بريدك الإلكتروني.

إذا كان بريدًا إلكترونيًا جماعيًا ، فمن المهم إنشاء قوائم مختلفة وفقًا لخصائص المستلمين وتفضيلاتهم واهتماماتهم وموقعهم. يسمح لك تجزئة المستلمين بزيادة معدل فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

6-Give تريد فتح البريد

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي ، يجب دائمًا أن تجعل المتلقي يريد فتحه. بشكل عام ، فإن العنصر هو العنصر الأول الذي يدفع المراسل لفتح بريدك الإلكتروني وقراءته. لذلك عليك إعطاء أهمية أكبر لشئك ، شفاءه وجعله أكثر جاذبية قدر الإمكان.

بنفس المعنى ، يجب أن تجعل الجملتان الأولى والثانية من بريدك الإلكتروني المستلم يريد مواصلة القراءة. فمن المستحسن لتشمل أهم المعلومات في بداية البريد الإلكتروني الخاص بك وتحريك فضول مراسلكم.

7 - تجنب الأشياء الخادعة

يجب ألا تستخدم أبدًا كائنًا مضللاً لزيادة معدل فتح رسائلك الإلكترونية.

يجب أن تعرف أن البريد الإلكتروني الخاص بك ينقل صورتك (أو تلك الخاصة بشركتك) ، لذا من المهم جداً تجنب الأشياء الاستفزازية والمضللة. يجب أن يتوافق الكائن مع محتوى البريد الإلكتروني الخاص بك.

8 - ضع نفسك في مكان القارئ

التعاطف عنصر مهم للغاية يجب أخذه في الاعتبار. عليك أن تضع نفسك مكان المستلم الخاص بك من أجل كتابة موضوع بريدك الإلكتروني بشكل صحيح وجعله جذابًا. عليك أن تضع نفسك مكان المراسل وأن تسرد سلسلة من الأسئلة التي يمكنه طرحها على نفسه. يمكنك تعديل عنوان بريدك الإلكتروني من الردود.

9-Use a professional email address

عناوين شخصية مثل lovelygirl @ ... أو gentleman @ ... على الاطلاق لمنع ذلك. في سياق العلاقات المهنية ، لا نتحدث إلى أحد المحاورين باستخدام هذا النوع من عناوين البريد الإلكتروني.

من المستحسن استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي ، أو على الأقل عنوان شخصي باسمك واسمك.

الاتصالات البريد الإلكتروني المهني يتطلب نوعية جيدة جدا، مفردات محددة، وهو نص موجزة، طلب واضح وهجاء لا تشوبها شائبة. في اعتماد قواعد والنصائح والحيل التي ذكرنا للتو، يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني جذابة، والتي سوف تثير المتلقي على الفور ورفع الفائدة.