البريد أو البريد: أيهما يفضل؟
يعد إرسال خطاب أو خطاب إلى مراسل ممارسة شائعة جدًا. حتى لو كان هناك اليوم إمكانية التوصية بشركة بريد ، فمن الواضح أن البريد الإلكتروني يضمن سرعة أكبر في نقل الرسائل. ومع ذلك ، هناك مناسبات في السياق المهني يكون فيها استخدام البريد الإلكتروني أكثر فائدة من الخطاب. ومع ذلك ، لا ينبغي إهمال الاستخدام الصحيح للتعبيرات المهذبة. البريد أو البريد: ما الذي يجب تفضيله وأي صيغ مهذبة مناسبة في ظروف معينة؟
متى ترسل الرسائل؟
يُنصح بإرسال رسائل في سياقات محددة معينة. أحيانًا يكون القانون هو الذي يتطلب منك القيام بذلك.
في عالم العمل ، من المعتاد إرسال خطاب استقالة ، للدعوة إلى مقابلة الفصل أو كسر فترة الاختبار من خلال إضفاء الطابع الرسمي على الطلب أو القرار في خطاب.
فيما يتعلق بالعلاقات بين العميل والمورد ، يمكننا أن نذكر من بين الظروف التي تتطلب عنوان الخطاب ، أو الإشعار الرسمي للفاتورة غير المدفوعة ، أو الاعتذارات بعد تسليم منتج معيب أو الإشعار الرسمي بمنتج معيب. تسليم طلب .
متى تفضل إرسال بريد إلكتروني احترافي؟
من الناحية العملية ، فإن إرسال خطاب يناسب التبادلات اليومية التي تحدث في السياق المهني. هذا هو الحال عندما يتعلق الأمر بإرسال عرض أسعار إلى عميل محتمل ، أو إعادة إطلاق أحد العملاء بشأن فاتورة متأخرة أو إرسال مستندات إلى زميل.
ولكن من الأشياء التي يجب أن تعرفها عند استخدام البريد الإلكتروني الاحترافي وآخر هو الاستفادة بشكل جيد من التعبيرات المهذبة.
ما هو هيكل البريد الإلكتروني للمتابعة؟
يتكون البريد الإلكتروني للمتابعة الخاص بالعميل بشكل عام من 7 أجزاء. يمكننا أن نذكر من بين هؤلاء:
- الصيغة الشخصية المهذبة
- الخطاف
- السياق
- المشروع
- الدعوة إلى العمل
- لا انتقالية
- العبارة الأخيرة مهذبة
فيما يتعلق بالصيغة المهذبة في بداية البريد الإلكتروني ، يوصى بتخصيصها. يمكنك أن تقول على سبيل المثال: "مرحبًا + اسم العائلة / الاسم الأول".
بالنسبة للصيغة النهائية المهذبة ، يمكنك تبني هذه الصيغة: "في انتظار عودتك ، أتمنى لك نهاية سعيدة لليوم وبالطبع تظل متاحًا". هذه الصيغة المهذبة تناسب العميل الذي تربطك به علاقة عمل واسعة إلى حد ما أو العميل الذي تعرفه على وجه الخصوص.
عندما يتعلق الأمر بعميل لم تكن قد طورت معه علاقة يومية ، يجب أن تكون الصيغة المهذبة في بداية البريد الإلكتروني من النوع "السيد ..." أو "السيدة ...". بالنسبة للصيغة المهذبة في نهاية البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام الصيغة "في انتظار عودتك ، أرجو قبول ضمان أفضل مشاعري".
لنقل عروض الأسعار إلى العميل ، تكون البنية متماثلة تقريبًا. ومع ذلك ، لإرسال المستندات إلى زميل ، لا شيء يمنعك من إلقاء التحية. في نهاية البريد الإلكتروني ، يوصى أيضًا باستخدام عبارات مهذبة مثل "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات".
