الخطوط العريضة لكتابة البريد الإلكتروني الفعال

لطالما كان البريد الإلكتروني أداة أساسية للاتصالات التجارية ، ولكن استطلاعًا أجرته Sendmail. كشفت أنه تسبب في توتر أو ارتباك أو عواقب سلبية أخرى لـ 64٪ من المهنيين.

لذا ، كيف يمكنك تجنب ذلك من خلال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ وكيف يمكنك كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تعطي النتائج المرجوة؟ في هذه المقالة ، نراجع الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لضمان أن استخدامك للبريد الإلكتروني واضح وفعال وناجح.

يتلقى عامل المكتب العادي رسائل البريد الإلكتروني 80 في اليوم. مع هذا الحجم من البريد ، يمكن بسهولة نسيان الرسائل الفردية. اتبع هذه القواعد البسيطة بحيث يتم ملاحظة بريدك الإلكتروني واستخدامه.

1. لا تتواصل كثيرًا عبر البريد الإلكتروني.
2. الاستفادة من الأشياء.
3. تقديم رسائل واضحة وجيزة.
4. كن مهذبا.
5. تحقق من نبرتك.
6. إعادة قراءة.

لا تتواصل كثيرًا عبر البريد الإلكتروني

أحد أكبر مصادر التوتر في العمل هو الحجم الهائل لرسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها الأشخاص. لذا ، قبل أن تبدأ في كتابة رسالة بريد إلكتروني ، اسأل نفسك: "هل هذا ضروري حقًا؟"

في هذا السياق ، يجب عليك استخدام الهاتف أو الرسائل الفورية للتعامل مع الأسئلة التي يحتمل أن تكون موضوع المناقشات الخلفية. استخدم أداة تخطيط الاتصالات وحدد أفضل القنوات لأنواع مختلفة من الرسائل.

كلما أمكن ، أعطِ الأخبار السيئة شخصيًا. يساعدك على التواصل مع التعاطف والتعاطف والتفهم واستعادة نفسك إذا تم توجيه رسالتك بشكل خاطئ.

الاستفادة من الأشياء

يؤدي عنوان الصحيفة إلى شيئين: فهو يجذب انتباهك ويلخص المقالة حتى تتمكن من تحديد ما إذا كنت ستقرأها أم لا. يجب أن يفعل سطر موضوع بريدك الإلكتروني نفس الشيء.

شيء من المرجح أن يتم التغاضي عن المساحة الفارغة أو رفضها باعتبارها "بريدًا عشوائيًا". لذلك استخدم دائمًا بضع كلمات مختارة جيدًا لإخبار المستلم عن موضوع البريد الإلكتروني.

قد ترغب في تضمين التاريخ في سطر الموضوع إذا كانت رسالتك جزءًا من سلسلة بريد إلكتروني عادية ، مثل تقرير المشروع الأسبوعي. بالنسبة للرسالة التي تتطلب ردًا ، يمكنك أيضًا تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، مثل "من فضلك بحلول 7 نوفمبر".

يوفر سطر الموضوع المكتوب جيدًا ، مثل السطر أدناه ، أهم المعلومات دون أن يضطر المستلم إلى فتح البريد الإلكتروني. هذا بمثابة مطالبة لتذكير المستلمين باجتماعك كلما قاموا بفحص صندوق الوارد الخاص بهم.

 

مثال سيء مثال جيد
الموضوع: الاجتماع	الموضوع: اجتماع حول عملية PASSERELLE - 09h 25 February 2018

 

اجعل الرسائل واضحة وموجزة

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني ، مثل رسائل الأعمال التقليدية ، واضحة وموجزة. حافظ على جملك قصيرة ودقيقة. يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني مباشرة وغني بالمعلومات ، ويحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة.

على عكس الرسائل التقليدية ، فإن إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة لا يكلف أكثر من إرسال رسالة واحدة. لذلك إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع شخص ما بشأن عدد من الموضوعات المختلفة ، ففكر في كتابة بريد إلكتروني منفصل لكل منها. يوضح ذلك الرسالة ويسمح لمراسلك بالرد على موضوع واحد في كل مرة.

 

مثال سيئ

مثال جيد

الموضوع: مراجعات تقرير المبيعات   مرحبا ميشلان ،   شكرا لك على إرسال هذا التقرير الأسبوع الماضي. قرأته بالأمس وأشعر أن الفصل 2 يتطلب معلومات أكثر تحديدًا حول أرقام مبيعاتنا. أعتقد أيضًا أن النغمة يمكن أن تكون أكثر رسمية.   بالإضافة إلى ذلك ، أود إخبارك بأنني قد حددت موعدًا لعقد اجتماع يوم الجمعة مع قسم العلاقات العامة بشأن الحملة الإعلانية الجديدة. إنها الساعة 11:00 صباحًا وستكون في غرفة الاجتماعات الصغيرة.   يرجى إعلامي إذا كنت متاحًا.   شكرا لكم،   كميل

الموضوع: مراجعات تقرير المبيعات   مرحبا ميشلان ،   شكرا لك على إرسال هذا التقرير الأسبوع الماضي. قرأته بالأمس وأشعر أن الفصل 2 يتطلب معلومات أكثر تحديدًا حول أرقام مبيعاتنا.   أعتقد أيضا أن النغمة يمكن أن تكون أكثر رسمية.   هل يمكنك تعديلها مع وضع هذه التعليقات في الاعتبار؟   شكرا لعملكم الشاق!   كميل   (بعد ذلك ترسل كاميل بريدًا إلكترونيًا آخر حول اجتماع العلاقات العامة.)

 

من المهم تحقيق التوازن هنا. لا تريد قصف شخص ما برسائل البريد الإلكتروني ، ومن المنطقي دمج عدة نقاط ذات صلة في منشور واحد. عندما يحدث هذا ، اجعل الأمر بسيطًا مع فقرات مرقمة أو نقاط ، وفكر في "تقطيع" المعلومات إلى وحدات صغيرة جيدة التنظيم لتسهيل هضمها.

لاحظ أيضًا أنه في المثال الجيد أعلاه ، حددت كاميل ما تريد أن تفعله ميشلان (في هذه الحالة ، قم بتغيير التقرير). إذا ساعدت الناس على معرفة ما تريد ، فمن المرجح أن يعطوه لك.

كن مهذبا

يعتقد الناس غالبًا أن الرسائل الإلكترونية يمكن أن تكون أقل رسمية من الأحرف التقليدية. لكن الرسائل التي ترسلها هي انعكاس للاحتراف الخاصة بك، والقيم والاهتمام بالتفاصيل ومهمة، هناك حاجة إلى مستوى معين من شكلي.

ما لم تكن على علاقة جيدة مع شخص ما ، تجنب اللغة غير الرسمية والعامية والمصطلحات والاختصارات غير المناسبة. يمكن أن تكون الرموز التعبيرية مفيدة في توضيح نيتك ، ولكن من الأفضل استخدامها فقط مع الأشخاص الذين تعرفهم جيدًا.

أغلق رسالتك مع "مع خالص التقدير" ، "حسن اليوم / المساء لك" أو "حسنًا لك" ، وفقًا للحالة.

قد يختار المستلمون طباعة رسائل البريد الإلكتروني ومشاركتها مع الآخرين ، لذا كن مهذبًا دائمًا.

تحقق من النغمة

عندما نقابل أشخاصًا وجهاً لوجه ، نستخدم لغة الجسد ونغمات الصوت وتعابير الوجه لتقييم شعورهم. يحرمنا البريد الإلكتروني من هذه المعلومات ، مما يعني أنه لا يمكننا معرفة متى أساء الناس فهم رسائلنا.

يمكن بسهولة تفسير اختيارك للكلمات وطول الجملة وعلامات الترقيم والكتابة بالأحرف الكبيرة بدون إشارات بصرية وسمعية. في المثال الأول أدناه ، قد تعتقد لويز أن يان محبط أو غاضب ، لكنه في الواقع يشعر بالرضا.

 

مثال سيئ	مثال جيد
لويز،   أحتاج إلى تقريرك بحلول الساعة 17 مساءً اليوم أو سأفوت الموعد النهائي.   يان	مرحبا لويز   نشكرك على عملك الجاد في هذا التقرير. هل يمكن أن تقدم لي نسختك قبل ساعات 17 ، حتى لا أفوت الموعد النهائي الخاص بي؟   شكرا مسبقا،   يان

 

فكر في "الشعور" ببريدك الإلكتروني عاطفيا. إذا كانت نواياك أو مشاعرك قد أسيء فهمها ، فابحث عن طريقة أقل غموضا في صياغة كلماتك.

تصحيح التجارب المطبعية

أخيرًا ، قبل النقر فوق "إرسال" ، خذ دقيقة للتحقق من بريدك الإلكتروني بحثًا عن أي أخطاء إملائية ونحوية وعلامات ترقيم. تعد رسائل البريد الإلكتروني جزءًا من صورتك المهنية مثلها مثل الملابس التي ترتديها. لذلك من المستهجن إرسال رسالة تحتوي على أخطاء متسلسلة.

أثناء التدقيق اللغوي ، انتبه جيدًا لطول بريدك الإلكتروني. من المرجح أن يقرأ الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والموجزة من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة وغير المتصلة ، لذا تأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني قصيرة قدر الإمكان ، دون استبعاد المعلومات الضرورية.

النقاط الرئيسية

معظمنا قضاء جزء كبير من يومنا في قراءة وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني. لكن الرسائل التي نرسلها يمكن أن تكون مربكة للآخرين.

لكتابة رسائل إلكترونية فعالة ، اسأل نفسك أولاً إذا كان يجب عليك استخدام هذه القناة حقًا. في بعض الأحيان قد يكون من الأفضل أن تأخذ الهاتف.

جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك موجزة ودقيقة. أرسلها فقط إلى الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى مشاهدتها ، مع توضيح ما ترغب في أن يفعله المستلم بعد ذلك.

تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك هي انعكاس لمهنيتك وقيمك واهتمامك بالتفاصيل. حاول أن تتخيل كيف يمكن للآخرين تفسير نبرة رسالتك. كن مهذبًا وتحقق دائمًا مما كتبته قبل النقر على "إرسال".