الخطاب المهني هو مستند مكتوب يضمن وجود علاقة رسمية بين مختلف المحاورين. لها هيكل داخلي عادي للغاية. مكتوب بشكل أساسي على صفحة واحدة ، أو صفحتين بشكل استثنائي. غالبًا ما تحتوي الرسالة المهنية على موضوع واحد. هذا الهيكل الداخلي له ميزة. يمكن أن تظل خطته الكتابية كما هي بغض النظر عن أي شيء. من الواضح أنه ستكون هناك تغييرات بالنظر إلى الهدف. ومع ذلك ، سواء كان ذلك طلبًا بسيطًا للحصول على معلومات أو طلبًا أو حتى شكوى. ستبقى خطة كتابة المراسلات المهنية دون تغيير عمليًا.
الماضي والحاضر والمستقبل: خطة من ثلاث مراحل لرسالة مهنية ناجحة
يشير استخدام الماضي والحاضر والمستقبل ، في هذا التسلسل الهرمي الزمني ، إلى الثلاثية لخطة كتابة رسالة مهنية. إنها خطة بسيطة وفعالة للتنفيذ في جميع المواقف. لطرح الأسئلة أو نقل المعلومات أو شرح موضوع معين أو حتى إقناع القارئ. الكفاءة التي لها ما يبررهاترتيب منطقي لوحظ في هيكلها.
الماضي: الخطوة رقم 1 من الخطة
نكتب خطابًا في أغلب الأحيان ، على أساس سابقة أو حالة أولية أو سابقة. قد تكون رسالة مستلمة ، أو اجتماع ، أو زيارة ، أو مقابلة هاتفية ، إلخ. الغرض من كتابة الجزء الأول من هذه الرسالة هو إيصال أسباب الإرسال. أو بكل بساطة السياق الذي يصف الموقف. يتم التعبير عن التذكير بالوقائع بشكل عام في نفس الجملة. ومع ذلك ، فمن الأنسب بناء هذه الجملة في جمل فرعية. على سبيل التوضيح ، يمكننا الحصول على التعبيرات التالية:
- أقر باستلام رسالتك ، وإعلامي بـ ...
- في رسالتك المؤرخة .........
- أحضرت إلى علمنا ...
- في ضوء البيان الصحفي الذي نشرته في جريدة XXX (المرجع رقم 12345) ، اقترحنا للتو ...
- بعد إجراء التحقق من حسابك ، وجدنا ...
في الحالات التي يكون فيها سبب كتابة الخطاب غير متعلق بحقيقة سابقة. عند هذه النقطة لدينا الفقرة الأولى من الرسالة حيث يقدم المؤلف نفسه وتأسيسه. ثم أكمل بتحديد طلبك أو بتقديم خدماته المتنوعة. على سبيل المثال ، كجزء من طلب للحصول على معلومات أو عرض خدمة ، قد يكون لدينا التعبيرات التالية:
- كخبراء في قطاع الأمن ، نأتي على هذا النحو….
- إرضاء عملائنا في القلب ، أردنا ...
- يسعدنا أن نعلن أننا خططنا لعملائنا ...
في سياق تطبيق تلقائي (تدريب أو وظيفة) ، يمكننا أيضًا الحصول على التعبيرات أدناه:
- لفتت شركتك انتباهي وكطالب في ………… ، أود التقدم للحصول على تدريب داخلي ………
- تخرجت مؤخرا في ...
يجب أن يفهم المستلم الذي يتم توجيه الرسالة إليه ، من الفقرة الأولى ، موضوع رسالتك.
الحاضر: الخطوة الثانية من الخطة
يشير هذا الجزء الثاني من الخطة إلى الأسباب التي تبرر كتابة الرسالة في وقت ت. فيما يتعلق بالوضع السابق المعبر عنه في الجزء الأول. في هذا المستوى ، يتعلق الأمر إما بالجدل أو الإعلام أو الشرح أو حتى الاستجواب. اعتمادًا على مدى تعقيد الموقف ، يمكن كتابة هذا الجزء إما في فقرة كاملة أو تقديم الفكرة الرئيسية في جملة واحدة. على سبيل التوضيح ، يمكننا الحصول على التعبيرات التالية:
- مع ملاحظة أنه في تاريخ ... الفاتورة رقم ... لم يتم مسحها ، نحن ...
- تضمن لك عضوية منظمتنا أيضًا ...
- على الرغم من حقيقة أن العقد ينص على بدء العمل في تاريخ ... ، إلا أننا نلاحظ بدهشة وواجهنا صعوبة في فهم التأخيرات التي أبلغ عنها السيد ..........
المستقبل: الخطوة رقم 3 من الخطة
هذا الجزء الثالث والأخير يغلق الأولين من خلال الإبلاغ عن بعد قادمة.
إما أن نعبر عن نوايانا ، بصفتنا مؤلف الرسالة ، ويمكننا بالتالي استخدام تعبيرات من النوع:
- اليوم سأعتني شخصيًا بإرسال العناصر التي طلبتها
- نحن مستعدون لاستبدال ... مع الأخذ بعين الاعتبار بالطبع الأصل.
- يرجى الاقتراب من مكتب التذاكر ... ..
إما أن نعبر عن رغبة أو نطلب أو نشجع المتلقي على التصرف أو الرد. وبالتالي يمكننا الحصول على الصيغ التالية:
- أنت مدعو للاقتراب من العداد
- لذلك أطلب منكم استدعاء خبرائكم بسرعة من أجل ...
- يتم انتظار استعجالك لحل هذا الموقف بفارغ الصبر.
يمكن أن يكون الغرض من كتابة هذه الرسالة مصحوبًا بحجة:
- ستقوم بتعديل الموقف في أسرع وقت ممكن (موضوعي) وفقًا للأحكام العامة والخاصة للعقد. (جدال)
- هل يمكنك ترتيب التسليم الخاص بي في أقرب وقت ممكن ؟ (موضوعيًا) لا فائدة من تذكيرك بأن التسليم يجب أن يتم في الموعد المحدد ، في ضوء شروط البيع الخاصة بك. (جدال)
صيغة مهذبة ضرورية لإنهاء رسالتك المهنية !
لإنهاء خطاب احترافي بشكل صحيح ، من الضروري كتابة عبارة مهذبة. إنها في الواقع صيغة مهذبة مزدوجة ، تتكون من تعبير ، ولكن أيضًا من صيغة "ما قبل الاستنتاج".
إما أن تكون لدينا صيغة مجاملة تعكس قدرًا معينًا من الود:
- تلقي شكرنا مقدمًا على ...
- نعتذر عن هذا الموقف غير المتوقع
- سأكون متاحًا دائمًا لمناقشته في الاجتماع
- يمكنك الاتصال بنا في أي وقت من أجل ...
- نأمل أن يلبي هذا العرض توقعاتك ونحن بالطبع تحت تصرفك لمزيد من المعلومات.
إما أن تكون لدينا صيغة مهذبة:
- نطلب منك ، سيدتي ، سيدي ، أطيب تحياتنا.
- من فضلك صدق يا سيدي في التعبير عن أفضل مشاعرنا.
- أرجو أن تقبل سيدتي أطيب تحياتنا.
ميزة هذه الخطة في كتابة خطاب احترافي هي من ناحية رصتها في كتابة المحتوى ومن ناحية أخرى ، سهولة قراءتها تجاه المستلم. ومع ذلك ، لا ينصح بهذا المخطط الزمني للمحتوى الأكثر تعقيدًا والأطول.
