يقضي الموظف الفرنسي العادي حوالي ربع الأسبوع في تصفح مئات رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها ويستقبلها كل يوم.
ومع ذلك ، على الرغم من أننا عالقون في صندوق البريد الخاص بنا وهو جزء جيد من وقتنا ، فإن الكثير منا ، حتى أكثرهم احترافًا ، لا يزالون لا يعرفون كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل مناسب.
في الواقع ، وبالنظر إلى حجم الرسائل التي نقرأها ونكتبها كل يوم ، فمن الأرجح أن نرتكب أخطاء محرجة قد تكون لها عواقب خطيرة على الأعمال.
في هذه المقالة ، قمنا بتعريف القواعد "cybercourt" الأكثر أهمية.
قم بتضمين سطر موضوع واضح ومباشر
تتضمن أمثلة سطر الموضوع الجيد "تاريخ الاجتماع المتغير" أو "سؤال سريع حول العرض التقديمي" أو "اقتراحات للمقترح".
غالبًا ما يقرر الأشخاص فتح بريد إلكتروني بناءً على سطر الموضوع ، واختيار واحد يتيح للقراء معرفة أنك تعالج مخاوفهم أو مشكلات العمل.
استخدم عنوان بريد إلكتروني احترافي
إذا كنت تعمل لصالح شركة ، فيجب عليك استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب بريد إلكتروني شخصيًا ، سواء كنت تعمل لحسابك الخاص أو ترغب في استخدامه من حين لآخر للمراسلات التجارية ، فيجب أن تكون حذرًا عند اختيار هذا العنوان.
يجب أن يكون لديك دائمًا عنوان بريد إلكتروني يحتوي على اسمك حتى يعرف المستلم بالضبط من الذي يرسل البريد الإلكتروني. لا تستخدم عنوان بريد إلكتروني غير مناسب للعمل.
فكر مرتين قبل النقر على "الرد على الكل"
لا أحد يريد قراءة رسائل البريد الإلكتروني لعشرين شخصًا والتي لا علاقة لها بهم. قد يكون تجاهل رسائل البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا ، حيث يتلقى العديد من الأشخاص إشعارات بالرسائل الجديدة على هواتفهم الذكية أو الرسائل المنبثقة المشتتة للانتباه على شاشة الكمبيوتر. امتنع عن النقر فوق "رد على الكل" إلا إذا كنت تعتقد أن كل فرد في القائمة يجب أن يتلقى البريد الإلكتروني.
تضمين كتلة التوقيع
زود القارئ بمعلومات عن نفسك. عادةً ، قم بتضمين اسمك الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ومعلومات الاتصال ، بما في ذلك رقم الهاتف. يمكنك أيضًا إضافة القليل من الإعلانات لنفسك ، لكن لا تسرف في الأقوال أو الرسوم التوضيحية.
استخدم نفس الخط والحجم واللون مثل باقي رسائل البريد الإلكتروني.
استخدام تحيات مهنية
لا تستخدم التعبيرات العادية والعامية مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا!" أو "كيف حالك؟".
لا ينبغي أن تؤثر طبيعة استرخاء كتاباتنا على التحية في البريد الإلكتروني. "مرحبا!" هو تحية غير رسمية للغاية وعموما ، لا ينبغي أن تستخدم في وضع العمل. استخدم "Hello" أو "Good evening" بدلاً من ذلك.
استخدم علامات التعجب باعتدال
إذا اخترت استخدام علامة تعجب ، فاستخدم واحدة فقط للتعبير عن حماسك.
أحيانًا ينجرف الناس بعيدًا ويضعون عددًا من علامات التعجب في نهاية جملهم. قد تبدو النتيجة عاطفية للغاية أو غير ناضجة ، لذا يجب استخدام علامات التعجب باعتدال في الكتابة.
كن حذرا مع الفكاهة
يمكن أن تضيع الفكاهة بسهولة في الترجمة بدون النبرة الصحيحة وتعبيرات الوجه. في محادثة احترافية ، من الأفضل ترك الدعابة خارج رسائل البريد الإلكتروني ما لم تكن تعرف المستلم جيدًا. أيضًا ، الشيء الذي تعتقد أنه مضحك قد لا يكون لشخص آخر.
اعلم أن الناس من مختلف الثقافات يتحدثون ويكتبون بشكل مختلف
يمكن أن ينشأ سوء الفهم بسهولة بسبب الاختلافات الثقافية ، خاصة في الشكل المكتوب عندما لا نستطيع رؤية لغة جسد بعضنا البعض. تكييف رسالتك مع الخلفية الثقافية للمستلم أو مستوى المعرفة.
من الجيد أن تضع في اعتبارك أن الثقافات السياقية (اليابانية أو العربية أو الصينية) ترغب في التعرف عليك قبل التعامل معك. وكنتيجة لذلك ، قد يكون من الشائع أن يكون الموظفون في هذه الدول أكثر شخصية في كتاباتهم. من ناحية أخرى ، يفضل الناس من الثقافات ذات السياق المنخفض (الألمانية ، الأمريكية أو الاسكندنافية) الذهاب بسرعة إلى هذه النقطة.
قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، حتى لو لم يكن البريد الإلكتروني مخصصًا لك
من الصعب الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إليك ، لكن يجب أن تحاول. يتضمن هذا الحالات التي تم فيها إرسال البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ إليك ، خاصةً إذا كان المرسل يتوقع ردًا. الرد ليس ضروريًا ، ولكنه آداب بريد إلكتروني جيدة ، خاصة إذا كان هذا الشخص يعمل في نفس الشركة أو الصناعة التي تعمل بها.
إليك مثال على الرد: "أعلم أنك مشغول جدًا ، لكنني لا أعتقد أنك تريد إرسال هذا البريد الإلكتروني إلي. وأردت إخبارك حتى تتمكن من إرسالها إلى الشخص المناسب. »
مراجعة كل رسالة
أخطائك لن تمر مرور الكرام من قبل متلقي البريد الإلكتروني الخاص بك. واعتمادًا على المستلم ، قد يتم الحكم عليك لفعل ذلك.
لا تعتمد على المدققات الإملائية. اقرأ بريدك وأعد قراءته عدة مرات ، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ ، قبل إرساله.
أضف عنوان البريد الإلكتروني أخيرًا
تجنب إرسال بريد إلكتروني عن طريق الخطأ قبل أن تنتهي من كتابته وتصحيح الرسالة. حتى عند الرد على رسالة ، من الأفضل إزالة عنوان المستلم وإدراجه فقط عندما تكون متأكدًا من أن الرسالة جاهزة للإرسال.
تحقق من تحديد المستلم الصحيح
يجب أن تكون حذرًا للغاية عند كتابة اسم من دفتر العناوين الخاص بك على سطر "إلى" في البريد الإلكتروني. من السهل تحديد اسم خاطئ ، الأمر الذي قد يكون محرجًا لك وللشخص الذي يتلقى البريد الإلكتروني عن طريق الخطأ.
استخدم الخطوط الكلاسيكية
للمراسلات المهنية ، احتفظ دائماً بالألوان والألوان والأحجام القياسية.
القاعدة الأساسية: يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني سهلة للقراءة للأشخاص الآخرين.
بشكل عام ، من الأفضل استخدام كتابة من 10 أو 12 نقطة ومحرف سهل القراءة ، مثل Arial أو Calibri أو Times New Roman. عندما يتعلق الأمر بالألوان ، فإن اللون الأسود هو الخيار الأكثر أمانًا.
ترقب نغمتك
كما يتم فقدان النكات في الترجمة ، يمكن بسرعة تفسير رسالتك. تذكر أن الشخص الذي يجري المقابلة لا يملك الإشارات الصوتية وتعابير الوجه التي سيحصل عليها في مناقشة فردية.
لتجنب أي سوء فهم ، يوصى بقراءة رسالتك بصوت عالٍ قبل النقر على "إرسال". إذا بدا الأمر صعباً بالنسبة لك ، فسيبدو الأمر صعباً على القارئ.
للحصول على أفضل النتائج ، تجنب استخدام الكلمات السلبية تمامًا ("فشل" أو "سيء" أو "تم التغاضي عنه") وقل دائمًا "من فضلك" و "شكرًا لك".
