Privucite čitaoca iz uvoda

Uvod je ključan da privučete pažnju čitaoca i potaknete ih da pročitaju ostatak vašeg izveštaja. e-mailom.

Počnite snažnom rečenicom koja postavlja kontekst ili naglašava glavni cilj, na primjer: „Nakon neuspjelog lansiranja naše nove linije proizvoda, neophodno je analizirati uzroke i brzo djelovati“.

Strukturirajte ovaj kratki uvod u 2-3 ključne rečenice: trenutna situacija, glavna pitanja, perspektiva.

Kladite se na direktan stil i jake riječi. Postavite bitne informacije na početak rečenica.

Možete uključiti brojke da potkrijepite svoju tezu.

U nekoliko ciljanih redova, vaš uvod bi trebao navesti vašeg čitatelja da želi da čita dalje kako bi saznao više. Od prvih sekundi, vaše riječi se moraju uhvatiti.

Uz dobro osmišljen uvod, vaš izvještaj e-poštom će privući pažnju i motivirati vašeg čitatelja da dođe do srži vaše analize.

Poboljšajte svoj izvještaj relevantnim vizuelnim prikazima

Vizuelni prikazi imaju neospornu moć upadanja u oči u izvještaju e-pošte. Oni pojačavaju vašu poruku na moćan način.

Nemojte se ustručavati da integrišete grafikone, tabele, dijagrame, fotografije ako imate relevantne podatke za izlaganje. Jednostavan tortni grafikon koji ilustruje distribuciju prodaje će imati veći uticaj od dugačkog pasusa.

Pazite, međutim, da odaberete jasne vizualne elemente koji se brzo razumiju. Izbjegavajte preopterećenu grafiku. Uvijek citirajte izvor i ako je potrebno dodajte opis s objašnjenjem.

Također provjerite da li vaši vizualni elementi ostaju čitljivi na mobilnom uređaju tako što ćete provjeriti ekran. Ako je potrebno, napravite verziju prikladnu za male ekrane.

Varirajte vizualne elemente u svom izvještaju kako biste stimulirali pažnju, štedljivo. E-pošta preopterećena slikama izgubit će jasnoću. Alternativni tekst i vizualni prikazi za dinamički izvještaj.

Uz dobro istaknute relevantne podatke, vaši vizualni elementi će privući oko i učiniti vaš izvještaj e-poštom lakšim za razumijevanje na privlačan i profesionalan način.

Završite otvaranjem perspektive

Vaš zaključak treba da inspiriše vašeg čitaoca da preduzme akciju u vezi sa vašim izveštajem.

Prvo, brzo sažmite ključne tačke i zaključke u 2-3 sažete rečenice.

Istaknite informacije koje želite da vaš primalac prvo zapamti. Možete koristiti određene ključne riječi iz naslova da se prisjetite strukture.

Zatim završite svoju e-poruku otvaranjem onoga što slijedi: prijedlog za naknadni sastanak, zahtjev za validaciju akcionog plana, praćenje kako biste dobili brzi odgovor...

Vaš zaključak treba da bude zanimljiv kako bi izazvao reakciju vašeg čitaoca. Afirmativni stil s glagolima akcije olakšat će ovaj cilj.

Radeći na svom zaključku, dat ćete perspektivu svom izvještaju i motivirati primatelja da odgovori ili preduzme akciju.

 

Primjer izvještaja putem e-pošte za eskalaciju tehničkih problema i predlaganje akcionog plana

 

Predmet: Izvještaj – poboljšanja naše aplikacije

Dragi Tomase,

Nedavne negativne recenzije o našoj aplikaciji zabrinule su me i potrebna su mi neka brza podešavanja. Moramo reagirati prije nego što izgubimo više korisnika.

Tekuća pitanja

  • App Store ocjene su pale na 2,5/5
  • Česte žalbe na greške
  • Ograničene karakteristike u odnosu na naše konkurente

Improvements Track

Predlažem da se sada fokusiramo na:

  • Ispravka glavnih prijavljenih grešaka
  • Dodavanje popularnih novih funkcija
  • Kampanja za promociju naše korisničke usluge

Organizirajmo ove sedmice sastanak kako bismo precizno definisali tehnička i komercijalna rješenja koja će se implementirati. Ključno je brzo djelovati kako bismo povratili povjerenje naših korisnika i povećali ocjene aplikacije.

Čekam tvoj povratak, Jean