Com crear i gestionar adreces electròniques de la feina amb Google Workspace

Configura el teu domini i crea adreces de correu electrònic professionals

Per crear adreces de correu electrònic professionals amb Google Workspace, el primer pas és comprar un nom de domini personalitzat. El nom de domini representa la identitat del vostre negoci en línia i és essencial per reforçar la vostra imatge de marca. Podeu comprar un nom de domini a un registrador de dominis, com ara Dominis de Google, IonsO OVH. En comprar, assegureu-vos de triar un nom de domini que reflecteixi el nom de la vostra empresa i que sigui fàcil de recordar.

Configura el domini amb Google Workspace

Després de comprar un nom de domini, ho heu de fer configurar amb Google Workspace per poder utilitzar els serveis de correu electrònic empresarial de Google. Aquests són els passos per configurar el vostre domini:

1. Registreu-vos a Google Workspace escollint un pla que s'adapti a la mida de la vostra empresa i a les vostres necessitats específiques.
2. Durant el procés de registre, se us demanarà que introduïu el vostre nom de domini personalitzat.
3. Google Workspace us proporcionarà instruccions per verificar la propietat del vostre domini i configurar els registres del sistema de noms de domini (DNS) necessaris. Haureu d'iniciar sessió al tauler de control del registrador de dominis i afegir els registres MX (intercanvi de correu) proporcionats per Google. Aquests registres s'utilitzen per dirigir correus electrònics als servidors de correu de Google Workspace.

4. Un cop configurats els registres DNS i verificat el domini, podreu accedir a la consola d'administració de Google Workspace per gestionar el vostre domini i els vostres serveis.

Creeu adreces de correu electrònic personalitzades per als vostres empleats

Ara que el vostre domini està configurat amb Google Workspace, podeu començar a crear adreces de correu electrònic personalitzades per als vostres empleats. Per fer-ho, seguiu aquests passos:

1. Inicieu la sessió a la consola d'administració de Google Workspace mitjançant el vostre compte d'administrador.
2. Feu clic a "Usuaris" al menú de l'esquerra per accedir a la llista d'usuaris de la vostra organització.
3. Feu clic al botó "Afegeix usuari" per crear un nou compte d'usuari. Haureu de proporcionar informació com el nom i cognoms i l'adreça de correu electrònic desitjada per a cada empleat. L'adreça de correu electrònic es crearà automàticament amb el vostre nom de domini personalitzat (p. empleat@yourcompany.com).

4. Un cop creats els comptes, podeu assignar rols i permisos a cada usuari en funció de les seves responsabilitats dins de l'empresa. També podeu enviar-los instruccions per configurar les seves contrasenyes i accedir al seu compte de Gmail.
5. Si voleu crear adreces de correu electrònic genèriques, com ara contact@yourcompany.com ou suport@yourcompany.com, podeu configurar grups d'usuaris amb adreces de correu electrònic compartides. Això permet que diversos empleats rebin i responguin correus electrònics enviats a aquestes adreces genèriques.

Si seguiu aquests passos, podreu configurar el vostre domini i crear adreces de correu electrònic de treball per als vostres empleats mitjançant Google Workspace. Aquestes adreces de correu electrònic personalitzades milloraran la imatge de marca de la vostra empresa i oferiran una experiència professional als vostres clients i socis quan es comuniquin amb vosaltres per correu electrònic.

La consola d'administració de Google Workspace facilita la gestió dels comptes d'usuari a la vostra empresa. Com a administrador, podeu afegir usuaris nous, editar la informació i la configuració del seu compte o suprimir comptes quan els empleats abandonin l'empresa. Per realitzar aquestes accions, aneu a la secció "Usuaris" de la consola d'administració i seleccioneu l'usuari rellevant per modificar la seva configuració o eliminar el seu compte.

Gestionar grups d'usuaris i drets d'accés

Els grups d'usuaris són una manera eficaç d'organitzar i gestionar els drets d'accés als recursos i serveis de Google Workspace dins de la vostra empresa. Podeu crear grups per a diferents departaments, departaments o projectes i afegir-hi membres en funció de les seves funcions i responsabilitats. Per gestionar grups d'usuaris, aneu a la secció "Grups" de la consola d'administració de Google Workspace.

Els grups també ajuden a controlar l'accés als documents i carpetes compartits, simplificant la gestió dels permisos. Per exemple, podeu crear un grup per al vostre equip de màrqueting i donar-los accés a recursos de màrqueting específics a Google Drive.

Aplicar polítiques de seguretat i regles de missatgeria

Google Workspace ofereix moltes opcions per protegir el vostre entorn de correu electrònic i protegir les dades de la vostra empresa. Com a administrador, podeu aplicar diverses polítiques de seguretat i regles de missatgeria per garantir el compliment i protegir els vostres usuaris de les amenaces en línia.

Per configurar aquests paràmetres, aneu a la secció "Seguretat" de la consola d'administració de Google Workspace. Aquests són alguns exemples de polítiques i regles que podeu implementar:

1. Requisits de contrasenya: establiu regles per a la longitud, la complexitat i la validesa de les contrasenyes dels vostres usuaris per ajudar a mantenir els comptes més segurs.
2. Autenticació de dos factors: habiliteu l'autenticació de dos factors (2FA) per afegir una capa addicional de seguretat quan inicieu sessió d'usuaris al seu compte.
3. Filtret de correu electrònic: configureu regles per bloquejar o posar en quarantena correus electrònics de correu brossa, intents de pesca i missatges amb fitxers adjunts o enllaços maliciosos.
4. Restriccions d'accés: restringeix l'accés als serveis i dades de Google Workspace en funció de la ubicació, l'adreça IP o el dispositiu utilitzat per iniciar la sessió.

Si apliqueu aquestes polítiques i regles de seguretat de correu electrònic, ajudareu a protegir la vostra empresa i els vostres empleats de les amenaces en línia i garantireu el compliment de la normativa aplicable.

En resum, gestionar els comptes de correu electrònic i la configuració d'usuari a Google Workspace és un aspecte fonamental per mantenir el vostre entorn de correu electrònic funcionant sense problemes i amb seguretat. Com a administrador, sou responsable de gestionar els comptes d'usuari, els grups d'usuaris i els drets d'accés, així com d'aplicar polítiques de seguretat i regles de correu electrònic adaptades a les vostres necessitats empresarials.

Google Workspace ofereix un conjunt integrat d'aplicacions que permeten col·laboració efectiva entre els membres del teu equip. Si utilitzeu Gmail amb altres aplicacions de Google Workspace, podeu aprofitar les sinergies entre diferents departaments per millorar la productivitat i la comunicació a la vostra empresa. Aquests són alguns exemples d'integracions útils entre Gmail i altres aplicacions de Google Workspace:

1. Google Calendar: programeu reunions i esdeveniments directament des de Gmail, afegint invitacions als vostres calendaris o als dels vostres companys.
2. Contactes de Google: gestioneu els vostres contactes personals i empresarials en un sol lloc i sincronitzeu-los automàticament amb Gmail.
3. Google Drive: envia fitxers adjunts grans amb Google Drive i col·labora en documents
   en temps real directament des de Gmail, sense haver de descarregar o enviar diverses versions per correu electrònic.

4. Google Keep: preneu notes i creeu llistes de tasques pendents directament des de Gmail i sincronitzeu-les a tots els vostres dispositius.

Comparteix documents i fitxers amb Google Drive

Google Drive és una eina d'emmagatzematge i compartició de fitxers en línia que facilita la col·laboració a la vostra empresa. Amb Google Drive, podeu compartir documents, fulls de càlcul, presentacions i altres fitxers amb els vostres companys, controlant els permisos de cada usuari (només de lectura, comentaris, edició). Per compartir fitxers amb membres del vostre equip, només cal que afegiu-los com a col·laboradors a Google Drive o compartiu un enllaç al fitxer.

Google Drive també permet treballar en temps real en documents compartits gràcies a les aplicacions de la suite Google Workspace, com Google Docs, Google Sheets i Google Slides. Aquesta col·laboració en temps real ajuda el vostre equip a treballar de manera més eficient i evita la molèstia de diverses versions del mateix fitxer.

Organitzeu reunions en línia amb Google Meet

Google Meet és una solució de videoconferència integrada a Google Workspace que facilita les reunions en línia entre els membres del vostre equip, ja siguin a la mateixa oficina o repartits per tot el món. Per organitzar una reunió en línia amb Google Meet, només cal que programeu un esdeveniment a Google Calendar i afegiu un enllaç a una reunió de Meet. També podeu crear reunions ad hoc directament des de Gmail o l'aplicació Google Meet.

Amb Google Meet, el vostre equip pot participar en videotrucades d'alta qualitat, compartir pantalles i col·laborar en documents en temps real, tot en un entorn segur. A més, Google Meet ofereix funcions avançades, com ara la traducció automàtica de subtítols, l'assistència a les sales de reunions i l'enregistrament de reunions, per satisfer les vostres necessitats de comunicació i col·laboració empresarial.

Finalment, Google Workspace ofereix una sèrie d'eines de col·laboració i comunicació que poden ajudar la vostra empresa a treballar de manera més eficient i mantenir-se connectada. Si utilitzeu Gmail amb altres aplicacions de Google Workspace, compartiu fitxers i documents mitjançant Google Drive i organitzeu reunions en línia amb Google Meet, podeu aprofitar aquestes solucions per millorar la productivitat i la col·laboració de la vostra tripulació.

En adoptar aquestes eines de col·laboració, esteu apoderant la vostra empresa per mantenir-se competitiva en un món en constant canvi, on la capacitat d'adaptar-se ràpidament i treballar de manera eficaç en equip és essencial per a l'èxit.