Cyflwyno Gmail for Business (Google Workspace)
Menter Gmail, cais a gynhwysir yn Google Workspace yn llawer mwy na syml gwasanaeth e-bost. Mae'n offeryn cyflawn sy'n cynnig ystod o nodweddion sydd wedi'u cynllunio i hwyluso cyfathrebu, cydweithredu a rheoli amser o fewn eich cwmni. Ond i fanteisio'n llawn ar y nodweddion hyn, mae angen i'ch cydweithwyr ddeall sut maen nhw'n gweithio a sut i'w defnyddio'n effeithiol. Fel hyfforddwr mewnol, dyna lle rydych chi'n dod i mewn.
Bydd y rhan gyntaf hon o'n canllaw cyflawn i Gmail Enterprise yn rhoi trosolwg i chi o brif nodweddion Gmail Enterprise a'u defnyddioldeb mewn cyd-destun proffesiynol.
Negeseuon : Wrth wraidd Gmail Enterprise mae ei wasanaeth e-bost. Mae'n caniatáu ichi anfon a derbyn negeseuon e-bost, ond mae hefyd yn cynnig llawer o nodweddion eraill, megis y gallu i greu labeli i drefnu'ch e-byst, defnyddio hidlwyr i awtomeiddio rhai gweithredoedd, a ffurfweddu atebion awtomatig.
calendr : Mae calendr adeiledig Gmail Enterprise yn caniatáu ichi drefnu cyfarfodydd, gosod nodiadau atgoffa i chi'ch hun, a gweld pryd mae'ch cydweithwyr ar gael. Gallwch hyd yn oed greu calendrau lluosog ar gyfer gwahanol agweddau ar eich gwaith.
Google Drive : Mae Google Drive, sy'n rhan o Google Workspace, yn gadael i chi storio, rhannu a chydweithio ar ddogfennau, taenlenni a chyflwyniadau. Gallwch rannu ffeiliau neu ffolderi cyfan gyda'ch cydweithwyr, a chydweithio ar ddogfennau mewn amser real.
Sgwrsio a Chyfarfod : Mae Gmail for Business hefyd yn cynnwys Google Chat a Google Meet, sy'n eich galluogi i gyfathrebu â'ch cydweithwyr trwy negeseuon gwib, galwad llais neu gynhadledd fideo.
Mae'r holl nodweddion hyn ar gael o'ch cyfrif Gmail, gan wneud Gmail for Business yn bwerus ac yn gyfleus. Yn adrannau nesaf y canllaw hwn, byddwn yn edrych ar bob un o'r nodweddion hyn yn fanwl, gan roi awgrymiadau ymarferol i chi ar gyfer eu defnyddio'n effeithiol yn eich hyfforddiant.
Nodweddion uwch Gmail for Business
Ar ôl ymdrin â hanfodion Gmail Enterprise, mae'n bryd symud ymlaen i rai o'r nodweddion uwch sy'n gwneud yr offeryn hwn mor bwerus. Gall eu meistroli helpu eich cydweithwyr i weithio'n fwy effeithlon ac arbed amser bob dydd.
1. Llwybrau Byr bysellfwrdd : Mae Gmail Enterprise yn cynnig cyfres o llwybrau byr bysellfwrdd sy'n eich galluogi i lywio'r mewnflwch yn gyflym a chyflawni gweithredoedd amrywiol heb orfod defnyddio'r llygoden. Er enghraifft, trwy wasgu “c” gallwch gyfansoddi e-bost newydd, wrth wasgu “e” gallwch archifo'r e-bost a ddewiswyd. Gallwch ddod o hyd i'r rhestr lawn o lwybrau byr bysellfwrdd yn Gmail Help.
2. Atebion a Awgrymir ac Ysgrifennu Doeth : Gall y nodweddion hyn, wedi'u pweru gan ddeallusrwydd artiffisial Google, helpu i ysgrifennu e-byst yn gyflymach. Mae Suggested Replies yn cynnig atebion byr i e-byst, tra bod Smart Compose yn cynnig brawddegau ar gyfer cwblhewch y rhai yr ydych yn eu hysgrifennu.
3. ymarferoldeb dirprwyo : Gyda'r nodwedd hon, gallwch roi caniatâd i berson arall reoli'ch mewnflwch. Gall hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol i bobl sy'n derbyn llawer o e-byst ac sydd angen help i'w rheoli.
4. Integreiddiadau : Gellir integreiddio Gmail for Business â llawer o gymwysiadau eraill, gan gynnwys rhai nad ydynt yn rhai Google. Er enghraifft, gallwch integreiddio Gmail gyda'ch rheolwr tasgau neu CRM i olrhain e-byst sy'n ymwneud â phrosiectau neu gleientiaid penodol.
Trwy hyfforddi eich cydweithwyr ar y nodweddion uwch hyn, byddwch yn eu helpu i gael y gorau o Gmail for Business a chynyddu eu cynhyrchiant. Yn yr adran nesaf, byddwn yn trafod rhai arferion gorau ar gyfer hyfforddiant Menter Gmail.
Strategaethau ar gyfer Hyfforddiant Menter Gmail Effeithiol
Nawr bod gennych ddealltwriaeth gadarn o nodweddion sylfaenol ac uwch Gmail Enterprise, mae'n bryd meddwl sut y gallwch chi drosglwyddo'r wybodaeth honno i'ch cydweithwyr yn effeithiol. Dyma rai strategaethau y gallwch eu mabwysiadu:
1. Hyfforddiant ymarferol : Y ffordd orau o ddysgu sut i ddefnyddio teclyn fel Gmail for Business yw ei wneud eich hun. Pan fyddwch yn hyfforddi eich cydweithwyr, gofalwch eich bod yn rhoi digon o amser iddynt archwilio nodweddion Gmail ar eu pen eu hunain ac i ymarfer y tasgau penodol y bydd angen iddynt eu cyflawni yn eu gwaith o ddydd i ddydd.
2. Defnyddio adnoddau hyfforddi allanol : Mae yna lawer o adnoddau ar-lein a all helpu eich cydweithwyr i ddysgu sut i ddefnyddio Gmail for Business. Er enghraifft, mae Google yn cynnig a ganolfan hyfforddi sy'n cwmpasu holl nodweddion Gmail yn fanwl. Mae yna hefyd fideos hyfforddi rhad ac am ddim ar YouTube, fel y rhai yn y sianel GWYNTOPIG.
3. Sesiynau holi ac ateb : Cynnal sesiynau Holi ac Ateb rheolaidd lle gall cydweithwyr ofyn cwestiynau am nodweddion Gmail nad ydynt yn eu deall neu faterion sydd ganddynt. Mae hwn yn gyfle gwych i chi ddarparu ymatebion personol a mynd i'r afael â materion penodol sy'n codi yn eich busnes.
4. Annog hunan-astudio : Anogwch eich cydweithwyr i archwilio Gmail Enterprise ar eu pen eu hunain a cheisio datrys eu problemau eu hunain cyn gofyn i chi am help. Bydd hyn yn eu helpu i ddatblygu eu hunanhyder a dod yn fwy annibynnol.
Trwy weithredu'r strategaethau hyn, gallwch chi helpu'ch cydweithwyr i feistroli Gmail Enterprise a'i wneud yn arf gwerthfawr ar gyfer eu gwaith. Pob hwyl gyda'ch hyfforddiant!
