Gweithredu polisïau cyfrinair cryf
Mae diogelwch cyfrifon Gmail eich cwmni yn hanfodol i ddiogelu gwybodaeth sensitif a sicrhau parhad busnes. Un o'r arferion gorau ar gyfer sicrhau cyfrifon Gmail yw cael polisïau cyfrinair cryf yn eu lle.
Er mwyn cryfhau diogelwch cyfrifon Gmail, mae'n hanfodol sefydlu gofynion sylfaenol ar gyfer hyd a chymhlethdod cyfrineiriau. Yn gyffredinol, argymhellir defnyddio cyfrineiriau o 12 nod o leiaf, gan gynnwys priflythrennau a llythrennau bach, rhifau a nodau arbennig. Mae'r cyfuniad hwn yn ei gwneud yn anoddach i ymosodwyr ddyfalu neu gracio cyfrineiriau.
Rhaid adnewyddu cyfrineiriau yn rheolaidd i leihau'r risg o ddwyn neu ddatgelu damweiniol. Mae'n ddoeth sefydlu polisi o adnewyddu cyfrineiriau bob 60 i 90 diwrnod. Mae hyn yn sicrhau bod cyfrineiriau'n aros yn ddiogel ac yn gyfredol, tra'n cyfyngu ar y risgiau sy'n gysylltiedig â chyfrineiriau dan fygythiad.
Mae rheolwyr cyfrinair yn offer ar gyfer storio a rheoli cyfrineiriau yn ddiogel. Gallant gynhyrchu cyfrineiriau cymhleth ac unigryw ar gyfer pob cyfrif a'u storio wedi'u hamgryptio. Anogwch eich gweithwyr i ddefnyddio rheolwyr cyfrinair i osgoi defnyddio cyfrineiriau gwan neu wedi'u hailddefnyddio, a allai beryglu diogelwch cyfrifon Gmail eich cwmni.
Galluogi dilysu dau ffactor (2FA)
Mae dilysu dau ffactor (2FA) yn ffordd effeithiol arall o gynyddu diogelwch cyfrifon Gmail eich cwmni. Mae'r dull hwn yn ychwanegu haen ychwanegol o ddiogelwch trwy ofyn am brawf adnabod ychwanegol wrth fewngofnodi i'r cyfrif.
Mae dilysu dau ffactor yn broses sy'n gofyn am ddau fath ar wahân o ddilysu hunaniaeth defnyddiwr. Yn ogystal â'r cyfrinair, mae 2FA yn gofyn i'r defnyddiwr ddarparu prawf adnabod ychwanegol, fel arfer ar ffurf cod dros dro a anfonir at ddyfais y gellir ymddiried ynddi (fel ffôn symudol) neu a gynhyrchir gan ap 'dilysu.
Mae 2FA yn cynnig nifer o fanteision ar gyfer diogelwch cyfrifon Gmail eich cwmni:
- Mae'n lleihau'r risg o fynediad heb awdurdod yn fawr, hyd yn oed os yw'r cyfrinair yn cael ei beryglu.
- Mae'n amddiffyn cyfrifon rhag ymdrechion gwe-rwydo ac ymosodiadau gan rymoedd 'n Ysgrublaidd.
- Mae'n helpu i nodi ymdrechion mewngofnodi amheus yn gyflym a chymryd camau priodol.
Er mwyn galluogi 2FA ar gyfer cyfrifon Gmail eich cwmni, dilynwch y camau hyn:
- Mewngofnodwch i gonsol gweinyddol Google Workspace.
- Ewch i'r adran "Diogelwch" a chliciwch ar "Dilysu dau gam".
- Galluogi'r opsiwn "Caniatáu dilysu dau gam" a ffurfweddu'r gosodiadau yn unol â'ch dewisiadau.
Argymhellir hefyd eich bod yn hyfforddi'ch gweithwyr ar ddefnyddio 2FA a'u hannog i alluogi'r nodwedd hon ar gyfer eu cyfrif Gmail gwaith.
Trwy alluogi dilysu dau ffactor ar gyfer cyfrifon Gmail eich cwmni, rydych chi'n ychwanegu haen ychwanegol o ddiogelwch ac yn lleihau'n sylweddol y risg o fynediad heb awdurdod i wybodaeth sensitif.
Hyfforddiant gweithwyr ac ymwybyddiaeth o fygythiadau ar-lein
Mae diogelwch cyfrifon Gmail eich cwmni yn dibynnu'n fawr ar wyliadwriaeth eich gweithwyr. Mae eu hyfforddi a'u haddysgu am fygythiadau ar-lein ac arferion gorau diogelwch yn allweddol i leihau'r risg o ddigwyddiadau diogelwch.
Mae gwe-rwydo yn dechneg ymosod gyffredin sy'n ceisio twyllo defnyddwyr i ddatgelu eu rhinweddau mewngofnodi neu wybodaeth sensitif arall. Gall e-byst gwe-rwydo fod yn argyhoeddiadol iawn ac efelychu e-byst swyddogol gan Gmail neu wasanaethau eraill. Mae'n hollbwysig iaddysgu eich gweithwyr sut i adnabod arwyddion e-bost twyllodrus a beth i'w wneud os ydych yn amau ymgais i we-rwydo.
Gall e-byst maleisus gynnwys dolenni neu atodiadau sydd wedi'u heintio â malware. Dylai gweithwyr gael eu hyfforddi i wirio dolenni cyn clicio arnynt a dim ond lawrlwytho atodiadau pan fyddant yn siŵr o ble y daethant. Argymhellir hefyd eich bod yn defnyddio meddalwedd amddiffynnol, fel hidlwyr gwrthfeirws a sbam, i amddiffyn cyfrifon Gmail eich cwmni rhag y bygythiadau hyn.
Mae hyfforddiant parhaus ac ymwybyddiaeth o arferion gorau diogelwch yn hanfodol i gynnal lefel uchel o amddiffyniad ar gyfer cyfrifon Gmail eich cwmni. Trefnwch hyfforddiant a gweithdai rheolaidd i'ch gweithwyr i'w hysbysu am y bygythiadau diweddaraf a'r arferion gorau o ran diogelwch. Anogwch nhw hefyd i roi gwybod am weithgarwch amheus a rhannu eu pryderon diogelwch gyda'r tîm.
