Identifica el modelo estándar adaptado a tu objetivo
Hay varias plantillas estándar de informes de correo electrónico que se utilizan en los negocios. Elegir el formato correcto según el propósito de su informe es esencial para transmitir su mensaje de manera clara y efectiva.
Para un informe de seguimiento regular, como un informe semanal o mensual, opte por una estructura de tabla con cifras clave (ventas, producción, etc.).
Para una solicitud de presupuesto o recurso, escribe un archivo estructurado en partes con una introducción, tus necesidades detalladas, un argumento y una conclusión.
En una situación de crisis que requiera una reacción urgente, apuesta por un estilo directo y contundente enumerando los problemas, las consecuencias y las acciones en unas pocas frases impactantes.
Sea cual sea el modelo, cuidar el formato con intertítulos, viñetas, tablas para facilitar la lectura. Los ejemplos concretos a continuación lo ayudarán a elegir el mejor formato para cada situación para informes de correo electrónico profesionales y efectivos.
El informe de seguimiento regular en forma de tablas.
El informe de seguimiento regular, por ejemplo mensual o semanal, requiere una estructura clara y sintética que destaque los datos clave.
El formato en tablas permite presentar los indicadores importantes (ventas, producción, tasa de conversión, etc.) de forma organizada y legible, en pocos segundos.
Titula tus tablas con precisión, por ejemplo, "Evolución de las ventas en línea (facturación mensual 2022)". Recuerda mencionar las unidades.
Puede incorporar elementos visuales como gráficos para reforzar el mensaje. Asegúrese de que los datos sean correctos y los cálculos correctos.
Acompañe cada tabla o gráfico con un breve comentario que analice las principales tendencias y conclusiones, en 2 o 3 oraciones.
El formato de tabla facilita que su destinatario lea lo esencial rápidamente. Es ideal para informes de seguimiento regulares que requieren una presentación resumida de datos clave.
El e-mail impactante en caso de crisis
En una situación de emergencia que requiera una respuesta rápida, opte por un informe en forma de oraciones cortas y contundentes.
Anuncie el problema desde el principio: “Nuestro servidor está caído después de un ataque, estamos desconectados”. Luego detalle el impacto: pérdida de facturación, clientes afectados, etc.
Luego enumere las acciones tomadas para limitar el daño y aquellas que se implementarán de inmediato. Termine con una pregunta o solicitud apremiante: "¿Podemos contar con recursos adicionales para restaurar el servicio dentro de las 48 horas?"
En una crisis, la clave es informar rápidamente sobre las dificultades, las consecuencias y las respuestas en pocas oraciones directas. Su mensaje debe ser breve y movilizador. El estilo impactante es más efectivo para este tipo de informe de correo electrónico de emergencia.
Ejemplo XNUMX: Informe detallado de ventas mensuales
A continuación encontrará el informe detallado de nuestras ventas de marzo:
- Ventas en tienda
Las ventas en tienda bajaron un 5% respecto al mes pasado hasta los 1€. Aquí está la evolución por departamento:
- Electrodomésticos: facturación de 550 €, estable
- Departamento de bricolaje: facturación de 350 €, descenso del 000%
- Sección de jardín: facturación de 300 €, descenso del 000 %
- Departamento de cocina: facturación de 50€, un 000% más
El declive en el departamento de jardinería se explica por el clima desfavorable de este mes. Tenga en cuenta el crecimiento alentador en el departamento de cocina.
- Ventas en línea
Las ventas en nuestra web se mantienen estables en 900 €. La participación de los dispositivos móviles aumentó al 000% de las ventas en línea. Las ventas de muebles y decoración aumentan considerablemente gracias a nuestra nueva colección Primavera.
- Acciones de marketing
Nuestra campaña de correo electrónico para el Día de la Abuela generó una facturación adicional de 20 € en el departamento de cocina.
Nuestras operaciones en redes sociales en torno al diseño de interiores también impulsaron las ventas en este segmento.
- Conclusión
A pesar de una ligera caída en las tiendas, nuestras ventas se mantienen sólidas, impulsadas por el comercio electrónico y las operaciones de marketing dirigidas. Debemos continuar nuestros esfuerzos en decoración y mobiliario para compensar la disminución estacional en el departamento de jardinería.
Estoy a su disposición para cualquier aclaración.
cordialement Bien,
Jean Dupont Vendedor Sector Este
Segundo ejemplo: Solicitud de presupuesto adicional para el lanzamiento de una nueva línea de productos
Tengo el honor de solicitarles un presupuesto adicional como parte del lanzamiento de nuestra nueva gama de productos prevista para junio de 2024.
Este proyecto estratégico pretende extender nuestra oferta al pujante segmento de productos ecológicos, donde la demanda crece un 20% anual, ofreciendo 15 referencias adicionales.
Para garantizar el éxito de este lanzamiento, es fundamental movilizar recursos adicionales. Aquí están mis propuestas numéricas:
- Refuerzo temporal del equipo:
- Contratación de 2 desarrolladores a tiempo completo durante 6 meses para finalizar el embalaje y la documentación técnica (coste: 12000 €)
- Apoyo de una agencia de marketing digital durante 3 meses para la campaña web (8000€)
- CAMPAÑA de Marketing :
- Presupuesto de medios para patrocinar nuestras publicaciones en redes sociales (5000€)
- Creación y envío de emailings: diseño gráfico, gastos de envío para 3 campañas (7000€)
- Pruebas de consumo:
- Organización de paneles de consumidores para recoger feedback sobre los productos (4000€)
Eso supone un total de 36€ para desplegar los recursos humanos y de marketing necesarios para el éxito de este lanzamiento estratégico.
Estoy a su disposición para discutirlo durante nuestra próxima reunión.
En espera de su regreso,
cordialement,
Juan Dupont
Jefe de proyecto
Tercer ejemplo: informe de actividad mensual del departamento de ventas
A continuación encontrará el informe de actividad de nuestro departamento comercial correspondiente al mes de marzo:
- Visitas de prospección: Nuestros representantes de ventas contactaron a 25 prospectos identificados en nuestra ficha de clientes. Se han fijado 12 citas.
- Ofertas enviadas: Hemos enviado 10 ofertas comerciales sobre productos clave de nuestro catálogo, 3 de las cuales ya han sido convertidas.
- Ferias comerciales: Nuestro stand en la feria Expopharm atrajo alrededor de 200 contactos. Hemos convertido 15 de ellos en futuros nombramientos.
- Formación: Nuestra nueva colaboradora Lena siguió una semana de formación de campo con Marc para familiarizarse con nuestros productos y argumentos de venta.
- Objetivos: Nuestro objetivo comercial de 20 nuevos contratos en el mes se ha cumplido. La facturación generada asciende a 30€.
Continuamos con nuestros esfuerzos para desarrollar nuestra lista de clientes, no dude en enviarme sus recomendaciones.
cordialement Bien,
Gerente de Ventas Jean Dupont
Ejemplo cuatro: informe de actividad semanal detallado: panadería de supermercado
A continuación encontrará el informe detallado de actividad de nuestra panadería para la semana del 1 al 7 de marzo:
Producción:
- Producimos un promedio de 350 baguettes tradicionales por día, para un total de 2100 durante la semana.
- El volumen total ha aumentado un 5 % gracias a nuestro nuevo horno, que nos permite satisfacer la creciente demanda.
- La diversificación de nuestra gama de panes especiales (campo, integrales, cereales) está dando sus frutos. Horneamos 750 esta semana.
Ventes:
- La facturación global es de 2500€, estable en comparación con la semana pasada.
- La bollería vienesa sigue siendo nuestro éxito de ventas (680 €), seguida de las fórmulas de almuerzo (550 €) y el pan tradicional (430 €).
- Las ventas de los domingos por la mañana fueron especialmente fuertes (facturación de 1200 €) gracias a la oferta especial de brunch.
Aprobación:
- Recepción de 50kg de harina y 25kg de mantequilla. Las existencias son adecuadas.
- Pensando en pedir huevos y levadura para la próxima semana.
personal:
- Julie estará de vacaciones la próxima semana, reorganizaré los horarios.
- Gracias a Bastien que ofrece horas extras para la venta.
cuestiones:
- Avería del monedero el martes por la mañana, reparado durante el día por el electricista.
cordialement Bien,
Gerente Jean Dupont
Quinto ejemplo: Problema urgente: mal funcionamiento del software de contabilidad
Esta mañana, nuestro software de contabilidad tiene errores que impiden la entrada de facturas y el seguimiento del libro mayor.
Nuestro proveedor de servicios de TI, a quien contacté, confirma que se trata de una actualización reciente. Están trabajando en una solución.
Mientras tanto, nos es imposible registrar las transacciones y se interrumpe el control del efectivo. Corremos el riesgo de quedarnos atrás muy rápidamente.
Para solucionar temporalmente el problema:
- Anote sus facturas/gastos en un archivo Excel de emergencia que recuperaré
- Para consultas de clientes, llámame para verificar las cuentas en vivo
- Hago todo lo posible para mantenerlos informados sobre el progreso.
Nuestro proveedor de servicios está completamente movilizado y espera resolver este problema dentro de las 48 horas como máximo. Sé que este mal funcionamiento es malo, gracias por su comprensión. Por favor, hágamelo saber de cualquier problema urgente.
cordialement,
Contador Jean Dupont
