Correo o mail: ¿Cuál debería preferirse?
Enviar una carta o una carta a un corresponsal es una práctica muy extendida. Incluso si hoy existe la posibilidad de recomendar un mensajero, está claro que el correo electrónico garantiza más rapidez en la transmisión de mensajes. Sin embargo, hay ocasiones en el contexto profesional en las que utilizar un correo electrónico es más ventajoso que una carta. Dicho esto, no se debe descuidar el uso adecuado de expresiones educadas. Correo o correo postal: ¿Qué se debe preferir y qué fórmulas de cortesía son apropiadas en determinadas circunstancias?
¿Cuándo enviar cartas?
Es recomendable enviar cartas en determinados contextos específicos. A veces es la ley la que requiere que hagas esto.
En el mundo laboral, es costumbre enviar carta de renuncia, pedir entrevista de despido o romper el período de prueba formalizando la solicitud o la decisión en una carta.
En cuanto a las relaciones cliente-proveedor, podemos citar entre las circunstancias que exigen la dirección de una carta, el aviso formal de impago de factura, las disculpas tras la entrega de un producto defectuoso o el aviso formal de un producto defectuoso. .
¿Cuándo debería preferir enviar un correo electrónico profesional?
En la práctica, el envío de una carta se ajusta a los intercambios diarios que tienen lugar en el contexto profesional. Este es el caso cuando se trata de enviar una cotización a un prospecto, relanzar a un cliente sobre una factura vencida o enviar documentos a un colega.
Pero una cosa es saber cuándo usar el correo electrónico profesional y otra es hacer un buen uso de las expresiones educadas.
¿Cuál es la estructura de un correo electrónico de seguimiento?
El correo electrónico de seguimiento de un cliente generalmente está estructurado en 7 partes. Podemos citar entre estos:
- La fórmula educada personalizada
- El gancho
- El contexto
- El proyecto
- El llamado a la acción
- La transición
- La última frase cortés
En cuanto a la fórmula educada al comienzo del correo electrónico, se recomienda personalizarla. Puede decir, por ejemplo: "Hola + Apellido / Nombre".
En cuanto a la última fórmula cortés, puedes adoptar esta: "A la espera de tu regreso, te deseo un buen final del día y por supuesto que permanezcas disponible". Esta fórmula educada es adecuada para el cliente con el que tiene una relación comercial algo extensa o el cliente que conoce en particular.
Cuando se trata de un cliente con el que no ha desarrollado una relación diaria, la fórmula cortés al comienzo del correo electrónico debe ser del tipo "Sr. ..." o "Sra. ...". En cuanto a la fórmula cortés al final del correo electrónico, puede utilizar la fórmula "A la espera de su devolución, acepte la seguridad de mis mejores sentimientos".
Para transmitir cotizaciones a un cliente, la estructura es casi la misma. Sin embargo, al transmitir documentos a un colega, nada le impide saludar. Al final del correo electrónico, también se recomiendan expresiones amables como "Atentamente" o "Saludos cordiales".
