Suurepärane suhtlemine: vastuvõtutöötajate puudumise teade

Vastuvõtja roll on meeldejääva esmamulje loomisel hädavajalik. Hästi läbimõeldud kontorist väljas olev sõnum võib seda positiivset tunnet edasi kanda ka teie äraolekul.

Looge soe ja professionaalne sõnum

See peab peegeldama teie ettevõtte kuvandit ning tagama külastajatele ja helistajatele, et nende vajaduste eest arvestatakse.Eesliinil olev vastuvõtutöötaja kehastab ettevõtte kuvandit. Teie puudumise teade peab seetõttu ühendama selge teabe ja sooja vastuvõtu, mis peegeldab seda tähtsust.

Teie puudumise kuupäevad peavad olema selgelt märgitud. Alternatiivse kontakti pakkumine näitab teie ettenägelikkust teenuse järjepidevuse osas. See kontakt peaks olema usaldusväärne ja teadlik ning suutma teie äraoleku ajal päringuid käsitleda.
Teie puudumise sõnum on võimalus luua klientide ja kolleegide usaldust ja tunnustust. See võib olla ka meeldetuletus teie ettevõtte pühendumusest erakordsele klienditeenindusele.

See on teie rolli laiendus selle ettevõtte vastutuleliku näona. Neid näpunäiteid järgides saate tagada, et teie kontorist väljas olemise sõnum peegeldab jätkuvalt teie professionaalsust ja sooja isiksust.

Näidissõnum administraatorile


Teema: [Teie nimi], administraator – puudub [alguskuupäev] kuni [lõppkuupäev]

Tere,

Olen puhkusel kuni [lõppkuupäev]. Sel perioodil ei saa ma kõnedele vastata ega kohtumisi hallata.

Mis tahes kiireloomulise olukorra või vajaliku toetuse korral jääb [kolleegi või osakonna nimi] teie käsutusse. Kiire vastuse saamiseks võtke temaga ühendust [e-posti/telefoninumbri] kaudu.

Tagasi tulles ootan minult entusiastlikku ja kosutavat vastuvõttu.

Cordialement,

[nimi]

Receptionniste

[Ettevõtte logo]

 

→→→Kõigile, kes soovivad professionaalses maailmas silma paista, on Gmaili põhjalikud teadmised väärtuslikud nõuanded.←←←