Optimeerige oma organisatsiooni Gmaili abil
Tootlikkuse suurendamine hõlmab paratamatult oma postkasti paremat korraldamist. Tõepoolest, halvasti hallatud meilist võib kiiresti saada stressi ja aja raiskamine. Gmaili kasutamise optimeerimiseks on teile saadaval mitu funktsiooni. Nende hulgas on klaviatuuri otseteede kasutamine suurepärane viis e-kirjade kirjutamise ja haldamise hõlbustamiseks. Kui aktiveerite selle valiku Gmaili seadetes, saate vaadata saadaolevate otseteede täielikku loendit ja kasutada neid tõhususe suurendamiseks.
Järgmiseks on meilide klassifitseerimine siltide abil väärtuslik näpunäide postkasti optimaalseks korraldamiseks. Luues kohandatud silte ja määrates värvid nende kiireks tuvastamiseks, saate oma e-kirju selgemalt ja struktureeritumalt kategoriseerida. Samuti saab kasutada filtreid seda ülesannet automatiseerida ja säästa aega.
Postkasti risustamise vältimiseks on oluline mittevajalikud meilid arhiivida või kustutada. See võimaldab teil paremini keskenduda olulistele sõnumitele ja vähendada e-kirjade haldamisega kaasnevat stressi. Lisaks on funktsioon "Snooze" huvitav valik meili saatmise peatamiseks ja pange see hiljem uuesti esile, kui olete valmis sellega tegelema.
Lõpuks kaaluge meilidele kiireks vastamiseks Gmaili pakutud soovituslikke vastuseid. See funktsioon säästab teie aega, pakkudes teile olukorrale kohandatud eelnevalt kirjutatud vastuseid. Loomulikult saate neid kohandada vastavalt oma stiilile ja vajadustele.
Neid näpunäiteid rakendades näete kiiresti oma organisatsiooni ja igapäevase tootlikkuse paranemist.
Õppige tõhusaks koostööks täiustatud funktsioone
Koostöö ja suhtlus on ettevõtte tootlikkuse võtmeelemendid. Gmail pakub mitmeid täiustatud funktsioone, mis hõlbustavad neid aspekte ja võimaldavad teil kolleegidega tõhusat koostööd teha.
Esiteks on saatmise ajakava funktsioon väärtuslik vara, et oma aega võimalikult hästi hallata. Ajastades oma e-kirjade saatmise kindlal kuupäeval ja kellaajal, saate oma olulised sõnumid eelnevalt ette valmistada ja vältida möödalaskmisi. See funktsioon on kasulik ka teie kirjade kohandamiseks teie adressaatide ajavöönditega ja hõlbustab seega suhtlust teistes riikides asuvate kolleegidega.
Järgmiseks võimaldab Google Meeti integreerimine Gmailiga korraldada veebikoosolekuid ja nendega liituda otse oma postkastist. Saate planeerida videokoosolekuid kolleegide ja partneritega, ilma et peaksite Gmailist lahkuma. See funktsioon hõlbustab oluliselt kaugsuhtlust ja koostööd, pakkudes teile lihtsat ja tõhusat tööriista reaalajas teabevahetuseks.
Lisaks on Google Drive'i kasutamine suurepärane viis kolleegidega dokumentide jagamiseks ja projektide kallal reaalajas koostööd teha. Otse Gmailist dokumente, arvutustabeleid või esitlusi luues ja jagades saate samaaegselt töötada koos teiste oma meeskonnaliikmetega, ilma et peaksite meili teel mitut versiooni vahetama.
Lõpuks uurige julgelt paljusid Gmaili jaoks saadaolevaid laiendusi, mis aitavad teil veelgi parandada tootlikkust ja koostööd. Sellised tööriistad nagu Boomerang, Trello või Grammarly võivad olla väga kasulikud meilide haldamisel, projektide korraldamisel või õigekirja ja grammatika kontrollimisel.
Neid täiustatud funktsioone omandades tugevdate oma suhtlemis- ja koostööoskusi ning saate oma ettevõtte tõeliseks eeliseks.
Kasutage optimaalse meilihalduse parimaid tavasid
Nüüd, kui olete Gmaili funktsioonid selgeks õppinud, on oluline võtta oma e-kirjade optimaalseks haldamiseks kasutusele parimad tavad. Need harjumused aitavad teil olla produktiivsemad ja vältida ülerahvastatud postkasti stressi.
Esiteks on oluline oma e-kirjade kontrollimiseks ja töötlemiseks päeva jooksul määrata kindlad kellaajad. Vältides oma postkasti pidevat kontrollimist, vähendate segajaid ja keskendute rohkem oma prioriteetsetele ülesannetele. Näiteks saate oma sõnumite lugemiseks ja neile vastamiseks ajastada kaks või kolm ajavahemikku.
Teiseks kirjuta kindlasti selged ja ülevaatlikud meilid. Otse asja juurde minnes ja liiga pikki lauseid vältides muudate oma sõnumid lihtsamini mõistetavaks ning säästate nii enda kui ka adressaatide aega. Kaaluge ka selgesõnaliste ja mõjuvate teemaridade kasutamist, et tõmmata tähelepanu ja hõlbustada vestluste jälgimist.
Seejärel kasutage ebaoluliste lõimede teavituste ajutiselt keelamiseks funktsiooni „Vaigista”. See võimaldab teil keskenduda prioriteetsetele meilidele, ilma et teid segaksid ebaolulised sõnumid.
Lõpuks ärge unustage end pidevalt treenida, et hallata Gmaili ja muude tootlikkuse tööriistadega seotud uudiseid ja nõuandeid. Paljud tasuta koolitused on saadaval Internetis, eriti suurematel e-õppe platvormidel. Investeerides aega oma õppimisse, arendate oma oskusi ja parandate veelgi oma ettevõtte tootlikkust.
Neid parimaid tavasid järgides ja Gmaili täiustatud funktsioone kasutades saate oma postkasti tõhusalt hallata ja saada tõeliseks eksperdiks.
