Sorteerige ja korraldage oma e-kirju parema loetavuse tagamiseks
Esimene samm tuhandete meilide stressivaba haldamiseks on veenduda, et teie postkast on hästi korraldatud. Selleks pakub Gmail ettevõtetele mitmeid funktsioone, mis aitavad teil seda saavutada.
Esiteks kasutage postkasti vahekaarte. Gmail pakub kohandatavaid vahekaarte, nagu "Põhi", "Reklaamid" ja "Sotsiaalvõrgustikud". Nende vahekaartide aktiveerimisel saate e-kirjad nende olemuse järgi eraldada ja seega hõlbustada nende lugemist.
Järgmisena kaaluge oma meilide kategoriseerimiseks siltide kasutamist. Saate luua oma oluliste projektide, klientide või teemade jaoks kohandatud silte ja määrata need oma meilidele hõlpsaks hankimiseks. Värve saab kasutada ka erinevate kategooriate kiireks eristamiseks.
Gmaili filtrid on veel üks suurepärane funktsioon teatud toimingute automatiseerimiseks ja postkasti tõhusamaks haldamiseks. Näiteks saate luua filtri, et arhiveerida automaatselt teatud aadressilt või kindla teemaga meilid, lisada sildi või märkida need loetuks.
Lõpetuseks ärge unustage kasutada lippe ja tähti, et märkida olulised e-kirjad ja need hiljem hõlpsasti üles leida. Meilide paremaks korraldamiseks saate kohandada Gmaili seadetes saadaolevaid tärnide ja lippude tüüpe.
Neid näpunäiteid järgides saate oma Gmaili postkasti tõhusalt korraldada ja tuhandeid e-kirju stressivabalt hallata.
Kasutage oma postkasti haldamisel ennetavat lähenemist
Tuhandete stressivabade meilide haldamine nõuab ka ennetavat lähenemist, et pidev sõnumite sissevool ei jääks teile üle jõu. Siin on mõned strateegiad, mis aitavad teil oma ettevõtte Gmaili postkasti kontrolli all hoida.
Esiteks omandage harjumus oma postkasti regulaarselt kontrollida ja e-kirjadega niipea kui võimalik tegeleda. See võimaldab teil kiiresti vastata olulistele sõnumitele ja vältida lugemata kirjade mahajäämust. Samuti saate oma e-kirjade kontrollimiseks ja töötlemiseks määrata kindlad ajavahemikud, et teid ei segataks pidevalt oma töös.
Järgmisena õppige eristama kiireloomulisi e-kirju ja neid, mis võivad oodata. Tuvastades kiiresti kirjad, mis nõuavad viivitamatut tegutsemist, saate need tähtsuse järjekorda seada ja vältida aja raiskamist vähemtähtsatele meilidele.
Gmail ettevõtetele pakub ka võimalust seadistada meeldetuletusi meilidele, mida te ei saa kohe töödelda. Kasutage funktsiooni „Hoia”, et määrata meeldetuletus ja ajastada meili hiljem, kui teil on rohkem aega, töödelda.
Lõpuks ärge unustage oma postkasti regulaarselt puhastada, kustutades või arhiivides aegunud e-kirju. See võimaldab teil postkasti korrastada ja keskenduda endiselt olulistele sõnumitele.
Nende ennetavate strateegiate kasutuselevõtmisega saate tõhusalt hallata tuhandeid e-kirju stressivabalt ja jääda rahulikuks igapäevaselt saabuvate sõnumite hulga suhtes.
Optimeerige oma suhtlust, et vähendada e-kirjade mahtu
Teine viis tuhandete meilide stressivabaks haldamiseks on suhtluse optimeerimine, et vähendada vastuvõetavate ja saadetavate meilide mahtu. Siin on mõned näpunäited Gmailiga suhtlemise parandamiseks äritegevuses.
Alustuseks kirjutage selged ja sisutihedad meilid, et muuta oma sõnumid paremini mõistetavaks ja vähendada vajadust täiendavate vestluste järele. Struktureerige oma meilid kindlasti lühikeste lõikude, pealkirjade ja täpploenditega, et muuta need loetavamaks ja köitvamaks.
Kasutage Gmaili tööriistu, et teha koostööd ja vältida tarbetut meilivahetust. Näiteks kasutage rakendust Google Docs, Arvutustabelid või Esitlused dokumentide jagamiseks ja reaalajas koostöö tegemiseks, selle asemel et saata manuseid meili teel.
Samuti kaaluge mitteametlike arutelude või kiirete küsimuste korral muude suhtlusvahendite kasutamist, nt Google'i vestlus või Google Meet, selle asemel et meili saata. See säästab teie aega ja vähendab teie postkastis olevate meilide arvu.
Lõpuks võite sissetulevate e-kirjade hulga vähendamiseks loobuda ebaoluliste uudiskirjade või teatiste tellimusest. Gmail for Business muudab tellimuste haldamise lihtsaks, pakkudes iga reklaammeili ülaosas tellimusest loobumise linki.
Kui optimeerite oma suhtlust ja vähendate e-kirjade mahtu, saate paremini hallata oma ettevõtte Gmaili postkasti ja vältida tuhandete meilide haldamisega kaasnevat stressi.
