Ärge jätke tähelepanuta professionaalsete allkirjade tähtsust
Sage kasutamisel tehtud viga Gmail ettevõtetele on jätta tähelepanuta professionaalse allkirja tähtsus. Hästi läbimõeldud ja terviklik allkiri võib tugevdada teie usaldusväärsust vestluspartnerite silmis ja aidata kaasa teie ettevõtte parema maine loomisele.
Professionaalse allkirja loomiseks lisage kindlasti oma ees- ja perekonnanimi, ametikoht, ettevõtte nimi, kontaktandmed (telefon, e-post) ja võimalusel link oma LinkedIni profiilile. Teie ettevõtte visuaalse identiteedi tugevdamiseks saab lisada ka graafilise puudutuse, näiteks logo.
Samuti ärge unustage isikupärastada oma allkirja, et see sobiks teie adressaatidega. Näiteks kui vahetate e-kirju rahvusvaheliste klientidega, saate suhtluse hõlbustamiseks ja arusaamatuste vältimiseks oma allkirjast ingliskeelse versiooni lisada.
Vältige liiga pikki e-kirju ja mahukaid manuseid
Teine levinud viga Gmaili ettevõtetele kasutamisel on liiga pikkade meilide või suurte manuste saatmine. See mitte ainult ei heiduta teie vestluskaaslasi teie sõnumeid lugemast, vaid ka risustab nende postkasti ja kulutab salvestusruumi.
Selle vältimiseks proovige hoida teie lühikesed ja struktureeritud meilid kasutades lühikesi lõike ja selgeid pealkirju. Kui teil on vaja jagada suuri faile, kasutage dokumentidega linkimiseks tööriistu, nagu Google Drive või Dropbox, selle asemel, et neid otse meilidele manustada.
Lõpuks ärge unustage oma failid enne saatmist tihendada, eriti kui need sisaldavad pilte või videoid. See vähendab nende suurust ja muudab adressaatide jaoks nende allalaadimise lihtsamaks.
Pöörake tähelepanu oma e-kirjade privaatsusele ja turvalisusele
Turvalisus ja konfidentsiaalsus on professionaalses maailmas olulised. Gmailiga äritegevuses tehtud veal võivad olla tõsised tagajärjed teie karjäärile ja ettevõtte mainele. Nende probleemide vältimiseks järgige neid põhilisi nõuandeid tagada turvalisus teie suhtlusest e-posti teel:
- Kasutage oma Gmaili konto jaoks alati tugevaid ja ainulaadseid paroole. Muutke neid regulaarselt ja ärge kasutage erinevate võrguteenuste jaoks sama parooli.
- Konto turvalisuse suurendamiseks lubage kahefaktoriline autentimine (2FA). See lisab täiendava kaitsekihi, nõudes sisselogimisel teie telefonile kinnituskoodi saatmist.
- Olge andmepüügi e-kirjade ja petuskeemide suhtes valvas. Ärge klõpsake kahtlastel linkidel ja ärge kunagi edastage oma isiklikku või äriteavet meili teel.
- Kasutage saatmiseks Gmaili funktsiooni "Konfidentsiaalne režiim". tundlikud meilid. See võimaldab määrata oma sõnumitele aegumiskuupäeva ja kaitsta neid parooliga.
Neid näpunäiteid järgides väldite Gmailiga äritegevuses levinud vigu ja kindlustate oma ametialase edu.
