Kuidas oma meiliaruandeid tõhusalt struktureerida

Mõjuv sissejuhatus, selge areng ja kaasahaarav kokkuvõte

Struktuur on eduka ja mõjuka meiliaruande võti. Enne kirjutamist, võtke aega oma sisu kavandamiseks 3-osalise raamistiku ümber: sissejuhatus, arendus, kokkuvõte.

Alustage lühikese ja terava sissejuhatusega, ideaaljuhul lööklausega, mis kirjeldab teie aruande peamist eesmärki. Näiteks: "Meie uue toote turuletoomine eelmisel kuul näitab erinevaid tulemusi, mida tuleb uurida."

Jätkake arendusega, mis koosneb 2 või 3 osast, alapealkirjaga iga jaotise kohta. Iga osa arendab teie aruande konkreetset aspekti: ilmnenud probleemide kirjeldus, paranduslahendused, järgmised sammud jne.

Kirjutage lühikesed ja õhulised lõigud, jõudes asja juurde. Esitage kvantifitseeritud tõendid, konkreetsed näited. Otsene lihtne stiil muudab teie meiliaruande hõlpsamini loetavaks.

Tehke panus köitvale järeldusele, mis võtab põhipunktid kokku ja avab perspektiivi, pakkudes välja tulevased toimingud või julgustades adressaati reageerima.

See kolmeastmeline struktuur – sissejuhatus, sisutekst, järeldus – on professionaalsete ja mõjusate meiliaruannete kõige tõhusam vorming. Neid parimaid tavasid järgides köidab teie kirjutamine teie lugeja algusest lõpuni.

Kasutage aruande struktureerimiseks kirjeldavaid pealkirju

Subtiitrid on teie meiliaruande erinevate osade visuaalseks jaotamiseks hädavajalikud. Need võimaldavad teie lugejal hõlpsasti põhipunktidesse navigeerida.

Kirjutage lühikesed pealkirjad (alla 60 tähemärgi), täpsed ja meeldejäävad, näiteks "Kvartali müügitulemused" või "Soovitused meie protsesside täiustamiseks".

Muutke vahepealkirjade pikkust, et ergutada lugemist. Vajadusel võite kasutada jaatavaid või küsivaid sõnastusi.

Jätke enne ja pärast iga pealkirja tühi rida, et need oma meilis silma paistaksid. Kasutage paksus või kaldkirjas vormingut, et neid põhitekstist visuaalselt eristada.

Veenduge, et teie pealkirjad kajastaksid täpselt iga jaotise sisu. Teie lugeja peaks saama teemast aimu lihtsalt vahepealkirja lugedes.

Struktureerides oma e-kirja aruande ilusate pealkirjadega, muudab teie sõnum selguse ja tõhususe. Teie lugeja saab aega raiskamata minna otse teda huvitavate punktide juurde.

Lõpetage kaasahaarav kokkuvõte

Teie järelduse eesmärk on kokku võtta põhipunktid ja innustada lugejat pärast aruannet midagi ette võtma.

Võtke 2-3 lausega lühidalt kokku e-kirja põhiosas välja töötatud olulised punktid ja järeldused. Tõstke esile teave, mida soovite lugejale kõigepealt meelde jätta.

Struktuuri meeldetuletamiseks võite kasutada vahepealkirjade teatud võtmesõnu või väljendeid. Näiteks: "Nagu kvartalitulemuste jaotises mainitud, on meie uuel tootevalikul raskusi, mis tuleb kiiresti lahendada".

Lõpetage järgmise avamisega: taotlege kinnitamist, kutsuge kokku kohtumine, jätkake vastuse saamiseks... Teie järeldus peaks ärgitama teie lugejat reageerima.

Enesekindel stiil ja kaasavad fraasid, nagu „Nüüd peame…” annavad pühendumuse. Teie järeldus on teie aruandele perspektiivi andmisel strateegiline.

Hoolitsedes oma sissejuhatuse ja kokkuvõtte eest ning struktureerides oma arengu võimsate vahepealkirjadega, garanteerite professionaalse ja tõhusa aruande e-posti teel, mis teab, kuidas köita teie lugejate tähelepanu algusest lõpuni.

Siin on väljamõeldud näide meiliaruandest, mis põhineb artiklis käsitletud toimetusnõuannetel:

[/ kast]