As jo gjin dúdlike routine hawwe foar it behearen fan de ferwurking fan jo e-mails, kinne se gau in boarne wurde fan in soad tiidfergriemerij. Oan 'e oare kant, as jo dogge wat nedich is op it organisatoarysk nivo om net te oerweldigjen troch tsientallen net-lêzen e-mails. Dan kinne jo jo geast wiskje fan elke mooglikheid om in wichtige e-post te missen. Dit artikel listet in oantal bewezen praktiken. Troch se oan te nimmen, sille jo jo postfak grif folle serene kinne beheare.
Elke e-post automatysk as manuell klassifisearje yn in tawijde map of submappen.
Dit is it type metoade wêrmei jo jo e-mails fluch kinne sortearje yn folchoarder fan belang. Jo kinne der foar kieze om jo e-mails te klassifisearjen per tema, per ûnderwerp, troch deadlines. It wichtige ding is om all te profitearjen de funksjes fan jo postfak om jo mails op in folslein operasjonele manier te behearjen. As jo ienris in map mei map en submap hawwe makke neffens de organisaasjemodus dy't jo past. Elk berjocht sil syn plak hawwe yn jo postfak lykas elke papieren bestân op jo buro. Dus, as ienris it momint is ferrûn om jo e-mails te ferwurkjen, kinne jo 100% konsintrearje op 'e rest fan jo wurk.
Plan in bepaalde tiid foar de ferwurking fan jo e-mails
Fansels moatte jo responsyf bliuwe en kinne berjochten ferwurkje dy't wachtsje op in direkte antwurd fan jo. Plan foar it oare it meast relevante momint (en), om jo e-mails konsekwint te behanneljen. Begjin mei it tarieden fan alle eleminten dy't nedich binne foar de ferwurking fan jo wurk. Papierbestannen, staplers, printers, alles soe handich wêze moatte om maksimale konsintraasje te fasilitearjen. Gjin saak wannear jo kieze. No't jo postfak is organisearre as in postsorteringssintrum, hawwe jo de mooglikheid om jo e-mails kalm te ferwurkjen mei effisjinsje en snelheid.
Skjin jo postfak skjin troch alle ûnnedige nijsbrieven te wiskjen
Is jo postfak konstant parasiteare troch uninteressante nijsbrieven of advertinsjes? Soargje derfoar om jo postfak te befrijen fan al dizze nijsbrieven dy't mear as spam sjogge as wat oars. Jo moatte jo systematysk ôfskriuwe foar al dizze mailinglisten dy't jo neat konkreet bringe en dy't rapper kinne wurde. Jo kinne gebrûk meitsje fan ark lykas Cleanfox wêr Unroll Me doch it nedige yn in pear mûsklikken. Sûnder jo in moarn te nimmen, sil dit soarte oplossing jo enorm helpe om in ein te meitsjen oan al dizze digitale fersmoarging. Tûzenen e-mails kinne relatyf rap wurde ferwurke.
Stel in automatyske antwurd op
Jo sille ynkoarten in lange tiid op fakânsje gean. In detail dat net te missen is, aktivearre it automatyske antwurd fan jo postfak. Dit is wat wichtich, sadat alle minsken mei jo per e-post korrespondearje goed wurde ynformeare oer jo ôfwêzigens. In protte misferstannen binne mooglik as in klant as leveransier it geduld ferliest, om't dizze berjochten ûnbeantwurde bliuwe. Dit kin maklik foarkommen wurde mei in koart berjocht dat automatysk ferstjoerd wurdt tidens jo fekânsje. Jo moatte gewoan de datum fan jo weromkomst fan fekânsje oanjaan en wêrom net de e-post fan in kollega as nedich.
Temper it oantal e-mails dy't jo yn kopy stjoere
Systematysk gebrûk fan e-postberjochten ferstjoerd yn koalstofkopy (CC) en ûnsichtbere koalstofkopy (CCI) kinne gau einleaze útwikselingen generearje. Minsken dy't allinich jo berjocht moatte ûntfange foar ynformaasje, easkje no ferdúdliking. Oaren freegje har ôf wêrom't se dit berjocht hawwe ûntfongen en it mei rjocht beskôge as fergriemen fan tiid. As jo de kar meitsje om immen yn 'e loop te setten, soargje der dan foar dat jo kar echt relevant is. Berjochten dy't op ien of oare manier nei elkenien stjoerd wurde moatte foarkomme.
Tink derom dat in e-post juridyske wearde kin hawwe
Foar safier mooglik al jo e-mails bewarje, hawwe se de krêft fan bewiis, yn it bysûnder oan it yndustriële tribunaal. In elektroanysk berjocht as it is sertifisearre mei deselde juridyske wearde as in brief dy't jo mei de hân skreaun hawwe soene. Mar pas op, sels in ienfâldich berjocht ferstjoerd sûnder te tinken foar in kollega of nei in kliïnt kin serieuze gefolgen hawwe. As in klant bewiist, hat e-post de stipe, dat jo jo ferplichtingen net hawwe respekteare yn termen fan levering as oars. Jo sille de gefolgen moatte drage foar jo bedriuw en foar josels. Yn kommersjele disputen lykas yn yndustriële tribunalen wurdt it bewiis sein "fergees". Dat wol sizze dat it de rjochter is dy't sil beslute en dat it better is om syn e-mails soarchfâldich te klassifisearjen dan dat se yn 'e jiskefet setten.
