In profesjonele brief is in skriftlik dokumint, dat soarget foar in formele relaasje tusken ferskillende peteargenoaten. It hat in heul gewoane ynterne struktuer. Yn essinsje skreaun op ien pagina, of twa útsûnderlik. De profesjonele brief befettet faaks ien ûnderwerp. Dizze ynterne struktuer hat in foardiel. Syn skriuwplan kin nettsjinsteande wat itselde bliuwe. Fansels sille d'r feroaringen wêze jûn it doel. It is lykwols in ienfâldich fersyk foar ynformaasje, in applikaasje, of sels in klacht. It plan foar it skriuwen fan profesjonele korrespondinsje sil praktysk net feroare bliuwe.
Ferline, hjoed, takomst: in trijefaseplan foar in suksesfolle profesjonele brief
It gebrûk fan it ferline, no en takomst, yn dizze chronologyske hiërargy, ferwiist nei it triptyk fan it skriuwplan fan in profesjonele brief. It is it ienfâldige en effektive plan om yn alle situaasjes te ymplementearjen. Om te freegjen, ynformaasje oer te bringen, in bepaald ûnderwerp út te lizzen, of sels jo lêzer te oertsjûgjen. Effisjinsje, dy't rjochtfeardige is oangeandelogyske folchoarder waarnommen yn syn struktuer.
It ferline: stap nûmer 1 fan it plan
Wy skriuwe faaks in brief, op basis fan in presedint, in earste of eardere situaasje. It kin in ûntfangen brief wêze, in gearkomste, in besite, in tillefoanpetear, ensfh. It doel fan it skriuwen fan it earste diel fan dizze brief is om de redenen foar ferstjoeren oer te bringen. Of gewoan de kontekst dy't de situaasje beskriuwt. De herinnering oan 'e feiten wurdt algemien útdrukt yn ien en deselde sin. It is lykwols handiger om dizze sin yn subsinnen te konstruearjen. As yllustraasje kinne wy de folgjende útdrukkingen hawwe:
- Ik befestigje de ûntfangst fan jo brief, en my ynformearje oer ...
- Yn jo brief fan ………
- Jo hawwe ús kennis brocht ...
- Mei it each op jo parseberjocht publisearre troch de krante XXX (referinsje nr. 12345), hawwe wy krekt foarsteld ...
- Nei it útfieren fan in ferifikaasje fan jo akkount, fûnen wy ...
Yn situaasjes wêr't de reden foar it skriuwen fan 'e brief net ferbûn is mei in feit út it ferline. Op dat punt hawwe wy de earste alinea fan 'e brief wêr't de auteur himsels en syn oprjochting foarstelt. Trochgean dan troch jo fersyk op te jaan of troch har ferskate tsjinsten oan te bieden. As ûnderdiel fan in fersyk foar ynformaasje as in tsjinstfoarstel kinne wy bygelyks de folgjende útdrukkingen hawwe:
- As saakkundigen yn 'e befeiligingssektor komme wy dizze kant út ....
- Mei de befrediging fan ús klanten op it hert, woenen wy ...
- Wy binne heul bliid om oan te kundigjen dat wy foar ús klanten pland hawwe ...
Yn 'e kontekst fan in spontane oanfraach (staazje of baan) kinne wy ek de hjirûnder útdrukkingen hawwe:
- Jo bedriuw fong myn oandacht en as studint yn ………… wol ik in staazjeplak oanfreegje ………
- Koartlyn ôfstudearre yn ...
De ûntfanger oan wa't de brief is rjochte moat fanôf de earste alinea it ûnderwerp fan jo brief begripe.
It hjoeddeistich: stap nûmer twa fan it plan
Dit twadde diel fan it plan ferwiist nei de redenen dy't it skriuwen fan 'e brief op' e tiid T. rjochtfeardigje. Oangeande de eardere situaasje útdrukt yn it earste diel. Op dit nivo is it in fraach fan argumintearje, ynformearje, útlizze, of sels fraachpetearen. Ofhinklik fan 'e kompleksiteit fan' e situaasje, kin dit diel yn in folsleine paragraaf wurde skreaun of it haadidee yn ien sin presintearje. As yllustraasje kinne wy de folgjende útdrukkingen hawwe:
- Opmerking dat wy op de datum fan ... faktuer nr ... net wiskje, ...
- Lidmaatskip fan ús organisaasje fersekert jo ek ...
- Nettsjinsteande it feit dat it kontrakt foarsjocht yn 'e start fan' e wurken op 'e datum fan ..., observearje wy mei fernuvering en hawwe problemen hân om de fertraging te rapportearjen rapporteare troch Mr.
De takomst: stap nûmer 3 fan it plan
Dit tredde en lêste diel slút de earste twa troch te rapportearjen oer aftermath te kommen.
Of wy sprekke ús bedoelingen út, as de auteur fan 'e brief, en wy kinne dus útdrukkingen brûke fan it type:
- Hjoed sil ik persoanlik soargje foar it ferstjoeren fan de artikels dy't jo hawwe frege
- Wy binne ree om te ferfangen ... mei rekken mei fansels it orizjineel.
- Krij asjebleaft tichter by it kaartsje ... ..
Of wy sprekke in winsk út, freegje of stimulearje de ûntfanger om te hanneljen as te reagearjen. Wy kinne dus de folgjende formulearringen hawwe:
- Jo wurde útnoege tichter by de teller te kommen
- Ik freegje jo dêrom om jo saakkundigen gau op te roppen om ...
- Jo promptens om dizze situaasje op te lossen wurdt wachtsjend wachte.
It doel fan it skriuwen fan dizze brief kin potensjeel wurde begelaat troch in argumint:
- Jo sille de situaasje sa gau mooglik oanpasse (objektyf) neffens de algemiene en spesifike bepalingen fan 'e kontrakt. (Argumint)
- Kinne jo myn levering sa gau mooglik regelje ? (Doel) It is nutteloos om jo te herinnerjen dat de levering moat wurde makke op 'e plande datum, mei it each op jo ferkeapbetingsten. (Argumint)
In beleefde formule, essensjeel om jo profesjonele brief te sluten !
Om in profesjonele brief goed te beëinigjen, is it essensjeel om in beleefde sin te skriuwen. It is yn werklikheid in dûbele beleefde formule, besteande út in útdrukking, mar ek út in "pre-konklúzje" formule.
Of as wy in hoflikensformule hawwe, wjerspegelje in beskate hertlikens:
- Untfang fan tefoaren ús tank foar ...
- Wy ferûntskuldigje ús foar dizze ûnferwachte situaasje
- Ik sil altyd beskikber wêze om it te besprekken yn in gearkomste
- Jo kinne op elk momint kontakt mei ús opnimme om ...
- Wy hoopje dat dit oanbod oan jo ferwachtingen foldocht en wy steane fansels ta jo beskikking foar fierdere ynformaasje.
Of wy hawwe in beleefde formule:
- Wy freegje jo om, mefrou, hear, ús freonlike groetnis te akseptearjen.
- Leau asjebleaft, hear, yn 'e útdrukking fan ús bêste gefoelens.
- Akseptearje asjebleaft, mefrou, ús freonlike groetnis.
It foardiel fan dit plan by it skriuwen fan in profesjonele brief is oan 'e iene kant de soberens by it skriuwen fan' e ynhâld en oan 'e oare kant, de ienfâld fan it lêzen foar de ûntfanger. Dizze tiidline wurdt lykwols net oanrikkemandearre foar mear komplekse en langere ynhâld.
