De e-post is ien fan 'e wichtichste kommunikaasjemiddels yn' e profesjonele omjouwing. Guon hawwe lykwols de neiging om de regels te ferjitten. Dit jûn dat de e-post wurdt beskôge as minder formeel as de brief. It is wichtich om te witten dat dizze dochs in wurkskriuwerij bliuwt, sels as it in lichtere of mear brûkerfreonlike styl sportet. Hoe kinne jo slagje yn in profesjonele e-post? Untdek de praktiken oannimme foar in opstellen yn 'e regels fan' e keunst.

De ûnderwerpregel fan 'e e-post moat koart wêze

It earste wat jo ûntfanger sil lêze is fansels it ûnderwerp fan jo e-post. Dit is eins de ienige rigel dy't ferskynt yn it postfak. Dit is de reden wêrom't it koart, presys en kreas moat wêze. Likegoed moat it in keppeling hawwe mei it doel fan jo e-post (notifisearje, ynformearje, útnoegje ...). Mei oare wurden, de ûntfanger moat fluch begripe wat it is, gewoan troch it ûnderwerp te lêzen.

It ûnderwerp fan 'e e-post kin wurde formulearre yn in nominale sin, in sin sûnder in keppelwurd, in sin fan 5 oant 7 wurden, in sin sûnder in artikel. Hjir binne wat foarbylden: "fersyk foar ynformaasje", "oanfraach foar de posysje fan ...", "annulearje fan de CSE-oplieding fan 25 jannewaris", "útnoeging foar de 10 jier fan bedriuw X", "ferslach fan 'e gearkomste fan ... ”, ensfh.

Tink derom ek dat de ôfwêzigens fan in ûnderwerp de e-post net winske kin.

De startformule

Dit wurdt ek de earste wurden fan 'e e-post neamd. Mei oare wurden, it binne de wurden dy't soargje foar kontakt mei de petearpartner.

Dizze beropformule hinget benammen ôf fan 'e folgjende faktoaren:

  • Jo relaasje mei de ûntfanger: kenne jo de ûntfanger? As dat sa is op hokker punt?
  • De kontekst fan 'e kommunikaasje: formeel as ynformeel?

It leit dêrom foar de hân dat jo gjin superieur op deselde manier oansprekke as dat jo in kollega oansprekke sille. Likegoed is it in oare formule dy't jo sille brûke as jo in frjemdling oansprekke.

Nei de beropformule komt de earste sin fan 'e e-post dy't moat wurde keppele oan it ûnderwerp fan it profesjonele skriuwen.

It lichem fan 'e e-post

Tink oan it brûken fan 'e omkearde piramidetechnyk om it lichem fan jo e-post te skriuwen. Dit bestiet út te begjinnen mei de haadynformaasje fan 'e e-post, dy't faaks it ûnderwerp is fan' e e-post. Dêrnei moatte jo de oare ynformaasje op in ôfnimmende manier oproppe, dat wol sizze fan 'e wichtichste oant de minste essensjele.

De reden wêrom't jo foar dizze metoade moatte gean is dat it earste diel fan in sin it bêste wurdt lêzen en it meast ûnthâlden. Yn in sin fan 40 wurden ûnthâlde jo normaal allinich 30% fan it earste diel.

Jo e-post moat wurde skreaun yn koarte sinnen en yn profesjonele, deistige taal. Yn dizze sin foarkomme technyske termen en soargje derfoar dat d'r ferbiningswurden binne tusken de sinnen.

As lêste, ferjit de beleefde sin net om jo e-post te meitsjen. Brûk dan oan 'e ein in koarte hoflikheid by it oanpassen oan' e kontekst fan 'e útwikseling, mar ek oan jo relaasje mei de ûntfanger.